Rencanakan workflow pengendalian dokumen untuk SOP, instruksi kerja, revisi, persetujuan, konfirmasi, tautan pelatihan, dan tanggal review.
SOP dan instruksi kerja menurunkan risiko ketika record dokumen menunjukkan siapa owner-nya, versi mana yang aktif, apa yang berubah, siapa yang menyetujui, dan siapa yang perlu mengonfirmasi atau mengikuti pelatihan. Gunakan panduan ini untuk merancang workflow dokumen terkendali sebelum membuka register atau template pengendalian perubahan.
Mulai dari: Register Dokumen TerkendaliRegister dokumen terkendali harus menjawab versi mana yang aktif, siapa owner-nya, dan kapan dokumen perlu ditinjau.
Perubahan SOP harus menunjukkan alasan perubahan dan siapa yang menyetujuinya sebelum versi baru dirilis.
Dokumen belum sepenuhnya terkendali jika karyawan yang terdampak tidak pernah mengonfirmasi atau mengikuti pelatihan pada versi baru.
Gunakan field ini agar SOP, instruksi kerja, persetujuan, konfirmasi, dan handoff pelatihan tetap terhubung.
Gunakan panduan ini untuk menghubungkan dokumen terkendali, instruksi kerja, persetujuan perubahan, konfirmasi, kebutuhan pelatihan, dan pembaruan yang dipicu CAPA.
Mulai dari sini saat owner dokumen, versi, tanggal review, dan status obsolete sulit dipercaya.
Register Dokumen TerkendaliGunakan register dokumen terkendali untuk melacak ID dokumen, versi, owner, status, cakupan rilis, tanggal review, persetujuan, dan salinan usang.
Software Instruksi KerjaKelola instruksi kerja dengan kontrol versi, penanggung jawab, status pelatihan, tanggal review, dan riwayat perubahan dalam satu workspace bersama.
Software Kontrol PerubahanLacak permintaan change control dengan penilaian dampak, persetujuan, tugas implementasi, bukti validasi, dan status penutupan.
Formulir Konfirmasi KebijakanKumpulkan konfirmasi kebijakan karyawan dengan versi, tenggat waktu, tanda tangan, catatan pengecualian, dan status penyelesaian yang siap diaudit.
Matriks Pelatihan Berbasis PeranGunakan matriks pelatihan berbasis peran untuk memetakan peran, karyawan, persyaratan, status penyelesaian, bukti, tanggal kedaluwarsa, pengingat, dan gap.
Pelacak Pelatihan KaryawanLacak penugasan pelatihan keselamatan karyawan, tenggat waktu, bukti penyelesaian, masa berlaku, dan tindak lanjut perpanjangan dalam satu workflow kepatuhan.Penyimpanan file menyimpan dokumen. Pengendalian dokumen membuat owner, versi, status, riwayat persetujuan, tanggal review, konfirmasi, tautan pelatihan, dan status obsolete tetap terlihat.
Ya, jika karyawan harus mengonfirmasi bahwa mereka telah menerima atau memahami versi baru. Konfirmasi bisa berada di template terpisah, tetapi statusnya harus ditautkan kembali ke dokumen.
Ketika CAPA mengubah proses, workflow pengendalian dokumen harus melacak pembaruan SOP atau instruksi kerja yang terkait serta pelatihan yang diwajibkan.
Pratinjau template Jodoo, lalu sesuaikan field owner, aturan versi, antrean review, status konfirmasi, dan handoff pelatihan.
