Kiểm soát logistics từ lúc tiếp nhận yêu cầu đến khi giao hàng được chấp nhận
Phần mềm quản lý logistics liên kết đồng bộ
Liên kết yêu cầu của khách hàng, cam kết vận chuyển, người phụ trách điều phối, lịch sử sự kiện, xác nhận giao hàng và quyết định xử lý ngoại lệ—ngay cả khi hệ thống đơn hàng, kho, đơn vị vận chuyển và tài chính vẫn tách biệt.
Ứng dụng có sẵn dữ liệu mẫu giúp phối hợp công việc vận hành. Ứng dụng không tuyên bố có chức năng tối ưu tuyến đường, tính cước vận tải, đấu thầu nhà vận chuyển, khai báo hải quan hay hạch toán ERP.
Vòng vận hành
Tạo cho mỗi lô hàng một hành trình có thể truy vết đến khi hoàn tất
Bản ghi chỉ nên chuyển bước khi công việc thực sự thay đổi, không phải vì ai đó sao chép trạng thái giữa các hệ thống.
- 01
Tiếp nhận yêu cầu đầy đủ
Trước khi lập kế hoạch, hãy lưu khách hàng, mã đơn hàng hoặc yêu cầu, địa điểm, khung giờ phục vụ và yêu cầu xử lý hàng hóa.
- 02
Tạo cam kết vận chuyển
Liên kết phương thức vận tải, đơn vị vận chuyển, thời gian điều phối và thời điểm đến đã cam kết với yêu cầu ban đầu.
- 03
Phân bổ năng lực kèm trách nhiệm rõ ràng
Chỉ định tài xế, phương tiện hoặc đơn vị vận chuyển và lưu lịch sử phân công lại khi kế hoạch thay đổi.
- 04
Ghi nhận sự kiện và xác nhận
Ghi nhận thời điểm đến, các lần giao thử, xác nhận của người nhận, số lượng đã giao và kết quả nghiệm thu mà không ghi đè sự kiện trước đó.
- 05
Xử lý và xác minh ngoại lệ
Trước tiên hãy khoanh vùng thiệt hại, thiếu hụt, từ chối nhận hoặc thiếu xác nhận; sau đó đưa phương án xử lý qua một bước rà soát thực sự.
Ranh giới giữa các hệ thống
Liên kết hệ thống mà không làm mờ trách nhiệm của từng hệ thống
Một thiết kế logistics đáng tin cậy phải nêu rõ hệ thống nào chịu trách nhiệm cho từng dữ kiện và điều gì xảy ra khi bàn giao thất bại.
| Hệ thống | Thường chịu trách nhiệm về | Nội dung ứng dụng logistics điều phối |
|---|---|---|
| Quản lý đơn hàng | Nhu cầu và cam kết với khách hàng | Yêu cầu giao hàng, khung giờ phục vụ và mã đơn hàng |
| WMS | Tồn kho và hoạt động hoàn tất đơn tại kho | Bàn giao hàng đã sẵn sàng điều phối và thông tin kiện hàng |
| TMS hoặc nền tảng của đơn vị vận chuyển | Lập tuyến, thực hiện vận chuyển và các sự kiện vận tải | Cam kết vận chuyển và các mốc do hệ thống trả về |
| Ứng dụng vận hành Jodoo | Công việc của con người, ngoại lệ và quy trình rà soát linh hoạt | Bản ghi liên kết, người chịu trách nhiệm, xác nhận và màn hình quản lý |
| ERP hoặc hệ thống tài chính | Hạch toán tồn kho, doanh thu và đối soát | Kết quả giao hàng đã xác minh cùng mã tham chiếu mà bộ phận tài chính cần |
Quyết định quản lý
Mỗi tín hiệu cảnh báo phải dẫn đến một quyết định tiếp theo
Bảng điều khiển chỉ có giá trị khi từ đó có thể đi đến người phụ trách và bản ghi cụ thể.
Tạm dừng lập kế hoạch
Hiển thị rõ thông tin địa điểm, khung giờ, cách xử lý hàng hoặc năng lực còn thiếu khiến chưa thể phân công.
