Hướng dẫn xác định phạm vi tự động hóa
Tự động hóa quy trình hay RPA: Chọn theo kết quả
Dùng BPA để điều phối kết quả nghiệp vụ từ đầu đến cuối và RPA để thực hiện thao tác giao diện lặp lại khi không có API hoặc tích hợp trực tiếp.
Không nhất thiết phải chọn theo một trường phái. Quy trình nghiệp vụ có thể dùng bot RPA cho một bước, trong khi hệ thống quy trình vẫn quản lý hồ sơ, trách nhiệm, quyết định, ngoại lệ và kết quả.
Bắt đầu với gói Free của Jodoo dành cho tối đa năm người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
- Đối chiếu phạm vi và trách nhiệm
- Kiểm tra mức độ phù hợp với các tình huống phổ biến
- Kiến trúc kết hợp đưa bot vào quy trình
- Câu hỏi về lỗi và quản trị trước khi triển khai
End to endphạm vi BPATask levelphạm vi RPA điển hìnhTogetherphù hợp nhất với nhiều quy trình trên hệ thống cũ
Quyết định kiến trúc
- 01Kết quả
- 02Tác vụ
- 03Giao diện
- 04Kiểm soát
- 05Lỗi
- 06Trách nhiệm
- 07Chỉ số
Chọn lớp ổn định nhất có thể hoàn thành công việc
BPA điều phối hồ sơ; RPA thao tác trên giao diện
Cả hai đều tự động hóa công việc nhưng quản lý các lớp khác nhau trong mô hình vận hành.
Tự động hóa quy trình nghiệp vụ
Quản lý yếu tố khởi tạo, hồ sơ, người tham gia, giai đoạn công việc, quyết định, mức dịch vụ, ngoại lệ, trao đổi thông tin, minh chứng và kết quả cuối cùng xuyên suốt các hệ thống.
Tự động hóa quy trình bằng robot
Dùng bot phần mềm để thực hiện thao tác giao diện người dùng lặp lại như mở ứng dụng, đọc trường, nhập dữ liệu, tải tệp hoặc chuyển thông tin.
So sánh phạm vi, trách nhiệm, thay đổi và lỗi trước khi lựa chọn
Cùng một chương trình tự động hóa có thể cần cả hai lớp, nhưng phải phân định rõ trách nhiệm của từng lớp.
Đơn vị công việc
BPA quản lý hồ sơ hoặc kết quả nghiệp vụ. RPA thường tự động hóa một tác vụ có phạm vi xác định hoặc một chuỗi tương tác giao diện.
Người phụ trách chính
BPA cần chủ quy trình và mô hình người tham gia. RPA cần người phụ trách bot cùng hoạt động hỗ trợ ứng dụng, thông tin xác thực và lượt chạy.
Rủi ro khi thay đổi
BPA thay đổi khi chính sách, vai trò, dữ liệu hoặc kết quả thay đổi. RPA còn có thể ngừng hoạt động khi màn hình, nhãn, bố cục, quyền truy cập hoặc thời điểm xử lý thay đổi.
Xử lý lỗi
BPA phân luồng ngoại lệ của hồ sơ. RPA báo cáo lượt chạy thất bại; quy trình bao quanh phải xác định ai chịu trách nhiệm khắc phục để đạt kết quả nghiệp vụ.
Chọn BPA, RPA, tích hợp trực tiếp hoặc kết hợp
Dùng phương án ổn định nhất có thể đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ và giúp theo dõi rõ quá trình khắc phục.
Chọn BPA
Dùng cho hồ sơ liên phòng ban, phê duyệt, cung cấp dịch vụ, quản lý ngoại lệ, lịch sử kiểm tra, công việc theo vai trò và bảng điều khiển kết quả.
Chọn RPA
Dùng cho công việc giao diện ổn định, theo quy tắc, khối lượng lớn khi hệ thống đích không có API hoặc phương án tích hợp khả thi.
Chọn tích hợp trực tiếp
Ưu tiên API, sự kiện, cơ sở dữ liệu hoặc trình kết nối được hỗ trợ khi chúng cung cấp tương tác hệ thống đáng tin cậy và có kiểm soát.
Kết hợp các phương án
Để BPA quản lý hồ sơ và giao một bước cho bot; trả về trạng thái thành công, đầu ra, lý do lỗi và bối cảnh khắc phục vào hồ sơ quy trình.
Giữ bot trong phạm vi kiểm soát của quy trình
Quy trình cần biết vì sao bot chạy, bot đã thử làm gì, điều gì đã thay đổi và sẽ xử lý thế nào khi bot thất bại.
Chuẩn bị
Kiểm tra hồ sơ, dữ liệu bắt buộc, quyền thực hiện, hệ thống đích và quy tắc bảo đảm chạy lại không tạo tác động trùng lặp hoặc quy tắc chống trùng trước khi khởi chạy bot.
