ติดตามทุนที่กำลังดำเนินการ

ติดตามภาระผูกพันที่อยู่เบื้องหลังกำหนดส่งของทุกทุน

มองเห็นเงื่อนไขทุน ผู้รับผิดชอบโครงการ ข้อจำกัด ผลงานส่งมอบ บริบทงบประมาณ หลักฐาน รายงานต่อผู้ให้ทุน ความเสี่ยง การแก้ไข และสถานะปิดโครงการในพอร์ตเดียว

พอร์ต Jodoo ที่มีข้อมูลออกแบบมาให้เจาะลึกได้ สัญญาณกำหนดส่ง ความเสี่ยง หรือการทบทวนจะเปิดระเบียนใบสมัครและภาระผูกพันที่ต้องดำเนินการ

  • เห็นภาระผูกพันถัดไปและผู้รับผิดชอบของทุนที่กำลังดำเนินการทุกทุน
  • เชื่อมสัญญาณหลักฐานและงบประมาณกับระเบียนต้นทาง
  • การปิดโครงการต้องได้รับการยืนยันจากฝ่ายโครงการและการเงิน
มากกว่าชื่อทุนและจำนวนเงิน

ติดตามสิ่งที่องค์กรตกลงว่าจะส่งมอบ

หน่วยข้อมูลที่มีประโยชน์ไม่ใช่เพียงทุนที่ได้รับ แต่คือภาระผูกพันที่มีวันกำหนด หลักฐาน การตัดสินใจ และงานถัดไปที่อยู่ภายใต้ทุนนั้น

เงื่อนไขทุน

ผู้ให้ทุน โครงการ รหัสทุน ระยะเวลา จำนวนเงิน วัตถุประสงค์ ข้อจำกัด เงินสมทบ ค่าใช้จ่ายทางอ้อม ข้อตกลง ผู้รับผิดชอบ และเลขอ้างอิงการเงิน

ฐานข้อมูลร่วมสำหรับการตัดสินใจของฝ่ายโครงการและการเงิน

ภาระผูกพัน

หมุดหมาย ผลงานส่งมอบ รายงาน การอนุมัติ วันครบกำหนด ผู้รับผิดชอบ สิ่งที่ต้องพึ่งพา หลักฐาน เกณฑ์ยอมรับ สถานะ และการกู้สถานการณ์

คิวงานปัจจุบันแทนปฏิทินที่มีแต่วันที่ไร้คำอธิบาย

บริบทงบประมาณ

หมวดที่อนุมัติ แผน เลขอ้างอิงยอดจริงถึงปัจจุบัน จำนวนที่ผูกพันไว้ ประมาณการ ผลต่าง ข้อจำกัด คำถาม และผู้รับผิดชอบฝ่ายการเงิน

ตอบสนองด้านปฏิบัติการได้เร็วโดยไม่ทำข้อมูลซ้ำกับบัญชีแยกประเภท

ความเสี่ยง การแก้ไข และการปิดโครงการ

สัญญาณความเสี่ยง ผลกระทบ การลดความเสี่ยง การสื่อสารกับผู้ให้ทุน คำขอแก้ไข ผลตัดสิน หลักฐานขั้นสุดท้าย การจัดการทรัพย์สิน การเก็บรักษาระเบียน และการปิดงาน

ติดตามการกู้สถานการณ์ได้และยืนยันการเสร็จสมบูรณ์
สิ่งที่ต้องดำเนินการตอนนี้

จัดลำดับความเสี่ยงของทุนตามโอกาสแก้สถานการณ์

เครื่องมือติดตามควรแยกงานที่ใกล้ถึงกำหนดออกจากปัญหาที่ต้องมีการตัดสินใจ

ผลงานส่งมอบเกินกำหนด

เหตุผลที่สำคัญ

ผลงานที่สัญญาไว้ล่าช้าหรือขาดหลักฐานที่กำหนด

แนวทางตอบสนองถัดไปยืนยันสาเหตุ วันที่ใหม่ ผู้รับผิดชอบ การกู้สถานการณ์ และการสื่อสารกับผู้ให้ทุน

