Chỉ hỏi thông tin thực sự cần thiết
Dùng trường có điều kiện và dữ liệu đã biết để người yêu cầu không phải tìm hiểu cách phân công nội bộ hoặc cấu trúc quy trình.
Cung cấp dịch vụ số
Tự động hóa quy trình số để theo dõi rõ quá trình cung cấp dịch vụ
Tiếp nhận một lần, điều phối hồ sơ giữa các nhóm, cập nhật thông tin cho người yêu cầu và lưu lại mọi quyết định cùng hồ sơ bàn giao.
Tự động hóa quy trình số không chỉ là thêm biểu mẫu PDF vào hộp thư cũ. Giải pháp này tạo hồ sơ dùng chung, công việc theo vai trò, bàn giao có kiểm soát và kết quả có thể kiểm tra.
Bắt đầu với gói Free của Jodoo dành cho tối đa năm người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
- Tiếp nhận tự phục vụ với thông tin có cấu trúc
- Phân công liên phòng ban và theo dõi rõ SLA
- Cập nhật tác vụ trên điện thoại cho công việc tại hiện trường
- Trạng thái, minh chứng và quyết định cùng liên kết với một hồ sơ
1hồ sơ từ yêu cầu đến khi đóng5vai trò người tham gia được phân định rõ100%lịch sử giai đoạn được lưu giữ
Hành trình dịch vụ
- 01Yêu cầu
- 02Kiểm tra hợp lệ
- 03Phân công
- 04Thực hiện
- 05Xét duyệt
- 06Thực hiện
- 07Xác nhận
Thiết kế ngược từ kết quả người yêu cầu cần nhận
Số hóa phát huy hiệu quả khi mỗi bước nội bộ giúp hành trình của người dùng bên ngoài rõ ràng hơn, nhanh hơn hoặc đáng tin cậy hơn.
Xác nhận tiếp nhận và làm rõ kỳ vọng
Cung cấp mã hồ sơ, trạng thái hiện tại, mục tiêu dịch vụ và yêu cầu rõ ràng về thông tin cần bổ sung.
Hoàn tất trọn vẹn
Gửi quyết định hoặc kết quả dịch vụ, đồng thời lưu xác nhận, minh chứng và kênh xử lý yêu cầu tiếp theo hoặc tranh chấp.
Trải nghiệm đơn giản bên ngoài, công việc có kiểm soát bên trong
Người yêu cầu thấy tiến độ; các nhóm thấy chi tiết cần thiết để tạo ra tiến độ đó.
Trải nghiệm bên ngoài
Một lần tiếp nhận, trạng thái dễ hiểu, câu hỏi đúng trọng tâm, cập nhật kịp thời và kết quả cuối cùng giúp người yêu cầu biết bước tiếp theo.
Vận hành nội bộ
Hàng đợi theo vai trò, hồ sơ liên kết, tác vụ song song, phê duyệt, mã ngoại lệ, minh chứng, nhật ký tự động hóa và chỉ số vận hành.
Chuyển giao trách nhiệm mà vẫn giữ đầy đủ hồ sơ
Quy trình số cần làm rõ người phụ trách tiếp theo và điều kiện tiếp nhận tại mỗi điểm bàn giao.
Công việc được tiếp nhận
Nhóm nhận việc xác nhận hồ sơ có đủ thông tin và thời hạn khả thi trước khi tiếp tục tính thời gian dịch vụ.
Công việc bị trả lại
Yêu cầu thiếu thông tin được trả lại kèm lý do, người phụ trách và hành động tiếp theo cụ thể thay vì một email trả lời chung chung.
Công việc song song
Các tác vụ pháp lý, tài chính, vận hành hoặc kỹ thuật độc lập vẫn được theo dõi rõ ràng mà không bị ép vào trình tự nối tiếp không cần thiết.
Công việc được chuyển cấp
Hồ sơ có nguy cơ trễ hạn hoặc đã vi phạm thời hạn được đưa vào hàng đợi của quản lý, kèm thời gian tồn đọng, vướng mắc, tác động và biện pháp khắc phục.
Dùng biểu mẫu di động cho bước tại hiện trường, thay vì thu nhỏ bảng điều khiển máy tính
Người dùng tại hiện trường cần tác vụ đúng trọng tâm với số trường tối thiểu để chuyển hồ sơ sang bước tiếp theo một cách an toàn.
Cập nhật tại chỗ
Ghi nhận thời điểm đến, công việc đã thực hiện, kết quả, minh chứng, vướng mắc và hành động tiếp theo cần làm bằng điện thoại.
