สร้างเวิร์กโฟลว์ควบคุมเอกสารตั้งแต่ฉบับร่างจนเลิกใช้
กำหนดวงจรชีวิต บทบาท หลักฐาน เส้นทางข้อยกเว้น กฎการประกาศใช้ และความรับผิดชอบ ณ จุดใช้งานที่ซอฟต์แวร์ต้องรองรับ
ใช้ลำดับนี้ออกแบบเวิร์กโฟลว์ แล้วเพิ่มข้อกำหนดด้านกฎหมาย คุณภาพ ระเบียน ความเป็นส่วนตัว และกฎระเบียบที่ใช้กับองค์กร
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
- แผนผังวงจรชีวิตและการตัดสินใจ
- การออกแบบระเบียนและบทบาทขั้นต่ำ
- ทดสอบข้อยกเว้นก่อนเปิดใช้
สร้างระบบควบคุมเป็นแปดขั้นตอนอย่างรอบคอบ
แต่ละขั้นตอนสร้างการตัดสินใจที่ตัวเลือกการตั้งค่าถัดไปใช้อ้างอิงได้
- 01
กำหนดขอบเขต
ระบุตระกูลเอกสาร สถานที่ กระบวนการ ความเสี่ยง ระบบข้อมูลหลัก และข้อกำหนดที่ผ่านการพิจารณาในขอบเขต
- 02
ระบุบทบาท
แยกหน้าที่ผู้เขียน เจ้าของเอกสาร ผู้ตรวจทาน ผู้อนุมัติ ผู้เผยแพร่ ผู้รับ ผู้ฝึกอบรม ผู้ตรวจสอบ และผู้ดูแลระบบ
- 03
ออกแบบข้อมูลระบุตัวตนและเวอร์ชัน
กำหนดรหัส ชื่อเรื่อง ประเภท การให้เลข กฎฉบับแก้ไข สรุปการเปลี่ยนแปลง และความสัมพันธ์การเปลี่ยนทดแทน
- 04
ตั้งจุดตรวจทานและอนุมัติ
ระบุการตรวจความพร้อม ผู้ตรวจทานตามเงื่อนไข กฎการตัดสินใจ เส้นทางส่งกลับ วันครบกำหนด การมอบหมายแทน และหลักฐาน
- 05
กำหนดการประกาศใช้
ประสานการอนุมัติ วันที่มีผล กลุ่มผู้รับ การเข้าถึง การแจกจ่าย การฝึกอบรม และการรับทราบ
- 06
ปิดงานสำเนาที่เลิกใช้
ระบุจุดใช้งาน ยืนยันการเปลี่ยนทดแทน และทำให้สถานที่หรือผู้รับที่ยังไม่เรียบร้อยมองเห็นได้
- 07
กำหนดการตรวจทานและเลิกใช้
สร้างงานตรวจทานตามรอบ ต่ออายุ แทนที่ จัดเก็บถาวร และกำจัดโดยผู้มีอำนาจ
- 08
ทดสอบและกำกับการเปลี่ยนแปลง
ทดสอบกรณีปกติและข้อยกเว้น กำหนดอำนาจผู้ดูแลระบบ และเก็บการตัดสินใจด้านการตั้งค่า
ให้ทุกการตัดสินใจด้านการควบคุมมีฟิลด์ บทบาท และสถานะที่มองเห็นได้
หลีกเลี่ยงชื่อสถานะที่ซ่อนว่ายังต้องทำอะไรต่อ
พร้อมตรวจทานหรือยัง
ประเภทเอกสาร แหล่งที่มา ผู้รับผิดชอบ ฉบับแก้ไข เหตุผลการเปลี่ยน ขอบเขตที่ได้รับผลกระทบ และหลักฐานที่ต้องใช้
ผู้เขียนและเจ้าของเอกสาร
อนุมัติให้ประกาศใช้หรือยัง
การตัดสินใจของผู้ตรวจทาน การแก้เหตุผลที่ส่งกลับ ผู้อนุมัติ เวอร์ชันที่อนุมัติ และวันที่
ผู้ตรวจทานและผู้อนุมัติที่ระบุชื่อ
พร้อมใช้งานหรือยัง
วันที่มีผล สถานที่ บทบาท การแจกจ่าย การฝึกอบรม การรับทราบ และสิ่งที่ต้องพึ่งพา
ผู้เผยแพร่และเจ้าของงานปฏิบัติการ
ปลอดภัยที่จะเลิกใช้หรือยัง
ฉบับทดแทน สถานที่ที่ตรวจแล้ว ข้อยกเว้นที่ยังเปิด การตัดสินใจเก็บรักษา และอำนาจกำจัด
เจ้าของเอกสาร ระเบียน และกระบวนการ
กำหนดว่าเวิร์กโฟลว์ทำอย่างไรเมื่อเส้นทางปกติขัดข้อง
การจัดการข้อยกเว้นเป็นส่วนหนึ่งของการควบคุม ไม่ใช่สิ่งที่ค่อยคิดภายหลัง
การเปลี่ยนแปลงฉุกเฉิน
กำหนดว่าใครอนุมัติได้ ต้องใช้หลักฐานชั่วคราวใด จำกัดขอบเขตอย่างไร และเมื่อใดต้องกลับมาตรวจทานตามปกติ
