Document control and SOP management with provable version history
Свяжите каждую редакцию с причиной, проверяющим, согласованием, датой действия, аудиторией, ознакомлением и удалением устаревшей копии.
Контроль документов — это дисциплина выпуска. Общий диск хранит версии; система контроля должна показывать, какая версия разрешена к применению и готовы ли все затронутые группы.
Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
- Проверка и согласование точной версии
- Контроль даты действия и замены
- Распространение, ознакомление и периодический пересмотр
Надпись «final» в имени файла не делает документ актуальным
Каждое условие должно показывать решение, доказательство и человека, отвечающего за продвижение редакции.
Редакция готова
Причина изменения, ответственный, затронутый процесс, черновая версия и необходимые доказательства
Неполное изменение или неверный исходный файл
Проверка завершена
Назначенные проверяющие, комментарии, решения, причины возврата и время
Нет экспертной проверки или возврат не устранён
Выпуск согласован
Согласующий, утверждённая версия, дата действия и ссылка на заменяемую версию
Противоречащие даты или неясная текущая версия
Применение подтверждено
Затронутые площадка и роль, распространение, ознакомление или обучение
Устаревшая копия или просроченное ознакомление
Отделяйте факты о версии от статуса процесса
Редакция может быть согласована, но ещё не действовать; выпущена, но не подтверждена; заменена, но оставаться видимой на рабочем месте.
Идентификация документа
Созданный номер, контролируемое название, ответственный, тип, процесс, площадка и конфиденциальность.
Идентификация редакции
Номер редакции, описание изменений, исходная версия, состав проверяющих, утверждённый файл и дата согласования.
Идентификация выпуска
Дата действия, затронутая аудитория, канал распространения, правило ознакомления и запись о замене.
Состояние контроля
Дата периодической проверки, просрочка, подтверждение удаления устаревшей копии и ответственный за открытое исключение.
Смоделируйте исключения до запуска нормального маршрута
Большинство сбоев контроля возникает после ответа проверяющего «пока нет» или когда выпущенная копия не доходит до аудитории.
- Возвращено
Редакцию нужно доработать
Требуйте причину, сохраняйте комментарии, возвращайте ответственность автору и отличайте доработку от нового запроса.
- Задержано
Согласование просрочено
Покажите срок и текущего проверяющего, затем напомните, передайте или эскалируйте, не меняя документ незаметно.
- Конфликт
Даты вступления в силу расходятся
Блокируйте выпуск, пока новая дата, вывод прежней версии, обучение и зависимые изменения не согласованы.
- Не подтверждено
Старая копия может оставаться в работе
Назначьте проверку на рабочем месте или ознакомление конкретной площадке, команде или роли, где остаётся риск.
Позвольте обученным владельцам процесса поддерживать схему контроля
Jodoo облегчает изменение процесса, не скрывая контрольные решения в коде.
Добавьте экспертный этап
Добавьте проверяющего, срок, решение и доказательства для рискованных, клиентских, безопасностных или финансовых документов.
Измените требования к доказательствам
Требуйте оценку риска, план обучения, вложение или заметку о валидации только для нужного типа документа.
Создайте отдельный вид исключений
Показывайте просроченные проверки, неподтверждённые выпуски, истекающие согласования и проверки старых копий без дублирования реестра.
Поймите, что система может и не может контролировать
Система делает видимыми версии, решения и незавершённую работу; правила всё равно определяет организация.
Что такое программа контроля документов?
Она управляет контролируемым жизненным циклом политик, процедур, инструкций, спецификаций и подобных документов: идентификацией, редакцией, проверкой, согласованием, выпуском, распространением, ознакомлением, периодическим пересмотром и выводом.
Контроль документов и управление документами — одно и то же?
Управление документами шире и может делать упор на хранение, поиск, совместный доступ и процессы. Контроль доказывает, какая версия разрешена, как она изменилась, кто её согласовал и как старые версии выводятся из обращения.
Может ли Jodoo заменить валидированную QMS или архивную систему?
Не следует так считать. Используйте Jodoo для настраиваемых записей, процессов, представлений, прав и дашбордов, а специальные требования к качеству, записям, подписям, хранению и соответствию проверяйте отдельно.
Как не допустить устаревшие документы на рабочем месте?
Ведите единую запись выпущенной версии, укажите места и роли, свяжите замену, требуйте ознакомление или проверку где нужно и оставляйте нерешённые места в очереди исключений.
Проведите одно возвращённое изменение через согласование и выпуск
Убедитесь, что приложение хранит прежнюю утверждённую версию, причину возврата, окончательное решение, дату действия и все неподтверждённые ознакомления.