Quét mã và nhận diện
Dùng mã để tìm đúng hồ sơ, tài sản, mặt hàng hoặc địa điểm trước khi cập nhật bản ghi.
Phương án khi mất kết nối
Quy định cách xử lý khi bước quy trình không kết nối được với hệ thống, bao gồm đối soát sau đó và kiểm soát trùng lặp.
Gắn tốc độ vận hành với chất lượng dịch vụ
Tối ưu để đạt kết quả đáng tin cậy thay vì chỉ tăng số tác vụ đi qua hệ thống.
Thời gian đến khi có người phụ trách đầu tiên
Đo thời gian để một yêu cầu hợp lệ đến được người chịu trách nhiệm về hành động tiếp theo.
Thời gian chờ của người yêu cầu
Phân biệt thời gian xử lý nội bộ với khoảng thời gian người yêu cầu phải chờ mà không nhận được cập nhật hữu ích.
Trả lại và gửi lại
Tìm các câu hỏi tiếp nhận chưa rõ, khoảng trống chính sách và bước bàn giao gây trao đổi qua lại không cần thiết.
Kết quả đã được xác nhận
Đo dịch vụ đã hoàn tất mà người nhận có thể xác minh, không chỉ tác vụ được đánh dấu xong.
Triển khai một hành trình liền mạch trước khi số hóa mọi biến thể
Một đợt triển khai có phạm vi tập trung nhưng bao quát từ đầu đến cuối cung cấp căn cứ tốt hơn hàng chục biểu mẫu rời rạc.
Thử nghiệm
Dùng một loại yêu cầu, một nhóm nhỏ người tham gia, các ngoại lệ điển hình và số liệu cơ sở rõ ràng.
Ổn định
Khắc phục câu hỏi chưa rõ, khoảng trống trách nhiệm, thông báo dư thừa và vấn đề khôi phục sau ngoại lệ trước khi tăng khối lượng xử lý.
Mở rộng
Chỉ bổ sung các loại yêu cầu liên quan khi chúng thực sự dùng chung dữ liệu, vai trò, vòng đời và chỉ số.
Những điều các nhóm cần biết trước khi số hóa hành trình dịch vụ
Tự động hóa quy trình số là gì?+
Tự động hóa quy trình số chuyển hành trình của khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp hoặc người dân thành hồ sơ số liên kết. Giải pháp điều phối việc tiếp nhận tự phục vụ, tác vụ nội bộ, quyết định, tích hợp, ngoại lệ, trao đổi thông tin và minh chứng cung cấp dịch vụ từ đầu đến cuối.
Một biểu mẫu số đã đủ để tự động hóa quy trình chưa?+
Chưa. Biểu mẫu có thể tiếp nhận thông tin khởi tạo, nhưng quy trình còn cần người phụ trách, phân luồng, quy tắc thời hạn, quyết định, khắc phục ngoại lệ, thông báo trạng thái, hồ sơ liên kết và kết quả cuối cùng đo lường được.
Những quy trình dịch vụ nào phù hợp để tự động hóa?+
Quy trình phù hợp có yêu cầu lặp lại, nhiều lần bàn giao, thời gian chờ đáng kể, kết quả rõ ràng và đủ biến thể để cần quy tắc cùng xử lý ngoại lệ, nhưng không hoàn toàn phi cấu trúc.
Nhóm dịch vụ có thể thay đổi gì trong Jodoo mà không phải chờ đội phát triển?+
Quản trị viên dịch vụ được cấp quyền có thể điều chỉnh trường tiếp nhận, câu hỏi có điều kiện, chế độ xem theo vai trò, phân luồng, lời nhắc, bảng điều khiển SLA và nhiều quy tắc vận hành mà không cần viết mã. Cần kiểm thử thay đổi với hồ sơ thông thường, bị trả lại, quá hạn và có ngoại lệ trước khi phát hành.
Làm sao tránh trải nghiệm di động kém?+
Cung cấp cho người tham gia trên di động một biểu mẫu tác vụ riêng, nhãn ngắn gọn, loại trường phù hợp, ít dữ liệu bắt buộc và điều kiện hoàn tất rõ ràng. Thu nhỏ bảng điều khiển quản lý không tạo nên một luồng công việc phù hợp với di động.
Sử dụng sản phẩm đang hoạt động
Khám phá ứng dụng quy trình sốTheo dõi rõ một hành trình dịch vụ từ yêu cầu đến khi xác nhận bàn giao
Dùng hồ sơ mẫu, tác vụ di động, luồng quyết định và chế độ xem SLA để thiết kế quy trình số dễ hiểu và dễ vận hành.