Ví dụ tự động hóa thực tiễn
Ví dụ tự động hóa quy trình trong công việc thực tế
Xem cách mỗi ví dụ đưa yêu cầu từ lúc khởi tạo đến kết quả được xác nhận, bao gồm quyết định của con người, tự động hóa, ngoại lệ và chỉ số, thay vì chỉ liệt kê tác vụ.
Một biểu mẫu hoặc bước phê duyệt có thể phục vụ những công việc rất khác nhau. Bắt đầu từ kết quả nhóm cần bàn giao và sự cố cần khắc phục, rồi chọn hồ sơ, vai trò và tự động hóa mà ứng dụng cần.
Bắt đầu với gói Free của Jodoo dành cho tối đa năm người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
- 8 ví dụ theo bộ phận và kết quả
- Tách rõ phán đoán của con người và tự động hóa
- Mỗi ví dụ đều có nhánh ngoại lệ và khắc phục
- Chỉ số gắn với kết quả nghiệp vụ đã hoàn tất
8ví dụ quy trình thực tiễn6quyết định thiết kế cần đưa ra1ứng dụng Jodoo với dữ liệu liên kết
Cách các ví dụ hoạt độngChọn một bước để xem bước đó đóng góp gì cho quy trình.
01Yếu tố khởi tạo+
Sự kiện hoặc yêu cầu khởi đầu công việc có trách nhiệm rõ ràng.
02Bối cảnh+
Hồ sơ, minh chứng và chính sách cần có trước khi công việc có thể tiếp tục an toàn.
03Thực hiện+
Hành động của con người và hệ thống tự động đưa hồ sơ tiến tới hoàn tất.
04Quyết định+
Lựa chọn theo quy tắc hoặc được người có thẩm quyền đưa ra để xác định bước tiếp theo.
05Ngoại lệ+
Tình huống đi lệch luồng thông thường, có người phụ trách được chỉ định và nhánh khắc phục.
06Kết quả+
Kết quả đã hoàn tất mà người nhận hoặc chủ quy trình có thể xác nhận.
07Chỉ số+
Các chỉ số về thời gian, chất lượng, làm lại, ngoại lệ và dịch vụ cần cải thiện.
Bắt đầu từ kết quả thường bị bỏ sót khi bàn giao giữa các nhóm
Giúp các nhóm tham gia cùng theo dõi rõ kết quả dịch vụ
Các quy trình này bắt đầu bằng yêu cầu nhưng chỉ tạo ra giá trị khi người nhận có được kết quả hữu ích và đã xác nhận.
Tiếp nhận và triển khai cho khách hàng mới
Điều phối thông tin đã gửi, kiểm tra, thiết lập tài khoản, đào tạo, ngoại lệ, nghiệm thu đưa vào sử dụng và thời gian để khách hàng nhận được giá trị đầu tiên.
Giải quyết vấn đề của khách hàng
Liên kết vấn đề, công việc chẩn đoán, phê duyệt, cập nhật cho khách hàng, hành động khắc phục, xác nhận và dữ liệu về việc tái diễn.
Kiểm soát chi tiêu mà vẫn theo dõi đầy đủ công việc trước và sau phê duyệt
Phê duyệt là một quyết định trong quy trình lớn hơn, bắt đầu từ nhu cầu và kết thúc khi giá trị nhận được đã được đối soát.
Từ yêu cầu mua sắm đến hoàn tất đáp ứng
Kết nối yêu cầu, kiểm tra ngân sách và chính sách, chọn nhà cung cấp, phê duyệt, thực hiện mua hàng, nhận hàng, ngoại lệ và đóng hồ sơ.
Giải quyết ngoại lệ hóa đơn
Đối chiếu đơn đặt hàng, chứng từ nhận hàng và hóa đơn; phân loại chênh lệch, giao người điều tra, phê duyệt phương án giải quyết, ghi nhận kết quả vào hệ thống và đo lường các nguyên nhân tái diễn.
Tạo hành trình nhân viên thay vì một danh sách việc trong hộp thư của ai đó
Quy trình nhân sự cần phân định trách nhiệm giữa HR, quản lý, IT, bộ phận cơ sở vật chất, tài chính và nhân viên.
Tiếp nhận nhân viên mới
Điều phối dữ liệu trước ngày nhận việc, các bước kiểm tra, thiết bị, quyền truy cập, đào tạo, công tác chuẩn bị của quản lý, xác nhận ngày đầu và chuyển cấp công việc chưa hoàn tất.
Đào tạo và xác nhận năng lực
Kết nối yêu cầu theo vai trò, phân công đào tạo, minh chứng, đánh giá, quyết định của cấp quản lý, thời hạn hiệu lực, đào tạo lại và điều kiện bố trí công việc.
Xử lý xuyên suốt các sự việc tại hiện trường theo quy trình có kiểm soát
Thu thập dữ liệu trên di động là cần thiết, nhưng giá trị nằm ở việc liên kết điều tra, quyết định, hành động và xác minh.
Sự không phù hợp về chất lượng
Ghi nhận vấn đề, khoanh vùng tác động, đánh giá phương án xử lý, điều tra nguyên nhân, giao hành động, xác minh hiệu quả và cho phép sử dụng hoặc đóng hồ sơ.
