Tạo một nhóm hợp nhất cho các bản ghi hóa đơn liên quan trước khi rà soát.
Mẫu Trình theo dõi hợp nhất hóa đơn
Chuẩn bị nhiều bản ghi hóa đơn để rà soát với các nhóm hợp nhất rõ ràng, chứng từ nguồn, khoảng trống xác thực, trạng thái, người phụ trách và bàn giao để rà soát.
Được xây dựng cho đội ngũ tài chính và vận hành công nợ phải trả cần một bản ghi hợp nhất trước khi rà soát nhất quán.
Tùy chỉnh các trường dữ liệu hóa đơn, giai đoạn hợp nhất, hàng đợi người phụ trách và chế độ xem vận hành trong Jodoo App Builder. Xem trước quy trình Trình theo dõi hợp nhất hóa đơn đang hoạt động, rồi tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Trình theo dõi hợp nhất hóa đơn giúp đội ngũ tài chính và vận hành công nợ phải trả nhóm nhiều bản ghi hóa đơn trước khi rà soát. Công cụ này giúp hiển thị chứng từ nguồn, ngữ cảnh nhà cung cấp và kỳ, tổng giá trị, khoảng trống xác thực, người phụ trách hợp nhất và trạng thái bàn giao mà không đưa ra tư vấn thuế hoặc kế toán, không đóng vai trò là hệ thống ERP, không cung cấp hướng dẫn ghi nhận doanh thu và không đảm nhiệm trách nhiệm phê duyệt hóa đơn.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Ghi lại tham chiếu hóa đơn, chứng từ nguồn, nhà cung cấp, kỳ và tổng giá trị của nhóm.
Đánh dấu chứng từ còn thiếu, khả năng trùng lặp hoặc chênh lệch số tiền để theo dõi tiếp.
Đánh dấu nhóm đã hợp nhất là sẵn sàng và bàn giao cho hàng đợi rà soát phù hợp.
Tách biệt khâu chuẩn bị khỏi việc phê duyệt hóa đơn, chính sách kế toán, tư vấn thuế, trách nhiệm ERP và ghi nhận doanh thu.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Nhóm hợp nhất
Ghi nhận mục đích của nhóm, nhà cung cấp, kỳ, tiền tệ, số lượng hóa đơn, tổng giá trị và các bản ghi nguồn.
Xác thực trước khi rà soát
Theo dõi độ đầy đủ của chứng từ, cờ trùng lặp, chênh lệch, ngoại lệ và hành động của người phụ trách.
Bàn giao để rà soát
Ghi nhận mức độ sẵn sàng, nơi nhận bàn giao, thời điểm bàn giao và ghi chú mà không đảm nhiệm vai trò phê duyệt.
Thành phần bao gồm
- ID nhóm hợp nhất
- Tên nhà cung cấp
- Kỳ hợp nhất
- Tiền tệ
- Tham chiếu hóa đơn
- Chứng từ nguồn
- Số lượng hóa đơn
- Giá trị hợp nhất
- Độ đầy đủ của chứng từ
- Cờ có thể trùng lặp
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Một bản ghi nhóm giúp giữ chứng từ nguồn và ngữ cảnh của các hóa đơn liên quan cùng nhau trước khi rà soát.
- Các trường dữ liệu về độ đầy đủ, trùng lặp và chênh lệch giúp hiển thị rõ khoảng trống xác thực.
- Người phụ trách hợp nhất rõ ràng giúp tránh bỏ sót việc theo dõi tiếp trước khi rà soát.
- Một trạng thái bàn giao riêng biệt giúp giữ ranh giới giữa khâu chuẩn bị và phê duyệt.
- Chuẩn hóa các lần bàn giao lặp lại để đội ngũ có thể xử lý vấn đề mà không mất ngữ cảnh.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Nhóm hợp nhất hóa đơn
Ghi nhận và rà soát các bản ghi theo thời gian thực trong Nhóm hợp nhất hóa đơn với những trường dữ liệu được dùng trong quy trình này.
Hàng đợi xác thực hóa đơn
Rà soát Hàng đợi xác thực hóa đơn với trạng thái theo thời gian thực, người phụ trách, danh mục và ngữ cảnh theo dõi tiếp.
Tổng quan trạng thái hợp nhất
Theo dõi Tổng quan trạng thái hợp nhất với tổng giá trị theo thời gian thực, phân bổ trạng thái, danh mục và hành động tiếp theo.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Một nhân viên vận hành công nợ phải trả (AP) tạo một nhóm hợp nhất cho các bản ghi hóa đơn liên quan.
Tham chiếu hóa đơn, chứng từ nguồn, nhà cung cấp, kỳ, tiền tệ, số lượng và số tiền được ghi nhận.
Người phụ trách kiểm tra độ đầy đủ của chứng từ và đánh dấu khả năng trùng lặp, chênh lệch hoặc các ngoại lệ khác.
Các ngoại lệ được xử lý hoặc ghi nhận cho đến khi nhóm sẵn sàng để rà soát.
Nhóm đã được chuẩn bị sẽ được bàn giao cho một hàng đợi rà soát cùng với nơi nhận, thời điểm và ghi chú.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Trình theo dõi hợp nhất hóa đơn nên bao gồm những gì?
Nên bao gồm ID nhóm, nhà cung cấp, kỳ, tham chiếu hóa đơn, chứng từ nguồn, số lượng, tổng giá trị, mức độ đầy đủ, cờ trùng lặp và chênh lệch, ngoại lệ, người phụ trách, trạng thái và bàn giao để rà soát.
Trình theo dõi này có phê duyệt hóa đơn không?
Không. Công cụ này chuẩn bị và bàn giao các bản ghi hóa đơn đã hợp nhất trước khi rà soát; việc phê duyệt vẫn là một trách nhiệm riêng.
Đây có phải là hệ thống ERP hoặc kế toán không?
Không. Đây là một trình theo dõi chuyên biệt cho vận hành công nợ phải trả và không cung cấp vai trò ERP, chính sách kế toán, tư vấn thuế hoặc hướng dẫn ghi nhận doanh thu.
Mẫu theo dõi hợp nhất hóa đơn này bao gồm những gì?
Mẫu này bao gồm các bản ghi theo dõi, chế độ xem trạng thái theo thời gian thực và nhắc việc để đội ngũ có thể theo dõi việc hợp nhất hóa đơn và xử lý công việc tồn đọng lâu ngày nhanh hơn.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.