ผลต่างงบประมาณ

เหตุผลที่สำคัญ

ยอดใช้จ่ายหรือประมาณการต่างจากแผนหรือข้อจำกัดที่อนุมัติ

แนวทางตอบสนองถัดไปพาฝ่ายโครงการและการเงินกลับไปดูตัวเลขต้นทาง แล้วตัดสินว่าต้องแก้ไขหรือขอปรับเงื่อนไข

หลักฐานไม่ครบถ้วน

เหตุผลที่สำคัญ

กิจกรรมอาจเสร็จแล้วแต่ยังตรวจยืนยันไม่ได้

แนวทางตอบสนองถัดไปขอหลักฐานที่ขาดอย่างเจาะจงและระบุผู้รับผิดชอบการยอมรับ

รายงานต่อผู้ให้ทุนมีความเสี่ยง

เหตุผลที่สำคัญ

งานเขียนรายงาน ข้อมูลการเงิน การอนุมัติ หรือการเตรียมส่งล่าช้า

แนวทางตอบสนองถัดไปสร้างแผนกู้สถานการณ์ตามสิ่งที่ต้องพึ่งพา แทนการเตือนแบบกว้างเพียงครั้งเดียว

ปิดโครงการไม่ได้

เหตุผลที่สำคัญ

ภาระผูกพันด้านโครงการ การเงิน ทรัพย์สิน ระเบียน หรือรายงานสุดท้ายยังไม่ปิด

แนวทางตอบสนองถัดไปคงสถานะทุนไว้จนการยืนยันจากระบบหลักครบทุกข้อ
ควบคุมพอร์ตทุน

ใช้สัญญาณที่เปิดไปยังการตัดสินใจถัดไป

แดชบอร์ดควรลดเวลาค้นหา ไม่ใช่มีไว้ตกแต่งพอร์ต

01

ภาระผูกพันที่จะครบกำหนดใน 30 วัน

รายงาน หมุดหมาย หลักฐาน หรือการอนุมัติที่ยังไม่ครบและกำลังเข้าสู่ช่วงใกล้กำหนด

ยืนยันผู้รับผิดชอบและสิ่งที่ต้องพึ่งพาก่อนกำหนดส่งจะกลายเป็นงานกู้สถานการณ์
02

ทุนที่มีคำถามเรื่องงบประมาณ

ระเบียนผลต่าง ข้อจำกัด เงินสมทบ ประมาณการ หรือเลขอ้างอิงการเงินที่ต้องตรวจ

หาข้อยุติโดยใช้หลักฐานจากฝ่ายโครงการและการเงิน
03

ความครบถ้วนของหลักฐาน

หลักฐานที่กำหนดซึ่งมีอยู่ ตรวจแล้ว และผ่านกติกาของทุน

เปิดดูหลักฐานที่ขาดหรือถูกส่งกลับตามผู้รับผิดชอบ
04

ความพร้อมปิดโครงการ

ทุนที่ภาระผูกพันด้านโครงการ การเงิน รายงาน หลักฐาน ทรัพย์สิน และการเก็บรักษาระเบียนเสร็จครบ

เปิดระเบียนประกอบก่อนปิดทุน
ความยืดหยุ่นของเครื่องมือติดตาม

เพิ่มภาระผูกพันใหม่โดยไม่ต้องสร้างสเปรดชีตอีกชุด

ผู้ดูแลระบบที่ผ่านการฝึกอบรมสามารถขยายระเบียนและรูปแบบการทำงานรอบระเบียนนั้นได้

คำขอเปลี่ยนแปลงสเปรดชีตหรือกระบวนการตายตัวใน Jodoo

เพิ่มรายงานการคุ้มครองรายไตรมาส

แทรกคอลัมน์ สูตร รายการปฏิทิน และคำแนะนำในหลายไฟล์

เพิ่มประเภทภาระผูกพัน ตารางกำหนดส่ง หลักฐาน ผู้ตรวจ การเตือน คิวข้อยกเว้น และตัวชี้วัดระดับพอร์ต

