Thiết kế quy trình kiểm soát tài liệu từ soạn thảo đến thu hồi
Xác định vòng đời, vai trò, bằng chứng, đường ngoại lệ, quy tắc phát hành và trách nhiệm tại nơi sử dụng mà phần mềm phải hỗ trợ.
Dùng trình tự này để thiết kế quy trình, rồi bổ sung yêu cầu pháp lý, chất lượng, hồ sơ, quyền riêng tư và quy định áp dụng cho tổ chức.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
- Sơ đồ vòng đời và quyết định
- Thiết kế hồ sơ và vai trò tối thiểu
- Kiểm thử ngoại lệ trước khi vận hành
Xây dựng hệ thống kiểm soát theo tám bước có chủ đích
Mỗi bước tạo ra một quyết định làm cơ sở cho lựa chọn cấu hình tiếp theo.
- 01
Xác định phạm vi
Liệt kê nhóm tài liệu, địa điểm, quy trình, rủi ro, hệ thống hồ sơ và yêu cầu đã xác nhận trong phạm vi.
- 02
Đặt tên vai trò
Tách trách nhiệm tác giả, người phụ trách tài liệu, người xét duyệt, người phê duyệt, người phát hành, người nhận, người đào tạo, người xác minh và quản trị viên.
- 03
Mô hình hóa nhận dạng và phiên bản
Xác định mã, tiêu đề, loại, cách đánh số, quy tắc sửa đổi, tóm tắt thay đổi và quan hệ thay thế.
- 04
Đặt cổng xét duyệt và phê duyệt
Quy định kiểm tra sẵn sàng, người xét duyệt có điều kiện, quy tắc quyết định, đường trả lại, hạn xử lý, ủy quyền và bằng chứng.
- 05
Xác định cách phát hành
Phối hợp phê duyệt, ngày hiệu lực, đối tượng nhận, truy cập, phân phối, đào tạo và xác nhận.
- 06
Xử lý bản lỗi thời
Xác định nơi sử dụng, xác nhận thay thế và giữ địa điểm hoặc người nhận chưa giải quyết luôn hiển thị.
- 07
Lên lịch rà soát và ngừng sử dụng
Tạo công việc rà soát định kỳ, gia hạn, thay thế, lưu trữ và tiêu hủy bởi người có thẩm quyền.
- 08
Kiểm thử và quản trị thay đổi
Chạy trường hợp thường và ngoại lệ, xác định thẩm quyền quản trị viên và giữ quyết định cấu hình.
Cho mỗi quyết định kiểm soát một trường, vai trò và trạng thái hiển thị
Tránh tên trạng thái che giấu việc còn phải làm.
Đã sẵn sàng xét duyệt?
Loại tài liệu, nguồn, người phụ trách, bản sửa đổi, lý do thay đổi, phạm vi ảnh hưởng, bằng chứng bắt buộc
Tác giả và người phụ trách tài liệu
Đã được phê duyệt phát hành?
Quyết định xét duyệt, giải quyết trả lại, người phê duyệt, phiên bản đã duyệt, ngày
Người xét duyệt và phê duyệt được chỉ định
Đã sẵn sàng sử dụng?
Ngày hiệu lực, địa điểm, vai trò, phân phối, đào tạo, xác nhận, phụ thuộc
Người phát hành và người phụ trách vận hành
Có thể ngừng sử dụng an toàn?
Bản thay thế, địa điểm đã kiểm tra, ngoại lệ đang mở, quyết định lưu giữ, thẩm quyền tiêu hủy
Người phụ trách tài liệu, hồ sơ và quy trình
Xác định quy trình làm gì khi đường bình thường bị gián đoạn
Xử lý ngoại lệ là một phần của kiểm soát—không phải việc bổ sung sau.
Thay đổi khẩn cấp
Xác định ai được phép phê duyệt, cần bằng chứng tạm thời gì, giới hạn phạm vi ra sao và khi nào phải thực hiện xét duyệt bình thường.
