Đội ngũ vận hành theo dõi công việc trên các bản ghi công nợ phải trả đang hoạt động theo người phụ trách, trạng thái và ngày đến hạn.
Mẫu trình theo dõi công nợ phải trả
Dùng mẫu theo dõi vận hành AP cho tuổi nợ hóa đơn, vướng mắc hạch toán, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ và mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.
Được xây dựng cho đội ngũ công nợ phải trả cần theo dõi hóa đơn nhà cung cấp, ngày đến hạn, trạng thái hạch toán, điểm nghẽn phê duyệt và thời điểm giải ngân trong một không gian làm việc theo thời gian thực.
Tùy chỉnh trạng thái, chế độ xem theo người phụ trách, quy tắc tuổi nợ, bảng tổng quan và cảnh báo để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước mẫu trình theo dõi công nợ phải trả, sau đó điều chỉnh hàng đợi tuổi nợ AP, lý do tạm giữ, chế độ xem đợt thanh toán và cảnh báo cho người phụ trách theo nhu cầu của đội ngũ.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Đội ngũ công nợ phải trả dùng mẫu này như một trung tâm kiểm soát vận hành sau khi hóa đơn vào AP và trước khi thanh toán được giải ngân. Mẫu theo dõi nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, trạng thái hạch toán, trạng thái phê duyệt, đợt thanh toán, người phụ trách ngoại lệ và lý do tạm giữ để AP tách hóa đơn thông thường khỏi các mục đang bị chặn và xử lý điểm nghẽn trước khi việc chi trả bị chậm.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Quản lý phát hiện các mục quá hạn, ngoại lệ và công việc theo dõi tiếp bị đình trệ trước khi tồn đọng tăng lên.
Người phụ trách quy trình duy trì một trình theo dõi có thể tìm kiếm thay vì phải lập lại báo cáo trạng thái từ nhiều công cụ khác nhau.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Sổ đăng ký hóa đơn AP với nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền và ngày đến hạn.
Sổ đăng ký hóa đơn AP với nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền và ngày đến hạn trong một mẫu Jodoo theo thời gian thực để đội ngũ có thể xem lại trạng thái, người phụ trách, ngoại lệ và hành động tiếp theo mà không cần dựng lại bảng tính.
Theo dõi trạng thái hạch toán, trạng thái phê duyệt, lý do tạm giữ và người phụ trách ngoại lệ.
Theo dõi trạng thái hạch toán, trạng thái phê duyệt, lý do tạm giữ và người phụ trách ngoại lệ trong một mẫu Jodoo theo thời gian thực để đội ngũ có thể xem lại trạng thái, người phụ trách, ngoại lệ và hành động tiếp theo mà không cần dựng lại bảng tính.
Hàng đợi mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.
Hàng đợi mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán trong một mẫu Jodoo theo thời gian thực để đội ngũ có thể xem lại trạng thái, người phụ trách, ngoại lệ và hành động tiếp theo mà không cần dựng lại bảng tính.
Thành phần bao gồm
- Sổ đăng ký hóa đơn AP
- Nhật ký rà soát hạch toán và tạm giữ
- Hàng đợi sẵn sàng cho đợt thanh toán
- Hàng đợi người phụ trách ngoại lệ
- Bảng tổng quan tuổi nợ AP
- Cảnh báo lý do tạm giữ
- Thông báo cho người phụ trách
- Nhắc nhở khi trạng thái bị lệch
- Cảnh báo theo dõi tiếp cho người phụ trách
- Nhắc nhở trạng thái
- Thành viên
- Quản lý
- Người phụ trách quy trình
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giữ mọi bản ghi công nợ phải trả trong một hàng đợi trực tiếp với người phụ trách, ngày tháng và trạng thái hiện tại.
- Làm rõ công việc quá hạn, các đợt theo dõi tiếp bị đình trệ và tồn đọng trước khi mức dịch vụ bị ảnh hưởng.