การตรวจทานไม่ผ่านหรือถูกส่งกลับ
เก็บเวอร์ชันที่ตรงกัน เหตุผล ผู้รับผิดชอบ วันครบกำหนด วิธีแก้ และเส้นทางตรวจทานที่เริ่มต่อ
พลาดการตรวจทานตามรอบ
แสดงความเสี่ยงและผู้รับผิดชอบ ตัดสินใจว่าจะใช้งานต่อหรือไม่ และยกระดับโดยไม่เลื่อนวันที่ครั้งถัดไปอย่างเงียบ ๆ
พบสำเนาที่ไม่ถูกควบคุม
ระบุจุดใช้งาน งานที่ได้รับผลกระทบ การเปลี่ยนทดแทน เจ้าของการตรวจสอบ และการแก้ไขติดตามผล
พิสูจน์การควบคุมด้วยระเบียน ไม่ใช่เพียงแผนภาพ
ใช้ข้อมูลตัวแทนก่อนที่เอกสารจริงจะพึ่งพากระบวนการใหม่
ค้นคืนเวอร์ชันปัจจุบัน
ผู้มีสิทธิ์ค้นพบเวอร์ชันที่ประกาศใช้เพียงฉบับเดียว ส่วนฉบับอื่นระบุชัดว่าไม่ใช่ปัจจุบัน
การค้นหา สิทธิ์ สถานะ วันที่มีผล และประวัติเวอร์ชัน
ฉบับแก้ไขที่ถูกส่งกลับ
เหตุผลและไฟล์ฉบับที่ตรงกันกลับไปยังผู้รับผิดชอบที่ถูกต้องและเข้าสู่เส้นทางอีกครั้งอย่างถูกต้อง
การตัดสินใจ ความคิดเห็น ความรับผิดชอบ การส่งใหม่ และประวัติการตรวจสอบ
ประกาศใช้ตามสถานที่และบทบาท
เฉพาะกลุ่มที่ได้รับผลกระทบได้รับงาน และการรับทราบที่พลาดยังคงมองเห็นได้
การแจกจ่าย การฝึกอบรม การรับทราบ และคิวข้อยกเว้น
การเปลี่ยนแปลงโดยผู้ดูแลระบบ
เจ้าของงานที่ผ่านการฝึกอบรมเพิ่มผู้ตรวจทานตามเงื่อนไขและทดสอบโดยไม่ทำให้ระเบียนจริงเสียหาย
การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า กรณีทดสอบ สิทธิ์ และแผนย้อนกลับ
ทำให้การควบคุมทุกจุดตรวจสอบได้
องค์กรต้องแสดงได้ว่าเอกสารมาถึงสถานะปัจจุบันได้อย่างไร
ขั้นตอนทั่วไปของการควบคุมเอกสารมีอะไรบ้าง
ขั้นตอนทั่วไป ได้แก่ ฉบับร่าง ตรวจความพร้อม ตรวจทาน ส่งกลับและแก้ไข อนุมัติ ประกาศใช้ แจกจ่าย รับทราบหรือฝึกอบรม ตรวจทานตามรอบ แทนที่ และเลิกใช้ เลือกใช้เฉพาะสถานะที่กระบวนการต้องการจริง
ใครควรอนุมัติเอกสารควบคุม
อำนาจอนุมัติขึ้นอยู่กับหัวข้อ ความเสี่ยง ขอบเขต และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง ควรกำหนดกฎตามบทบาทและผู้รับผิดชอบที่ระบุชื่อ แทนรายชื่ออีเมลแบบไม่เป็นทางการ
ควรตรวจทานเอกสารบ่อยเพียงใด
กำหนดรอบตามประเภทเอกสาร ความเสี่ยง ความถี่การเปลี่ยน และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง และเริ่มตรวจทานเมื่อกระบวนการ อุปกรณ์ ผลิตภัณฑ์ กฎระเบียบ องค์กร หรือหลักฐานเปลี่ยน
Jodoo รองรับเวิร์กโฟลว์ควบคุมเอกสารได้หรือไม่
Jodoo รองรับแบบฟอร์ม ระเบียน เวิร์กโฟลว์ สิทธิ์ การเตือน มุมมอง แดชบอร์ด และประวัติการตรวจสอบที่ปรับแต่งได้ ส่วนข้อกำหนดเฉพาะด้าน QMS ลายเซ็น ระเบียน การเก็บรักษา หรือระบบที่ถูกกำกับ ควรตรวจแยกต่างหาก
สร้างเวิร์กโฟลว์ที่เล็กที่สุดแต่พิสูจน์วงจรชีวิตได้ครบ
ใช้ตัวอย่าง Jodoo เปลี่ยนบทบาท จุดควบคุม หลักฐาน ข้อยกเว้น กฎประกาศใช้ และการทดสอบก่อนเปิดใช้ ให้เป็นเวิร์กโฟลว์เอกสารที่ทีมใช้งานและตรวจสอบได้