ETA đã thay đổi
Luôn hiển thị cam kết trước đó, dự kiến mới, khách hàng bị ảnh hưởng và người phụ trách trao đổi.
Người nhận từ chối giao hàng
Liên kết kết quả của người nhận với xác nhận, lịch lấy hàng hoàn và người chịu trách nhiệm xử lý ảnh hưởng đến khách hàng.
Xác nhận đang chờ nghiệm thu
Khi quy trình yêu cầu, hãy tách việc tài xế hoàn tất điểm giao khỏi việc người nhận hoặc bộ phận hậu cần nội bộ xác nhận nghiệm thu.
Kế hoạch điều chỉnh
Thay đổi quy trình logistics mà không mất kiểm soát tại các điểm bàn giao
Giá trị của một ứng dụng logistics có thể cấu hình không chỉ nằm ở biểu mẫu nhanh hơn. Quản trị viên nghiệp vụ có thể điều chỉnh quy trình khi khách hàng, địa điểm và cam kết dịch vụ thay đổi, trong khi mỗi hệ thống kết nối vẫn có trách nhiệm rõ ràng.
Bắt đầu với một luồng vận hành
Chọn một địa điểm, phân khúc khách hàng hoặc loại hình giao hàng có đủ trường hợp bình thường, chậm, thất bại và hoàn trả để bộc lộ các quy tắc thực tế.
Cấu hình phần công việc cần theo dõi
Thay đổi các trường tiếp nhận, lựa chọn, bản ghi liên kết, hàng đợi và bảng điều khiển trong vài giờ thay vì chờ phát hành một ứng dụng tùy chỉnh.
Bảo vệ các quyết định quan trọng
Đưa việc phê duyệt ngoại lệ, nghiệm thu cuối cùng, phân quyền và ghi dữ liệu tích hợp vào các chốt kiểm soát quy trình đã kiểm thử, thay vì cho phép sửa trạng thái tùy ý.
Mở rộng dựa trên dữ liệu thực tế
Trước khi thêm địa điểm, đơn vị vận chuyển hoặc biến thể dịch vụ mới, hãy rà soát các cam kết bị lỡ, cách xử lý thủ công tạm thời và nguyên nhân ngoại lệ lặp lại.
Sơ đồ chủ đề giao hàng và logistics
Chọn câu hỏi vận hành bạn cần giải quyết tiếp theo
Đi từ mô hình vận hành tổng quát đến vận tải, giao hàng, điều phối, theo dõi, lựa chọn phần mềm hoặc đúng bản ghi được dùng tại một lần bàn giao hay ngoại lệ.
Phần mềm quản lý vận tải
Lập kế hoạch vận tải với trách nhiệm rõ ràng, lưu thông tin đơn vị vận chuyển và tải hàng, theo dõi các mốc, xử lý ngoại lệ và liên kết xác nhận với việc hoàn tất.
Phần mềm quản lý giao hàng
Điều phối yêu cầu giao hàng, phân công, tiến độ điểm dừng, xác nhận giao hàng, nghiệm thu của người nhận, lần giao thất bại và hàng hoàn.
Phần mềm quản lý điều phối
Chuyển công việc giao hàng đã sẵn sàng thành các phân công, lần phân công lại, trở ngại, tiến độ điểm dừng và trách nhiệm xử lý ngoại lệ có thể theo dõi rõ ràng.
Phần mềm theo dõi lô hàng
Xây dựng dòng thời gian lô hàng có dấu thời gian, liên kết cam kết kế hoạch, sự kiện giao hàng, xác nhận, ngoại lệ và hành động chịu trách nhiệm tiếp theo.
So sánh phần mềm giao hàng
So sánh các nền tảng quản lý giao hàng theo độ sâu lập tuyến, quy trình điều phối, trải nghiệm tài xế, xác nhận, khả năng hiển thị cho khách hàng, tích hợp và độ linh hoạt.
