Biểu mẫu tùy chỉnh hoặc sản phẩm cố định có thể đưa trường mới, kiểm tra, luồng phê duyệt, màn hình theo vai trò và báo cáo vào hàng chờ phát triển hoặc phát hành của nhà cung cấp.
Biểu mẫu đăng ký khách
Biểu mẫu đăng ký khách giúp người tiếp đón và quầy lễ tân chuẩn bị
Thu thập khách, mục đích, địa điểm, người tiếp đón, khung giờ đến, điểm đến, phê duyệt, hướng dẫn ra vào và bằng chứng trước khi chuyển biểu mẫu thành lượt thăm dự kiến.
Biểu mẫu đăng ký có giá trị khi bản ghi gửi lên dẫn tới quyết định, danh sách khách dự kiến, bàn giao cho người tiếp đón và lượt thăm đang hoạt động, thay vì dừng ở hộp thư bảng tính.
- Khách, mục đích, cơ sở, người tiếp đón, thời gian, điểm đến và bằng chứng
- Gửi → xét duyệt → dự kiến đến → lượt thăm đang diễn ra
- Dùng tốt trên di động và có thể cấu hình bởi quản trị viên nghiệp vụ
Chỉ hỏi thông tin làm thay đổi việc chuẩn bị hoặc phê duyệt
Không thu một trường chỉ vì biểu mẫu khách khác có trường đó.
| Nhóm trường dữ liệu | Các trường hữu ích | Tại sao quan trọng |
|---|---|---|
| Khách | Tên, tổ chức và phương thức liên hệ khi cần | Nhận diện người dự kiến và hỗ trợ mục đích liên lạc đã xác định. |
| Lượt thăm | Mục đích, loại khách, địa điểm, ngày, khung giờ đến, giờ rời dự kiến | Xác định chính sách, danh sách chờ và phần chuẩn bị. |
| Người tiếp đón và điểm đến | Người tiếp đón, phòng ban, điểm đến, người phụ trách thay thế | Tạo phần chuẩn bị và bàn giao có người chịu trách nhiệm. |
| Chính sách và bằng chứng | