Постройте процесс от черновика до вывода
Определите жизненный цикл, роли, доказательства, исключения, выпуск и ответственность рабочих мест.
Используйте эту последовательность, затем добавьте юридические, качественные, архивные, приватные и регуляторные требования организации.
Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
- Карта жизненного цикла и решений
- Минимальная схема записей и ролей
- Тесты исключений до запуска
Постройте систему за восемь осознанных шагов
Каждый шаг создаёт решение, на которое опирается следующая настройка.
- 01
Определить область
Перечислите семейства документов, площадки, процессы, риски, системы учёта и применимые требования.
- 02
Назвать роли
Разделите обязанности автора, владельца, проверяющего, согласующего, издателя, получателя, тренера, контролёра и администратора.
- 03
Смоделировать идентификацию и версию
Определите номера, названия, типы, нумерацию, правила редакций, описания и связи замены.
- 04
Задать этапы проверки и согласования
Укажите проверки готовности, условных рецензентов, правила решений, возвраты, сроки, замещения и доказательства.
- 05
Определить выпуск
Согласуйте одобрение, дату действия, аудиторию, доступ, распространение, обучение и ознакомление.
- 06
Закрыть старые копии
Определите места применения, подтвердите замену и держите нерешённые места или получателей видимыми.
- 07
Назначить пересмотр и вывод
Создайте периодическую проверку, продление, замену, архивирование и квалифицированное уничтожение.
- 08
Тестировать и контролировать изменения
Прогоните обычные и исключительные случаи, определите полномочия администратора и сохраняйте решения конфигурации.
Дайте каждому контрольному решению поле, роль и видимое состояние
Не используйте статусы, скрывающие оставшуюся работу.
Готово к проверке?
Тип, источник, владелец, редакция, причина, область влияния и доказательства
Автор и владелец документа
Согласовано к выпуску?
Решения, устранение возврата, согласующий, версия и дата
Назначенные проверяющие и согласующий
Готово к применению?
Дата, площадки, роли, распространение, обучение, ознакомление и зависимости
Издатель и операционный владелец
Можно безопасно вывести?
Замена, проверенные места, исключения, решение о хранении и полномочие уничтожения
Владельцы документов, записей и процессов
Решите, что делает процесс при сбое нормального маршрута
Обработка исключений — часть контроля, а не поздняя мысль.
Экстренное изменение
Определите, кто разрешает, какие временные доказательства нужны, как ограничить область и когда провести обычную проверку.
Отклонённая или возвращённая проверка
Сохраните точную версию, причину, владельца, срок, решение и возобновлённый маршрут.
Пропущенный периодический пересмотр
Покажите риск и владельца, решите продолжение применения и эскалируйте без скрытого переноса даты.
Найдена неконтролируемая копия
Укажите место, затронутую работу, замену, проверяющего и последующие корректирующие действия.
Докажите контроль записями, а не одной схемой
Используйте типичные данные до зависимости реальных документов.
Получение текущей версии
Разрешённые пользователи находят одну выпущенную версию; остальные ясно помечены неактуальными
Поиск, права, статус, дата действия и история версий
Возвращённая редакция
Причина и точный файл возвращаются нужному владельцу и правильно входят в маршрут
Решение, комментарии, ответственность, повторная подача и журнал
Выпуск по площадке и роли
Работу получают только затронутые аудитории, пропущенное ознакомление видно
Распространение, обучение, ознакомление и очередь исключений
Изменение администратора
Обученный владелец добавляет условного проверяющего и тестирует без повреждения рабочих записей
Изменение конфигурации, тесты, права и план отката
Сделайте каждый контроль наблюдаемым
Организация должна показать, как документ достиг текущего состояния.
Каковы типичные этапы контроля документов?
Обычно это черновик, проверка готовности, рецензирование, возврат и доработка, согласование, выпуск, распространение, ознакомление или обучение, периодический пересмотр, замена и вывод. Используйте только действительно нужные состояния.
Кто должен согласовывать контролируемый документ?
Полномочия зависят от темы, риска, области и требований. Задайте ролевые правила и личную ответственность вместо неформального списка адресатов.
Как часто пересматривать документы?
Периодичность зависит от типа, риска, частоты изменений и требований. Также запускайте пересмотр при изменении процесса, оборудования, продукта, норм, организации или доказательств.
Поддерживает ли Jodoo процессы контроля документов?
Jodoo поддерживает настраиваемые формы, записи, процессы, права, напоминания, представления, дашборды и аудит. Специальные требования QMS, подписей, архивов, хранения и регулируемых систем проверяйте отдельно.
Создайте минимальный процесс, доказывающий полный цикл
Используйте пример Jodoo, чтобы превратить роли, этапы, доказательства, исключения, выпуск и тесты запуска в исполнимый и проверяемый процесс.