Giải thích phần mềm quản lý dự án

Biến kế hoạch dự án thành công việc có trách nhiệm rõ ràng

Nó kết nối định nghĩa dự án, công việc thuộc sở hữu, ngoại lệ, quyết định, trạng thái hiện tại và đánh giá của ban quản lý để các nhóm có thể hành động dựa trên cùng một thực tế.

Danh sách nhiệm vụ là một thành phần. Hệ thống đầy đủ cũng lưu giữ kết quả dự án, quản trị, hồ sơ, lịch sử và các quyết định xung quanh công việc.

  • Xem phần mềm quản lý dự án điều phối những công việc nào
  • Hiểu cách các hồ sơ dự án liên kết với nhau
  • Biết khi nào vẫn cần công cụ lập kế hoạch chuyên sâu
Định nghĩa thực tế

Phần mềm quản lý dự án điều phối toàn bộ vòng phân phối

Độ sâu chính xác của sản phẩm có thể khác nhau nhưng các câu hỏi về quản lý dự án vẫn có thể nhận ra được.

  1. 01

    Định nghĩa

    Ghi lại kết quả, nhà tài trợ, người quản lý, phạm vi, ngày tháng, ràng buộc và tiêu chí chấp nhận.

    Đường cơ sở chung cho dự án
  2. 02

    Kế hoạch

    Tạo các mốc quan trọng, công việc, chủ sở hữu, ngày đến hạn, sự phụ thuộc, rủi ro và nhịp độ báo cáo.

    Cam kết mọi người có thể cập nhật và xem xét
  3. 03

    Thực hiện

    Theo dõi tiến trình, bằng chứng, vấn đề, yếu tố cản trở, quyết định và thay đổi.

    Bản ghi nguồn hiện tại thay vì trạng thái được xây dựng lại
  4. 04

    Kiểm soát

    Xem xét tình trạng, dự báo, ngoại lệ, cập nhật độ mới và các quyết định đang chờ.

    Tín hiệu quản lý mở các bản ghi đằng sau chúng
  5. 05

    Đóng

    Xác nhận chấp nhận, hoàn tất quá trình theo dõi và lưu giữ lịch sử giao hàng.

    Kết thúc và học tập có trách nhiệm
Phần mềm lưu trữ những gì

Dự án là một mạng lưới các hồ sơ liên quan – không phải một hình thức khổng lồ

Mô hình dữ liệu rõ ràng giúp cập nhật tập trung và báo cáo đáng tin cậy.

Dự án Project

Kết quả, nhà tài trợ, người quản lý, phạm vi, giai đoạn, sức khoẻ, ngày tháng và vị trí hiện tại.

Kết nối: Tất cả hồ sơ công việc và quản trị của dự án

Cột mốc và công việc

Cam kết, chủ sở hữu, ngày đến hạn, tình trạng, tiến độ, sự phụ thuộc và bằng chứng.

Kết nối: Tiêu chí dự án, trình chặn và hoàn thành

Vấn đề, chặn và quyết định.

Tác động, bối cảnh, phản hồi có trách nhiệm, ngày đến hạn, kết quả và giải pháp.

Kết nối: Cam kết của dự án ngoại lệ có thể thay đổi

Trạng thái và lịch sử thay đổi

Sự kiện, dự báo, tường thuật, phê duyệt, quyết định đã thay đổi và lý do được giữ lại.

Kết nối: Bảng điều khiển trực tiếp với lịch sử phân phối có thể kiểm tra được
Ranh giới danh mục

Phần mềm dự án trùng lặp với các hệ thống nhiệm vụ, danh mục đầu tư, quy trình làm việc và ngành

Chọn danh mục có chiều sâu gốc phù hợp với tác phẩm.

Phối hợp công việc cá nhân và nhóm

Nên chọn Jodoo khi

Sử dụng hàng đợi công việc tập trung được liên kết với bối cảnh dự án và kinh doanh.

Chọn phần mềm chuyên dụng khi

Một công cụ tác vụ nhẹ có thể là đủ khi công việc chỉ là một luồng thẻ đơn giản.

Dự án kinh doanh có thể cấu hình

Nên chọn Jodoo khi

Kết nối thông tin tiếp nhận, phê duyệt, hồ sơ dự án, ngoại lệ, chế độ xem vai trò và bảng thông tin.

Chọn phần mềm chuyên dụng khi

Sử dụng phần mềm cố định khi quy trình làm việc gốc của nó đã phù hợp và hiếm khi có sự thay đổi.

Lập kế hoạch nâng cao và kiểm soát danh mục đầu tư

Nên chọn Jodoo khi

Lưu giữ hồ sơ hoạt động và bàn giao xung quanh dự án.

Chọn phần mềm chuyên dụng khi

Sử dụng PPM hoặc phần mềm lập kế hoạch để cân bằng tài nguyên, đường dẫn quan trọng, tối ưu hóa danh mục đầu tư hoặc kế toán dự án.

Câu hỏi định nghĩa

Các câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý dự án

Nói một cách đơn giản thì phần mềm quản lý dự án là gì?

Đây là một hệ thống dùng chung để xác định, lập kế hoạch, phân công, cập nhật, xem xét và kết thúc các dự án trong khi vẫn hiển thị chủ sở hữu, ngày tháng, vấn đề, quyết định và trạng thái.

Sự khác biệt giữa quản lý dự án và nhiệm vụ là gì?

Quản lý nhiệm vụ điều phối các mục công việc. Quản lý dự án cũng duy trì kết quả, các mốc quan trọng, quản trị, các vấn đề, quyết định, thay đổi, trạng thái và kết thúc xung quanh các nhiệm vụ đó.

Ai sử dụng phần mềm quản lý dự án?

Người đóng góp cập nhật công việc được giao; quản lý dự án điều phối giao hàng; nhà tài trợ đưa ra quyết định; chủ sở hữu danh mục đầu tư xem xét nhiều dự án; quản trị viên duy trì các trường, quy trình công việc, dạng xem và báo cáo.

Bảng tính có thể là phần mềm quản lý dự án không?

Sổ làm việc có thể điều phối một dự án giới hạn, đặc biệt đối với một chủ sở hữu. Ứng dụng dùng chung sẽ trở nên mạnh mẽ hơn khi nhiều người cần cập nhật đồng thời, quyền, lời nhắc, lịch sử, phê duyệt và thông tin chi tiết về trang tổng quan.

Sử dụng ứng dụng dự án đã được điền sẵn để cụ thể hóa định nghĩa

Mở bảng thông tin, bản ghi dự án và hàng ngoại lệ để xem cách lập kế hoạch, thực thi, kiểm soát và lịch sử luôn được kết nối.

Mở một hệ thống dự án đang hoạt động