Thư mời đến thăm
Khách, công ty, mục đích, cơ sở, người tiếp đón, khung giờ đến, phê duyệt, khu vực ra vào và chuẩn bị.
Mẫu hệ thống quản lý khách
Mẫu quản lý khách có ứng dụng hoạt động từ lúc đến đến khi làm thủ tục ra
Bắt đầu với dữ liệu mẫu trong các chế độ xem thư mời, lượt thăm đang diễn ra, người tiếp đón và điểm đến, ngoại lệ, bảng điều khiển và lịch sử—sau đó điều chỉnh trường, trạng thái, vai trò, nhắc nhở và chính sách.
Đây không phải bộ biểu mẫu trống. Bộ khởi đầu có lượt đến dự kiến, lượt đang chờ và đang tại cơ sở, trả thủ tục quá hạn, bản ghi người tiếp đón và điểm đến cùng quy trình đóng ngoại lệ.
- Bản ghi có dữ liệu và danh sách hiện tại
- Màn hình bảng điều khiển, biểu mẫu, ngoại lệ và lịch sử
- Loại khách, địa điểm, chính sách, vai trò, nhắc việc và chỉ số có thể cấu hình
Bắt đầu từ các bản ghi liên kết, không phải một bảng đăng ký quá tải
Mỗi bản ghi có người phụ trách và vị trí rõ trong vòng đời lượt thăm.
Lượt thăm đang hoạt động tại lễ tân
Giờ đến, kết quả kiểm tra, thẻ, người hộ tống, điểm đến, trạng thái, check-out dự kiến, rời đi và ghi chú.
Ngoại lệ lượt thăm
Vấn đề, mức độ, người phụ trách, hạn, phản hồi, quyết định, chuyển cấp, bằng chứng và kết thúc.
Người tiếp đón và điểm đến
Cơ sở, điểm đến, người phụ trách, loại khách, kiểm tra mặc định, hướng dẫn ra vào, trạng thái và ngày xem xét.
Xem cách vận hành trước khi thay dữ liệu mẫu
Bộ khởi đầu có đủ tình huống đa dạng để hiểu rõ chế độ xem, bảng điều khiển và ngoại lệ.
| Trạng thái mẫu | Điều được chứng minh | Nội dung cần thay thế |
|---|---|---|
| Đã duyệt và dự kiến | Danh sách và chuẩn bị trước khi đến | Loại khách, cơ sở, người tiếp đón và quy tắc phê duyệt của bạn |
| Đang chờ người tiếp đón | Thời gian bàn giao đã trôi qua và chuyển cấp | Mục tiêu phản hồi và người phụ trách thay thế của bạn |
| Hiện đang có mặt | Người tiếp đón, điểm đến, thẻ, hộ tống và check-out dự kiến | Mô hình địa điểm và thẻ của bạn |
| Thiếu phê duyệt hoặc bị trả lại | Luồng quyết định và chỉnh sửa | Chính sách xét duyệt và lý do trả lại của bạn |
| Check-out quá hạn | Người phụ trách ngoại lệ, cách xử lý và kết thúc | Chính sách rời đi và đối soát của bạn |
| Đã rời đi | Lịch sử và hoàn tất | Quy tắc lưu giữ và báo cáo của bạn |
Điều chỉnh mẫu khởi đầu theo trình tự có kiểm soát
Bắt đầu từ ý nghĩa và trách nhiệm, rồi mới thay đổi màn hình và tự động hóa.
- 01
Đổi tên loại khách, cơ sở và điểm đến
Dùng các lựa chọn được quản lý phù hợp với hoạt động.
Không có danh mục văn bản tự do mơ hồ. - 02
Xác định quy tắc phê duyệt và ngoại lệ
Thống nhất ai có thể duyệt, trả lại, từ chối, chuyển cấp và đóng từng loại lượt thăm.
Mỗi quyết định có một người chịu trách nhiệm. - 03
Thiết lập chế độ xem theo vai trò
Giới hạn lễ tân, người tiếp đón, điều phối viên địa điểm và quản trị viên ở các bản ghi và trường họ cần.
Quyền truy cập hữu ích mà không làm lộ dữ liệu không cần thiết. - 04
Thêm nhắc việc và bảng điều khiển
Chỉ tự động hóa các bước bàn giao và ngoại lệ đã được chứng minh trong chương trình thử.
Cảnh báo dẫn đến hành động thay vì tạo thêm nhiễu. - 05
Thay thế bản ghi mẫu
Giữ trạng thái mẫu trong một bản sao, rồi nhập hoặc tạo dữ liệu vận hành hiện tại.
Vận hành thật bắt đầu từ các giá trị được quản trị.
Câu hỏi về mẫu quản lý khách
01Đây có phải bảng tính tải xuống không?+
Sản phẩm chính là ứng dụng Jodoo có các bản ghi liên kết, chế độ xem, bảng điều khiển và trạng thái mẫu để khám phá. Chỉ dùng bảng tính khi một điều phối viên thực sự cần tệp tạm, không cần trách nhiệm trực tiếp hay quy trình.
02Có thể tùy chỉnh mẫu này không?+
Có. Quản trị viên được đào tạo có thể thay đổi trường, lựa chọn, biểu mẫu, vai trò, chế độ xem, quy tắc, nhắc nhở và bảng điều khiển theo chính sách khách.
03Mẫu có dữ liệu mẫu không?+
Có. Giữ các ví dụ dự kiến, đang chờ, tại cơ sở, ngoại lệ, quá hạn và hoàn tất đủ lâu để kiểm tra chế độ xem và bảng điều khiển trước khi thay thế.
04Hệ thống có hỗ trợ nhiều địa điểm không?+
Có. Cấu hình cơ sở, điểm đến, người tiếp đón địa phương, hướng dẫn và chế độ xem lễ tân đã lọc, đồng thời duy trì báo cáo quản lý tổng hợp.
05Mẫu có kèm phần cứng kiosk không?+
Không. Mẫu gồm bản ghi và quy trình có thể cấu hình. Máy tính bảng, giá đỡ, máy in, máy quét, dịch vụ danh tính và kiểm soát ra vào là quyết định sản phẩm riêng.
Thử quy trình quản lý khách thực tế
Dùng mẫu quản lý kháchChỉ sao chép ứng dụng khi các ngoại lệ mẫu đã hợp lý
Mở các màn hình có dữ liệu, theo một lượt đang chờ và quá hạn, rồi lần lượt điều chỉnh một địa điểm, một loại khách và một chính sách.