Biểu mẫu xác nhận giao hàng
Ghi nhận người nhận, số lượng đã giao, chữ ký, ảnh, quét mã vạch hoặc QR, dấu thời gian, vị trí và kết quả nghiệm thu trong một bản ghi thân thiện với thiết bị di động.
Danh sách kiểm tra bàn giao lô hàng
Xác nhận lô hàng, các bên, kiện hàng, số lượng, tình trạng, chứng từ và việc chuyển trách nhiệm bảo quản trước khi đội tiếp theo chịu trách nhiệm.
Biểu mẫu nghiệm thu giao hàng
Ghi lại nội dung người nhận đã kiểm tra, chấp nhận, chấp nhận một phần hoặc từ chối, rồi liên kết quyết định với xác nhận, ngoại lệ và hàng hoàn.
Báo cáo ngoại lệ giao hàng
Báo cáo đến muộn, giao thất bại, hư hỏng, từ chối, giao thiếu, thiếu xác nhận hoặc vấn đề địa điểm, rồi đưa việc khoanh vùng và khắc phục qua bước rà soát.
Biểu mẫu yêu cầu điều phối logistics
Thu thập loại dịch vụ, địa điểm, thời gian yêu cầu, cấp độ dịch vụ, nhu cầu xử lý và đơn hàng hoặc yêu cầu liên quan trước khi lập kế hoạch điều phối.
Câu hỏi trước khi triển khai
Phần mềm quản lý logistics Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý logistics cần liên kết những gì?
Phần mềm cần liên kết yêu cầu nghiệp vụ, lô hàng hoặc lượt di chuyển, bên chịu trách nhiệm, sự kiện trạng thái, xác nhận, ngoại lệ, hàng hoàn và quyết định quản lý. Đồng thời, phần mềm phải giữ mã tham chiếu đến các hệ thống quản lý đơn hàng, tồn kho, thực hiện vận tải và tài chính.
Jodoo có thể thay thế toàn bộ TMS hoặc bộ giải pháp logistics không?
Không phải trong mọi hoạt động. Jodoo phát huy tốt nhất với bản ghi linh hoạt, quy trình có con người tham gia, xử lý ngoại lệ và bảng điều khiển quanh các hệ thống đang dùng. Hãy chọn phần mềm chuyên dụng nếu quyết định mua phụ thuộc vào tối ưu tuyến đường tích hợp, tính cước, đấu thầu, EDI, hải quan hoặc tối ưu mạng lưới.
Người dùng nghiệp vụ có thể thay đổi quy trình logistics không?
Quản trị viên đã được đào tạo có thể thay đổi biểu mẫu, lựa chọn, bản ghi liên kết, bảng điều khiển và các bước quy trình mà không phải viết lại ứng dụng. Những thay đổi ảnh hưởng đến tích hợp, phân quyền hoặc kết quả cuối vẫn cần được kiểm thử trong môi trường thử nghiệm.
Một đợt thí điểm nên bao gồm những gì?
Hãy dùng dữ liệu đại diện để thử giao hàng bình thường, thay đổi ETA, giao không thành công, giao một phần hoặc hàng bị hư hỏng, thiếu xác nhận, lấy hàng hoàn và cập nhật chậm hoặc lỗi từ đơn vị vận chuyển.
Có thể thay đổi một ứng dụng logistics chuyên biệt nhanh đến mức nào?
Quản trị viên nghiệp vụ đã được đào tạo thường có thể sửa trường, màn hình, bảng điều khiển và các bước quy trình đơn giản trong vài phút đến vài giờ. Trước khi đưa thay đổi vào vận hành thực tế, hãy kiểm thử hệ thống kết nối, quyền truy cập và tự động hóa có thể làm thay đổi kết quả.
Xem sản phẩm đang hoạt động
Mở ứng dụng có sẵn dữ liệu phía sau trang này
Xem các bản ghi liên kết, màn hình vận hành, một quy trình ngoại lệ thực tế và các trạng thái giao hàng mẫu gồm bình thường, có rủi ro, thất bại và hoàn tất.