Người yêu cầu gửi chi tiết yêu cầu hóa đơn với đủ ngữ cảnh để được rà soát nhanh hơn.
Mẫu yêu cầu hóa đơn
Giúp đội ngũ tiếp nhận yêu cầu hóa đơn gọn gàng hơn, phân công người phụ trách sớm và theo dõi tiến độ rõ ràng sau khi gửi.
Được xây dựng cho đội ngũ tài chính và vận hành cần làm rõ thông tin người thụ hưởng, tham chiếu hóa đơn và người phụ trách AP trước khi bắt đầu rà soát.
Tùy chỉnh các trường dữ liệu yêu cầu, quy tắc định tuyến, bước phê duyệt và cập nhật trạng thái để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước mẫu yêu cầu hóa đơn, sau đó điều chỉnh phần tiếp nhận, định tuyến và chế độ xem trạng thái cho phù hợp với đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Tài chính, vận hành và người yêu cầu sử dụng mẫu này để gửi yêu cầu hóa đơn trước khi AP rà soát và lên lịch thanh toán. Điểm chậm thường gặp là thông tin hóa đơn được gửi đến nhưng không đủ ngữ cảnh để xác định người phụ trách hoặc theo dõi tiếp. Mẫu yêu cầu này giúp hiển thị rõ thông tin người thụ hưởng, người phụ trách yêu cầu và trạng thái rà soát để AP có thể bắt đầu xử lý mà không cần tổng hợp lại yêu cầu từ đầu.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người phụ trách phân loại các yêu cầu mới và theo dõi mục nào cần xử lý tiếp theo.
Quản lý theo dõi khối lượng yêu cầu, điểm nghẽn và hoạt động theo dõi tiếp của người yêu cầu trong toàn đội ngũ.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận yêu cầu hóa đơn.
Thu thập chi tiết hóa đơn, tài liệu hỗ trợ và định tuyến người phụ trách trước khi bản ghi chuyển sang bước rà soát hoặc xử lý tiếp theo.
Tiếp nhận yêu cầu và theo dõi tiếp với người yêu cầu.
Ghi nhận chi tiết yêu cầu, định tuyến người phụ trách và hiển thị rõ các cập nhật cho người yêu cầu sau khi gửi.
Cập nhật trạng thái và cộng tác.
Chia sẻ bình luận, lời nhắc và thay đổi trạng thái trong cùng một bản ghi thay vì qua các chuỗi email riêng lẻ.
Khả năng theo dõi yêu cầu hóa đơn.
Tìm kiếm yêu cầu hóa đơn theo trạng thái, người phụ trách, ngày và hành động tiếp theo để phục vụ báo cáo và theo dõi tiếp.
Thành phần bao gồm
- Yêu cầu hóa đơn
- Nhật ký theo dõi tiếp của Người yêu cầu
- Danh sách Yêu cầu hóa đơn
- Hàng đợi Yêu cầu đang mở
- Hàng đợi Trạng thái của Người yêu cầu
- Thông báo cho Người phụ trách
- Thông báo cập nhật cho Người yêu cầu
- Nhắc nhở gửi yêu cầu
- Nhắc nhở trạng thái
- Người yêu cầu
- Người phê duyệt
- Người phụ trách vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Mang đến cho người yêu cầu một nơi duy nhất để gửi yêu cầu hóa đơn cùng ngữ cảnh mà người rà soát cần ngay từ đầu.
- Chuyển từng mục đến đúng người phụ trách, hiển thị rõ trạng thái và giảm trao đổi qua lại sau khi gửi.
- Lưu quyết định, bình luận và lịch sử theo dõi tiếp gắn với yêu cầu cho đến khi hoàn tất.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách Yêu cầu hóa đơn.
Rà soát các yêu cầu hóa đơn theo người yêu cầu, người phụ trách, trạng thái và hành động tiếp theo từ một danh sách có thể tìm kiếm.
Yêu cầu hóa đơn.
Thu thập chi tiết hóa đơn, tài liệu hỗ trợ và định tuyến để mỗi yêu cầu sẵn sàng cho việc rà soát, chuyển xử lý và theo dõi tiếp.
Hàng đợi Trạng thái của Người yêu cầu.
Rà soát các yêu cầu hóa đơn mới theo người phụ trách, trạng thái và hành động tiếp theo từ một hàng đợi dùng chung.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người yêu cầu gửi yêu cầu hóa đơn với các chi tiết mà người phụ trách cần để rà soát hoặc xử lý mục đó.
Người phụ trách được phân công sẽ rà soát nội dung gửi lên, yêu cầu cập nhật khi cần và chuyển yêu cầu sang đúng trạng thái.
Hàng đợi, lời nhắc và bình luận giúp người yêu cầu và người rà soát luôn thống nhất về mục nào đang chờ xử lý, đã được phê duyệt hoặc đang bị chặn.
Các yêu cầu đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo, kiểm toán và theo dõi tiếp trong tương lai.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu yêu cầu hóa đơn này bao gồm những gì?
Mẫu này kết hợp các bản ghi yêu cầu như Yêu cầu hóa đơn và Nhật ký theo dõi tiếp của Người yêu cầu, các chế độ xem hàng đợi như Danh sách Yêu cầu hóa đơn, Hàng đợi Yêu cầu đang mở và Hàng đợi Trạng thái của Người yêu cầu, cùng các tự động hóa như Thông báo cho Người phụ trách và Thông báo cập nhật cho Người yêu cầu, giúp dễ dàng gắn thông tin ngữ cảnh hóa đơn, phân công người phụ trách và trạng thái rà soát thanh toán xuyên suốt từ lúc gửi đến khi rà soát.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể điều chỉnh các trường dữ liệu tiếp nhận, quy tắc định tuyến, nhãn trạng thái và cập nhật cho người yêu cầu dựa trên ngữ cảnh hóa đơn, phân công người phụ trách và trạng thái rà soát thanh toán.
Đội ngũ có thể sử dụng trên thiết bị di động không?
Có. Người yêu cầu và người phụ trách có thể cập nhật ngữ cảnh hóa đơn, phân công người phụ trách và trạng thái rà soát thanh toán trên thiết bị di động, để yêu cầu vẫn tiếp tục được xử lý ngay cả khi không ai ngồi tại bàn làm việc.
Người yêu cầu và người phụ trách có thể xem cập nhật trạng thái ở cùng một nơi không?
Có. Người yêu cầu và người phụ trách có thể xem ngữ cảnh hóa đơn, phân công người phụ trách và trạng thái rà soát thanh toán ở cùng một nơi, nhờ đó dễ biết mục nào đã sẵn sàng để rà soát và mục nào vẫn cần theo dõi tiếp.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này phù hợp cho bộ phận tài chính, vận hành và người yêu cầu cần thu thập các yêu cầu hóa đơn đến trước khi AP rà soát và lên lịch thanh toán.
AI có thể giúp điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình theo cách bạn thu thập các yêu cầu hóa đơn đến trước khi AP rà soát và lên lịch thanh toán.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.