公募内容はミッションと対象事業に合っていますか？
良い回答
プログラム範囲、対象者、地域、申請資格、認められる費用が明確です。
注意すべき兆候
期限が迫っている、または金額が魅力的という理由だけで応募しています。
非営利団体の助成金ポートフォリオ
採択から完了処理まで非営利団体の助成金を管理
公募への応募判断、申請、採択条件、使途制限、プログラム責任者、予算、成果物、証憑、助成機関への報告、変更、リスク、更新業務をつなぎます。
Jodooのポートフォリオでは助成金記録と義務を同じ管理画面にまとめるため、プログラム担当者と財務担当者は期限やリスク通知の根拠をすぐに確認できます。
- 応募可否は、実行能力とミッションとの適合性に基づいて判断
- 採択条件を、担当者と証憑を伴う期限付き義務に変換
- 基金会計を置き換えず、予算情報に基づく対応を支援
助成金に応募する価値があるかを判断
適切な案件パイプラインは、申請書の作成前にミッションからの逸脱を防ぎ、実行能力を守ります。
組織は約束した成果を実現できますか？
良い回答
プログラム責任者、連携先、人員、証憑、スケジュール、業務上の依存関係が明記されています。
注意すべき兆候
申請内容が、まだ確保できていない実行能力を前提としています。
財務部門は使途制限とマッチング要件を管理できますか？
良い回答
使途制限、費用負担、間接費、キャッシュフロー、報告、正本となる財務記録が把握されています。
注意すべき兆候
予算の前提が申請書本文や個人管理のワークシートにしかありません。
チームは申請と採択後のすべての義務を果たせますか？
良い回答
申請、承認、成果物、報告、証憑、更新日の担当者が決まっています。
注意すべき兆候
カレンダーに期限はあっても、依存関係や責任者が設定されていません。
契約内容をチームが把握できる業務に変換
義務をPDFの中に埋もれさせないでください。契約書を保存し、実施すべき内容を紐づく業務記録として作成します。
採択案件の概要
助成機関、プログラム、採択番号、金額、期間、目的、使途制限、マッチング要件、間接費の扱い、契約書、財務参照番号、責任者。
プログラム、財務、経営、資金調達部門で共有する情報源。成果物とマイルストーン
要件、期限、担当者、依存関係、証憑、受入基準、ステータス、障害、復旧対応。
履行が危ぶまれる約束を早期に可視化。助成機関への報告と連絡
報告種別、報告対象期間、本文担当者、財務情報、証憑、確認者、申請ID、日付、回答、次の対応。
個人の受信トレイに依存しない、追跡可能な報告。予算情報と変更
承認済み費目、計画、実績累計の参照、差異、使途制限、予測、変更の要否、審査、決定。
会計システムを正本に保ちながら、予算シグナルに業務上の対応を実施。すぐに対応できる十分な情報を、助成金業務の引き継ぎに含める
業務記録には、各担当者が必要とする情報と返すべき内容を明記します。
資金調達または助成金担当責任者→プログラム担当者
採択条件、成果、マイルストーン、証憑要件、日付、助成機関との連絡。
実施計画、担当者、リスク、最初の報告対応。プログラム担当者→財務担当者
活動状況、承認済み予算情報、使途制限、支出予定時期、変更申請、裏付け証憑。
正本となる実績値、差異説明、費用計上可否の疑問、財務参照番号。プログラム部門と財務部門→助成金責任者
活動成果の説明、受益者またはプログラムの証憑、承認済み財務報告、差異、未解決リスク。
提出、助成機関の回答、フォローアップ、変更、完了処理のステータス。必要な対応別に助成金を確認
ポートフォリオの合計値が役立つのは、その根拠となる採択案件と義務を確認できる場合だけです。
次に期限を迎える義務
各採択案件で最も早く期限を迎える未完了のマイルストーン、成果物、報告、承認。
週次レビューでは、まだ立て直せる記録に集中します。証憑の健全性
必要な証憑が存在し、担当者が決まり、受入基準を満たしているか。
報告書の作成前に不足している証憑を依頼します。対応が必要な予算差異
プログラム上の数値が、承認済み計画または財務参照値と大きく異なっています。
原因、予測、使途制限、変更の要否を解決します。リスクのある採択案件
期限超過の義務、未解決の使途制限、人員不足、証憑不足、助成機関の懸念。
復旧方針と助成機関への次の対応を割り当てます。完了処理の準備状況
プログラム、財務、証憑、資産、記録、最終報告が完了しています。
すべての正本確認が添付または参照されてから完了とします。システム全体を複製せず、助成機関ごとに義務モデルを調整
共通の助成金記録を保ちながら、プログラム固有の証憑、審査、ビューにも対応します。
変更依頼スプレッドシートまたは固定プロセスJodooの場合
助成機関固有の証憑要件を追加
1件の助成金ファイルに列や独立したチェックリストを追加します。
証憑項目、担当者、受入基準、期限ロジック、リマインダー、ポートフォリオシグナルを追加します。使途制限に関する変更に財務審査を導入
行に印を付け、メールで承認を管理します。
使途制限のトリガー、財務部門への経路、差戻し理由、決定、ステータス履歴、更新後の義務を追加します。リスクのある採択案件を理事会向けに表示
元ファイルとのずれが生じやすい集計タブを作成します。
最新のリスク記録を絞り込み、関連する義務、予算、報告を開きます。すべての担当者に役立つポートフォリオを維持
ワークフローは専門職の責務を置き換えず、部門間をつなぐものであるべきです。
非営利団体向け助成金管理ソフトウェアに必要な機能は何ですか？
公募への応募判断、申請、承認、採択条件、使途制限、担当者、成果物、マイルストーン、証憑、予算、財務参照番号、報告、変更、リスク、連絡、更新、完了処理を含めます。
助成先向けソフトウェアと助成機関向けソフトウェアの違いは何ですか？
助成先は、公募情報、申請書、進行中の採択案件、使途制限、事業実施、証憑、予算、助成機関への報告を管理します。助成機関は、プログラム、申請受付、適格性、審査、利益相反、評価点、決定、採択案件、助成先の報告、ポートフォリオの成果を管理します。
Jodooは基金会計の代わりになりますか？
いいえ。正式な実績値、取引、費用計上可否の決定、監査済み報告は財務システムで管理してください。Jodooでは、予算情報、財務参照番号、差異に関する疑問、業務担当者、承認、次の対応を保持できます。
助成金ごとに異なる報告要件を設定できますか？
はい。研修を受けた管理者は、共通の採択案件モデルを維持しながら、プログラムや助成機関固有の項目、義務種別、証憑、ビュー、権限、リマインダー、ダッシュボードを設定できます。
次の助成機関への提出期限を担当者付きの義務に変える
採択条件、プログラム・財務情報、証憑、確認者、提出参照番号、リスク、フォローアップを1つの最新記録につなぎます。