Sự cố an toàn và mối nguy
Ghi nhận sự việc, bảo vệ con người, phân loại mức độ nghiêm trọng, điều tra, phê duyệt công việc khắc phục, xác minh biện pháp kiểm soát và chia sẻ bài học.
Kết nối công việc phân tán để tạo một kết quả dịch vụ có trách nhiệm rõ ràng
Yêu cầu, tài sản, địa điểm, kỹ thuật viên, minh chứng và xác nhận của người nhận cần nằm trong cùng bối cảnh quy trình.
Ngoại lệ dịch vụ hiện trường
Lên lịch công việc, xác nhận điều kiện tiếp cận, ghi nhận phát hiện bằng thiết bị di động, yêu cầu phụ tùng hoặc quyết định, tháo gỡ vướng mắc, hoàn tất dịch vụ và nghiệm thu.
Yêu cầu dịch vụ nội bộ
Kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu, giao đúng nhóm, điều phối tác vụ phụ thuộc, thông báo trạng thái, bàn giao kết quả và ghi nhận mức độ hài lòng.
Giữ các yếu tố cốt lõi, rồi điều chỉnh luồng xử lý theo công việc
Tiếp nhận khách hàng mới, tranh chấp hóa đơn, kiểm tra và yêu cầu thay đổi cần hồ sơ cùng vai trò khác nhau. Giữ rõ yếu tố khởi tạo, người phụ trách, cách xử lý ngoại lệ và tiêu chí hoàn tất, rồi dùng các trường và ngôn ngữ quen thuộc với từng nhóm.
Cần hoàn tất điều gì?
Xác định yêu cầu hoặc hồ sơ được liên kết xuyên suốt từ đầu đến cuối và minh chứng xác nhận kết quả.
Luồng thông thường có thể gặp lỗi ở đâu?
Xác định tình huống thiếu thông tin, xung đột chính sách, lỗi hệ thống, hạn chế năng lực đáp ứng, trả lại, hủy và chuyển cấp.
Mỗi nhóm có thể thay đổi gì?
Tách các quyết định cần kiểm soát khỏi trường, chế độ xem, thông báo và quy tắc mà người phụ trách nghiệp vụ đã được đào tạo có thể cập nhật an toàn.
Cách điều chỉnh ví dụ mà không sao chép quy trình không phù hợp
Những ví dụ phổ biến về tự động hóa quy trình nghiệp vụ là gì?+
Ví dụ phổ biến gồm tiếp nhận khách hàng mới, quy trình từ mua sắm đến đáp ứng, ngoại lệ hóa đơn, tiếp nhận nhân viên mới, quản lý năng lực, sự không phù hợp về chất lượng, xử lý xuyên suốt sự cố an toàn, ngoại lệ dịch vụ hiện trường và cung cấp dịch vụ nội bộ.
Điều gì làm nên một ví dụ quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh?+
Một ví dụ hoàn chỉnh có yếu tố khởi tạo, yêu cầu hoặc hồ sơ, bối cảnh, người phụ trách, giai đoạn công việc, quyết định, tự động hóa, khắc phục ngoại lệ, tiêu chí hoàn tất rõ ràng, minh chứng và chỉ số kết quả. Một thông báo hoặc lần sao chép dữ liệu riêng lẻ chỉ là một tác vụ tự động.
Một ứng dụng có thể hỗ trợ nhiều quy trình liên quan không?+
Có, khi các quy trình dùng chung hồ sơ, vai trò, cơ chế kiểm soát vòng đời và nhu cầu báo cáo. Cần thể hiện rõ kết quả và ngoại lệ riêng biệt thay vì ép công việc không liên quan vào một danh sách trạng thái chung.
Nhóm nên chọn ví dụ tự động hóa nào trong số này?+
Bắt đầu với ví dụ gần nhất với kết quả, người tham gia, hồ sơ, quyết định, ngoại lệ và chỉ số mà nhóm phụ trách. Sau đó điều chỉnh yếu tố khởi tạo, trường, vai trò, giai đoạn và tiêu chí hoàn tất thay vì sao chép nguyên luồng công việc của phòng ban khác.
Các nhóm có thể điều chỉnh một thiết kế Jodoo cho nhiều phòng ban không?+
Có, khi các quy trình thực sự dùng chung hồ sơ, vai trò, cơ chế kiểm soát vòng đời và nhu cầu báo cáo. Quản trị viên nghiệp vụ có thể điều chỉnh trường, chế độ xem, thông báo và quy tắc, đồng thời duy trì kiểm soát quyết định và yêu cầu kiểm tra.
Sử dụng sản phẩm đang hoạt động
Khám phá ứng dụng mẫu có sẵn dữ liệuChọn một ví dụ và mô hình hóa các ngoại lệ thực tế
Mở ứng dụng mẫu để xem cách một hệ thống liên kết hỗ trợ hồ sơ, công việc trên di động, quyết định có trách nhiệm rõ ràng, hàng đợi khắc phục và kết quả đo lường được.