Thực thi
Cấp cho bot thông tin xác thực và bối cảnh tối thiểu cần thiết, ghi mã định danh lượt chạy, đồng thời lưu đầu ra có cấu trúc và minh chứng.
Đối soát
Chỉ cập nhật quy trình sau khi xác nhận kết quả tại hệ thống đích; chuyển trường hợp không khớp, hết thời gian chờ, hoàn tất một phần hoặc có nguy cơ trùng lặp sang nhánh khắc phục.
Quản trị đồng thời phiên bản quy trình và các thành phần bot phụ thuộc
Một màn hình thay đổi có thể gây hậu quả lớn như thay đổi ngưỡng phê duyệt nếu làm dừng quy trình quan trọng.
Kiểm kê
Lập danh mục liên kết từng bot với bước quy trình, ứng dụng, màn hình, thông tin xác thực, lịch chạy, người phụ trách, mục tiêu dịch vụ và quy trình khắc phục.
Kiểm thử
Chạy các tình huống nghiệp vụ sau khi thay đổi giao diện, ứng dụng, thông tin xác thực, chính sách, quy trình hoặc bot, không chỉ kiểm tra kỹ thuật của bot.
Giám sát
Theo dõi lượt chạy thành công, thử lại, đối soát nghiệp vụ, khắc phục thủ công, tác động đến công việc tồn đọng và kết quả của quy trình liên quan.
Đo kết quả hoàn tất quy trình, không chỉ số thao tác nhấp chuột đã loại bỏ
Mức sử dụng bot và tốc độ tác vụ có thể tăng trong khi hồ sơ vẫn chờ ở nơi khác hoặc khối lượng khắc phục ngày càng lớn.
Thời gian từ khởi tạo đến kết quả
Đo hồ sơ từ lúc khởi tạo đến khi xác nhận hoàn tất, bao gồm công việc của con người, hệ thống và bot.
Tỷ lệ xử lý tự động xuyên suốt
Theo dõi hồ sơ hoàn tất mà không cần sửa thủ công, xử lý trùng lặp, đối soát hoặc xét duyệt ngoại lệ.
Công sức khắc phục
Đo thời gian điều tra lỗi, sửa cập nhật chưa hoàn chỉnh, chạy lại công việc và thông báo chậm trễ.
Khả năng thích ứng với thay đổi
Thống kê số lỗi và hoạt động bảo trì phát sinh do thay đổi ứng dụng, màn hình, chính sách, thông tin xác thực, dữ liệu và quy trình.
Khi nào nên dùng BPA, RPA và tích hợp trực tiếp
Khác biệt chính giữa BPA và RPA là gì?+
BPA điều phối kết quả nghiệp vụ từ đầu đến cuối qua hồ sơ, con người, quyết định, hệ thống, ngoại lệ và chỉ số. RPA tự động hóa thao tác lặp lại qua giao diện người dùng của ứng dụng, thường là một bước trong quy trình lớn hơn.
Có thể dùng BPA và RPA cùng nhau không?+
Có. Ứng dụng BPA có thể quản lý hồ sơ và kích hoạt bot RPA cho một tác vụ trên hệ thống cũ. Bot cần trả về kết quả có cấu trúc, minh chứng và trạng thái lỗi để quy trình tiếp tục hoặc chuyển sang nhánh khắc phục.
RPA có tốt hơn tích hợp API không?+
Dùng API hoặc trình kết nối được hỗ trợ khi chúng đáng tin cậy, có kiểm soát và tiết kiệm chi phí. RPA hữu ích khi hệ thống cần dùng không có phương án tích hợp khả thi, nhưng thay đổi giao diện và tình trạng hoàn tất một phần đòi hỏi cơ chế giám sát, khắc phục được thiết kế rõ ràng.
Jodoo có bao gồm RPA không?+
Jodoo được dùng để xây dựng ứng dụng quy trình, hồ sơ, biểu mẫu, luồng công việc, quy tắc, bảng điều khiển và cơ chế kiểm soát vận hành. Khi cần bot thao tác giao diện, hãy tích hợp dịch vụ RPA đã chọn và lưu trạng thái chạy bot cùng trạng thái khắc phục trong quy trình Jodoo.
Nên xử lý lỗi bot như thế nào?+
Đừng chỉ lưu lỗi trong nhật ký kỹ thuật. Liên kết lỗi với hồ sơ nghiệp vụ bị ảnh hưởng, lưu hành động đã thử và kết quả một phần, giao người phụ trách khắc phục, ngăn thực thi trùng lặp không an toàn và xác nhận kết quả nghiệp vụ sau đó.
Sử dụng sản phẩm đang hoạt động
Xem lớp kiểm soát quy trìnhGiữ hồ sơ nghiệp vụ dễ theo dõi ở mọi bước tự động hóa
Khám phá các chế độ xem ngoại lệ, lượt chạy, quyết định và hồ sơ giúp quy trình khắc phục khi tích hợp hoặc bot không thể hoàn thành công việc.