Xét duyệt bị từ chối hoặc trả lại
Giữ đúng phiên bản, lý do, người phụ trách, hạn xử lý, kết quả giải quyết và đường xét duyệt được khôi phục.
Bỏ lỡ rà soát định kỳ
Hiển thị rủi ro và người phụ trách, quyết định có tiếp tục dùng không và chuyển cấp mà không âm thầm đổi ngày tiếp theo.
Phát hiện bản không được kiểm soát
Xác định nơi sử dụng, công việc bị ảnh hưởng, hành động thay thế, người xác minh và theo dõi khắc phục.
Chứng minh kiểm soát bằng hồ sơ—không chỉ sơ đồ
Dùng dữ liệu đại diện trước khi tài liệu thật phụ thuộc quy trình mới.
Truy xuất phiên bản hiện hành
Người có quyền tìm được một phiên bản đã phát hành; các bản khác được đánh dấu rõ không còn hiện hành
Tìm kiếm, quyền, trạng thái, ngày hiệu lực và lịch sử phiên bản
Bản sửa đổi bị trả lại
Lý do và đúng tệp trở về đúng người phụ trách rồi vào lại đúng đường đi
Quyết định, nhận xét, trách nhiệm, gửi lại và dấu vết kiểm toán
Phát hành theo địa điểm và vai trò
Chỉ đối tượng chịu ảnh hưởng nhận việc, xác nhận bị bỏ sót vẫn hiển thị
Phân phối, đào tạo, xác nhận và hàng đợi ngoại lệ
Thay đổi của quản trị viên
Người phụ trách đã được đào tạo thêm người xét duyệt có điều kiện và kiểm thử mà không làm hỏng hồ sơ hiện có
Thay đổi cấu hình, trường hợp kiểm thử, quyền và kế hoạch hoàn tác
Để mọi kiểm soát đều quan sát được
Tổ chức phải chỉ ra được tài liệu đã đi đến trạng thái hiện tại như thế nào.
Kiểm soát tài liệu thường có những giai đoạn nào?
Các giai đoạn thường gồm bản nháp, kiểm tra sẵn sàng, xét duyệt, trả lại và sửa, phê duyệt, phát hành, phân phối, xác nhận hoặc đào tạo, rà soát định kỳ, thay thế và ngừng sử dụng. Chỉ dùng trạng thái quy trình thật sự cần.
Ai nên phê duyệt tài liệu được kiểm soát?
Thẩm quyền phê duyệt tùy chủ đề, rủi ro, phạm vi và yêu cầu áp dụng của tài liệu. Hãy xác định quy tắc theo vai trò và trách nhiệm cụ thể thay vì danh sách email không chính thức.
Nên rà soát tài liệu bao lâu một lần?
Đặt chu kỳ theo loại tài liệu, rủi ro, tần suất thay đổi và yêu cầu áp dụng. Đồng thời kích hoạt rà soát khi quy trình, thiết bị, sản phẩm, quy định, tổ chức hoặc bằng chứng thay đổi.
Jodoo có hỗ trợ quy trình kiểm soát tài liệu không?
Jodoo hỗ trợ biểu mẫu, hồ sơ, quy trình, quyền, lời nhắc, góc nhìn, bảng điều khiển và lịch sử kiểm toán có thể cấu hình. Hãy thẩm định riêng yêu cầu về QMS chuyên dụng, chữ ký, hồ sơ, lưu giữ hoặc hệ thống chịu quản lý.
Xây dựng quy trình nhỏ nhất chứng minh toàn bộ vòng đời
Dùng ví dụ Jodoo để chuyển vai trò, cổng, bằng chứng, ngoại lệ, quy tắc phát hành và kiểm thử trước vận hành thành quy trình tài liệu đội ngũ có thể chạy và kiểm tra.