- Cung cấp cho quản lý bản ghi có thể tìm kiếm về khối lượng công việc, hành động tiếp theo và lịch sử hoàn thành.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách theo dõi công nợ phải trả.
Xem nhanh người phụ trách hóa đơn, lý do tạm giữ, ngày đến hạn và trạng thái giải ngân trong một hàng đợi công việc AP duy nhất.
Trình theo dõi công nợ phải trả.
Giữ các bản ghi công nợ phải trả luôn hiển thị với các trường dữ liệu, lịch sử trạng thái và hành động tiếp theo mà đội ngũ sử dụng hằng ngày.
Bảng tổng quan theo dõi.
Theo dõi tồn đọng, tuổi nợ và tiến độ xử lý từ một bảng tổng quan duy nhất.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Đội ngũ tạo hoặc cập nhật bản ghi công nợ phải trả khi công việc đi vào quy trình.
Người phụ trách xử lý từ các danh sách và hàng đợi trực tiếp hiển thị trạng thái, ngày đến hạn và hành động tiếp theo cần thực hiện.
Quản lý xem lại tuổi nợ, tồn đọng và các mục bị đình trệ để có thể phân bổ lại công việc trước khi chậm trễ lan rộng.
Các bản ghi đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo, kiểm toán và cải tiến quy trình.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu trình theo dõi công nợ phải trả này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm sổ đăng ký hóa đơn AP, nhật ký rà soát hạch toán và tạm giữ, hàng đợi sẵn sàng cho đợt thanh toán, hàng đợi người phụ trách ngoại lệ, bảng tổng quan tuổi nợ AP và các lời nhắc để đội ngũ tài chính có thể quản lý hóa đơn nhà cung cấp trước khi thanh toán được thực hiện.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu được theo dõi, hàng đợi người phụ trách, quy tắc tuổi nợ, bảng tổng quan và lời nhắc xoay quanh hóa đơn quá hạn, các mục bị chặn và mức độ sẵn sàng thanh toán.
Đội ngũ có thể dùng trên thiết bị di động không?
Có. Người phụ trách và quản lý có thể xem lại hóa đơn quá hạn, các mục bị chặn và mức độ sẵn sàng thanh toán, cập nhật theo dõi tiếp và giữ cho hàng đợi luôn vận hành trên thiết bị di động.
Quản lý có thể theo dõi người phụ trách, tuổi nợ và công việc bị đình trệ không?
Có. Quản lý có thể thấy hóa đơn quá hạn, các mục bị chặn và mức độ sẵn sàng thanh toán, nhờ đó dễ can thiệp hơn trước khi trễ hạn hoặc hàng đợi bị đình trệ.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này hữu ích cho đội ngũ công nợ phải trả, tài chính và vận hành cần theo dõi công việc công nợ phải trả theo người phụ trách hóa đơn, ngày đến hạn, khoản tạm giữ thanh toán và các đợt giải ngân sắp tới.
AI có thể hỗ trợ điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh các trường dữ liệu, bảng tổng quan, lời nhắc và các bước quy trình theo cách bạn theo dõi công việc công nợ phải trả theo người phụ trách hóa đơn, ngày đến hạn, khoản tạm giữ thanh toán và các đợt giải ngân sắp tới.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Bộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
Hướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này
Hướng dẫn
Hướng dẫn danh sách kiểm tra phê duyệt hóa đơn và công nợ phải trả
Lập kế hoạch cho các trường dữ liệu phê duyệt hóa đơn, các bước rà soát AP, lý do tạm giữ, bằng chứng hạch toán và trạng thái sẵn sàng thanh toán trước khi mở mẫu.
Cẩm nangCẩm nang yêu cầu thanh toán và kiểm soát phát hành ACH
Lập kế hoạch các trường dữ liệu cho yêu cầu thanh toán, các bước rà soát ACH, bằng chứng phê duyệt, mức độ sẵn sàng phát hành và theo dõi tiếp trước khi mở một mẫu tài chính.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.