ส่งต่อการเปลี่ยนงบประมาณที่เกินเกณฑ์

ไฮไลต์แถวและส่งขออนุมัติทางอีเมล

เพิ่มเงื่อนไขกระตุ้น ผู้ตรวจฝ่ายโครงการและการเงิน หลักฐาน เหตุผลส่งกลับ ผลตัดสิน และสถานะการแก้ไข

สร้างมุมมองทุนที่ต้องให้ผู้นำดำเนินการสำหรับคณะกรรมการ

สร้างสรุปใหม่จากเครื่องมือติดตามหลายชุด

กรองระเบียนความเสี่ยงและการตัดสินใจปัจจุบัน พร้อมเจาะไปยังทุนและภาระผูกพัน
คำถามเรื่องการติดตามทุน

ให้เครื่องมือติดตามมุ่งที่ทุนซึ่งกำลังดำเนินการ

ใช้ผู้รับผิดชอบที่เหมาะสมกับแหล่งข้อมูลหลักแต่ละประเภท

ซอฟต์แวร์ติดตามทุนควรติดตามอะไรบ้าง

ติดตามเงื่อนไขทุน ข้อจำกัด ผู้รับผิดชอบ ภาระผูกพัน ผลงานส่งมอบ หมุดหมาย รายงาน วันครบกำหนด หลักฐาน การอนุมัติ บริบทงบประมาณ เลขอ้างอิงการเงิน คำถามเรื่องผลต่าง ความเสี่ยง การสื่อสาร การแก้ไข การต่ออายุ และการปิดโครงการ

การติดตามทุนต่างจากการจัดการใบสมัครทุนอย่างไร

การจัดการใบสมัครควบคุมการรับผู้สมัคร คุณสมบัติ การประเมิน ผลประโยชน์ทับซ้อน การให้คะแนน ข้อเสนอแนะ และการตัดสินใจ ส่วนการติดตามทุนมุ่งที่ทุนที่กำลังดำเนินการ ภาระผูกพัน การส่งมอบ หลักฐาน รายงาน งบประมาณ ความเสี่ยง การแก้ไข และการปิดโครงการ

เริ่มจากสเปรดชีตติดตามทุนได้หรือไม่

ได้ เวิร์กบุ๊กที่มีข้อมูลตัวอย่างรองรับพอร์ตขนาดเล็กที่ควบคุมได้ เมื่อหลายคนต้องใช้แบบฟอร์ม มุมมองตามบทบาท การเตือน การอนุมัติ ไฟล์แนบ ประวัติ การอัปเดตผ่านมือถือ หรือแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ จึงย้ายมาใช้ Jodoo

เครื่องมือติดตามใช้แทนระบบบัญชีได้หรือไม่

ไม่ได้ ใช้ระบบบัญชีสำหรับธุรกรรม ยอดจริง ข้อจำกัด การตัดสินใจเรื่องค่าใช้จ่ายที่อนุญาต และงบการเงินซึ่งเป็นข้อมูลหลัก ใช้เครื่องมือติดตามสำหรับบริบทงบประมาณ ผลต่างเชิงปฏิบัติการ การส่งต่องานการเงิน หลักฐาน การตัดสินใจ และกำหนดส่ง

เปิดดูทุนที่อยู่เบื้องหลังทุกสัญญาณความเสี่ยง

ใช้เครื่องมือติดตามทุนเพื่อเชื่อมภาระผูกพัน หลักฐาน ผู้รับผิดชอบ บริบทงบประมาณ เลขอ้างอิงการเงิน การกู้สถานการณ์ และการติดตามผู้ให้ทุน

เริ่มใช้ฟรี