Mẫu trình theo dõi công nợ phải trả

Dùng mẫu theo dõi vận hành AP cho tuổi nợ hóa đơn, vướng mắc hạch toán, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ và mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.

Xem trước mẫu trực tiếpDùng mẫu

Được xây dựng cho đội ngũ công nợ phải trả cần theo dõi hóa đơn nhà cung cấp, ngày đến hạn, trạng thái hạch toán, điểm nghẽn phê duyệt và thời điểm giải ngân trong một không gian làm việc theo thời gian thực.

Tùy chỉnh trạng thái, chế độ xem theo người phụ trách, quy tắc tuổi nợ, bảng tổng quan và cảnh báo để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước mẫu trình theo dõi công nợ phải trả, sau đó điều chỉnh hàng đợi tuổi nợ AP, lý do tạm giữ, chế độ xem đợt thanh toán và cảnh báo cho người phụ trách theo nhu cầu của đội ngũ.

Quy trình tương tácXem trước chính

Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp

Tổng quan

Mẫu này giúp bạn quản lý gì

Đội ngũ công nợ phải trả dùng mẫu này như một trung tâm kiểm soát vận hành sau khi hóa đơn vào AP và trước khi thanh toán được giải ngân. Mẫu theo dõi nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, trạng thái hạch toán, trạng thái phê duyệt, đợt thanh toán, người phụ trách ngoại lệ và lý do tạm giữ để AP tách hóa đơn thông thường khỏi các mục đang bị chặn và xử lý điểm nghẽn trước khi việc chi trả bị chậm.

Phù hợp với ai

Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này

Đội ngũ vận hành theo dõi công việc trên các bản ghi công nợ phải trả đang hoạt động theo người phụ trách, trạng thái và ngày đến hạn.

Quản lý phát hiện các mục quá hạn, ngoại lệ và công việc theo dõi tiếp bị đình trệ trước khi tồn đọng tăng lên.

Người phụ trách quy trình duy trì một trình theo dõi có thể tìm kiếm thay vì phải lập lại báo cáo trạng thái từ nhiều công cụ khác nhau.

Bao gồm những gì

Các quy trình và thành phần có trong mẫu này

Quy trình chính

Sổ đăng ký hóa đơn AP với nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền và ngày đến hạn.

Sổ đăng ký hóa đơn AP với nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền và ngày đến hạn trong một mẫu Jodoo theo thời gian thực để đội ngũ có thể xem lại trạng thái, người phụ trách, ngoại lệ và hành động tiếp theo mà không cần dựng lại bảng tính.

Theo dõi trạng thái hạch toán, trạng thái phê duyệt, lý do tạm giữ và người phụ trách ngoại lệ.

Theo dõi trạng thái hạch toán, trạng thái phê duyệt, lý do tạm giữ và người phụ trách ngoại lệ trong một mẫu Jodoo theo thời gian thực để đội ngũ có thể xem lại trạng thái, người phụ trách, ngoại lệ và hành động tiếp theo mà không cần dựng lại bảng tính.

Hàng đợi mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.

Hàng đợi mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán trong một mẫu Jodoo theo thời gian thực để đội ngũ có thể xem lại trạng thái, người phụ trách, ngoại lệ và hành động tiếp theo mà không cần dựng lại bảng tính.

Thành phần bao gồm

Biểu mẫu

Sổ đăng ký hóa đơn AP
Nhật ký rà soát hạch toán và tạm giữ
Hàng đợi sẵn sàng cho đợt thanh toán

Chế độ xem

Hàng đợi người phụ trách ngoại lệ
Bảng tổng quan tuổi nợ AP
Cảnh báo lý do tạm giữ

Tự động hóa

Thông báo cho người phụ trách
Nhắc nhở khi trạng thái bị lệch
Cảnh báo theo dõi tiếp cho người phụ trách
Nhắc nhở trạng thái

Vai trò

Thành viên nhóm
Quản lý
Người phụ trách quy trình

Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này

Vì sao quy trình này hiệu quả

Giữ mọi bản ghi công nợ phải trả trong một hàng đợi trực tiếp với người phụ trách, ngày tháng và trạng thái hiện tại.
Làm rõ công việc quá hạn, các đợt theo dõi tiếp bị đình trệ và tồn đọng trước khi mức dịch vụ bị ảnh hưởng.
Cung cấp cho quản lý bản ghi có thể tìm kiếm về khối lượng công việc, hành động tiếp theo và lịch sử hoàn thành.

Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới

Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp

Xem trước mẫu

Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính

Accounts Payable Tracker list preview. — Danh sách theo dõi công nợ phải trả.
Xem nhanh người phụ trách hóa đơn, lý do tạm giữ, ngày đến hạn và trạng thái giải ngân trong một hàng đợi công việc AP duy nhất.

Accounts Payable Tracker preview. — Trình theo dõi công nợ phải trả.
Giữ các bản ghi công nợ phải trả luôn hiển thị với các trường dữ liệu, lịch sử trạng thái và hành động tiếp theo mà đội ngũ sử dụng hằng ngày.

Tracking Dashboard preview. — Bảng tổng quan theo dõi.
Theo dõi tồn đọng, tuổi nợ và tiến độ xử lý từ một bảng tổng quan duy nhất.

Cách hoạt động

Từ thiết lập đến triển khai

Đội ngũ tạo hoặc cập nhật bản ghi công nợ phải trả khi công việc đi vào quy trình.

Người phụ trách xử lý từ các danh sách và hàng đợi trực tiếp hiển thị trạng thái, ngày đến hạn và hành động tiếp theo cần thực hiện.

Quản lý xem lại tuổi nợ, tồn đọng và các mục bị đình trệ để có thể phân bổ lại công việc trước khi chậm trễ lan rộng.

Các bản ghi đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo, kiểm toán và cải tiến quy trình.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi thường gặp về mẫu này

Mẫu trình theo dõi công nợ phải trả này bao gồm những gì?

Mẫu bao gồm sổ đăng ký hóa đơn AP, nhật ký rà soát hạch toán và tạm giữ, hàng đợi sẵn sàng cho đợt thanh toán, hàng đợi người phụ trách ngoại lệ, bảng tổng quan tuổi nợ AP và các lời nhắc để đội ngũ tài chính có thể quản lý hóa đơn nhà cung cấp trước khi thanh toán được thực hiện.

Có thể tùy chỉnh trường dữ liệu và quy trình không?

Có. Bạn có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu được theo dõi, hàng đợi người phụ trách, quy tắc tuổi nợ, bảng tổng quan và lời nhắc xoay quanh hóa đơn quá hạn, các mục bị chặn và mức độ sẵn sàng thanh toán.

Đội nhóm có thể sử dụng mẫu trên thiết bị di động không?

Có. Người phụ trách và quản lý có thể xem lại hóa đơn quá hạn, các mục bị chặn và mức độ sẵn sàng thanh toán, cập nhật theo dõi tiếp và giữ cho hàng đợi luôn vận hành trên thiết bị di động.

Quản lý có thể theo dõi người phụ trách, tuổi nợ và công việc bị đình trệ không?

Có. Quản lý có thể thấy hóa đơn quá hạn, các mục bị chặn và mức độ sẵn sàng thanh toán, nhờ đó dễ can thiệp hơn trước khi trễ hạn hoặc hàng đợi bị đình trệ.

Mẫu này phù hợp nhất với những đội nhóm nào?

Mẫu này hữu ích cho đội ngũ công nợ phải trả, tài chính và vận hành cần theo dõi công việc công nợ phải trả theo người phụ trách hóa đơn, ngày đến hạn, khoản tạm giữ thanh toán và các đợt giải ngân sắp tới.

AI có thể hỗ trợ điều chỉnh mẫu này không?

Có. AI có thể giúp điều chỉnh các trường dữ liệu, bảng tổng quan, lời nhắc và các bước quy trình theo cách bạn theo dõi công việc công nợ phải trả theo người phụ trách hóa đơn, ngày đến hạn, khoản tạm giữ thanh toán và các đợt giải ngân sắp tới.

Tình huống sử dụng

Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này

9 mẫu

Hệ thống phê duyệt công tác

Xây dựng hệ thống phê duyệt công tác cho yêu cầu đi công tác, kiểm tra chính sách, xét duyệt của quản lý, tạm ứng công tác, bàn giao hoàn ứng và khả năng theo dõi cho bộ phận tài chính.

Mẫu hoàn trả chi phí đi lại / Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác / Mẫu biểu mẫu yêu cầu tạm ứng công tác 64 mẫu

Kiểm soát Back Office

Kết nối các quy trình hợp đồng, nhà cung cấp, tài chính, quyền truy cập, yêu cầu phần mềm, bằng chứng kiểm toán và khắc phục bằng các mẫu Jodoo có thể chỉnh sửa.

Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng 18 mẫu

Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chính

Định tuyến yêu cầu tài chính, phê duyệt thanh toán, rà soát hóa đơn, hoàn ứng, kiểm tra ngân sách, CapEx và theo dõi tiếp thanh toán với bằng chứng rõ ràng hơn.

Trình theo dõi yêu cầu tài chính / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng 29 mẫu

Mẫu phê duyệt tài chính

Bắt đầu từ đây để chi tiêu, chi phí, thanh toán, chi trả, trả lại, theo đuổi AR, và phê duyệt tài chính mà cần kiểm soát mạnh hơn.

Trình theo dõi yêu cầu tài chính / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí 7 mẫu

Tự động hóa quy trình làm việc kế toán

Quản lý và tự động hóa việc nhận kế toán, xem xét, phê duyệt, nhiệm vụ đóng cửa, ngoại lệ, bằng chứng và ký kết xung quanh ERP hoặc sổ cái chung. Xem Jodoo phù hợp với đâu và các hệ thống tài chính chuyên môn nên vẫn có thẩm quyền.

Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Phê duyệt bút toán nhật ký / Quy trình phê duyệt chi phí 7 mẫu

Phần mềm phê duyệt hóa đơn mua hàng

Xây dựng quy trình phê duyệt hóa đơn mua hàng cho đối chiếu PO, thông tin nhà cung cấp, rà soát AP, định tuyến người phê duyệt và sẵn sàng thanh toán.

Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả / Yêu cầu hóa đơn 9 mẫu

Tự động hóa công nợ phải trả

Lập kế hoạch quy trình tự động hóa công nợ phải trả cho tiếp nhận hóa đơn, rà soát hạch toán, phê duyệt, yêu cầu ACH, trạng thái thanh toán và bảng tổng quan công nợ phải trả.

Trình theo dõi công nợ phải trả / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Yêu cầu hóa đơn 8 mẫu

Phần mềm phê duyệt hóa đơn

Lập kế hoạch quy trình phần mềm phê duyệt hóa đơn cho tiếp nhận hóa đơn, hạch toán, định tuyến người phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán và theo dõi tiếp của bộ phận công nợ phải trả.

Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Yêu cầu hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả

Bộ quy trình

Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ

12 mẫu

Bộ quy trình yêu cầu thanh toán

Kết nối khâu tiếp nhận yêu cầu tài chính, yêu cầu thanh toán, ngữ cảnh hóa đơn, bằng chứng phê duyệt, giải ngân qua ACH hoặc séc và theo dõi thanh toán.

01 Tiếp nhận yêu cầu tài chính02 Xác minh ngữ cảnh hóa đơn và nghĩa vụ thanh toán03 Định tuyến phê duyệt và mức độ sẵn sàng giải ngân04 Theo dõi sau thanh toánTrình theo dõi yêu cầu tài chính / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng 11 mẫu

Bộ quy trình phê duyệt hóa đơn

Kết nối tiếp nhận hóa đơn, rà soát AP, mã hóa, định tuyến phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán, thông tin nhà cung cấp và hoàn tất xử lý.

01 Thu thập thông tin ngữ cảnh hóa đơn02 Rà soát AP và mức độ sẵn sàng của nhà cung cấp03 Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ04 Chuyển sang trạng thái sẵn sàng thanh toánGiai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Yêu cầu hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả 12 mẫu

Bộ quy trình phê duyệt thanh toán

Kết nối yêu cầu thanh toán, phê duyệt hóa đơn, kiểm soát giải ngân ACH, yêu cầu thanh toán bằng séc, theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp và theo dõi tiếp của bộ phận AP.

01 Tiếp nhận yêu cầu thanh toán02 Xác minh hóa đơn và bối cảnh AP03 Kiểm soát giải ngân thanh toán04 Theo dõi tiếp thanh toánBiểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn 13 mẫu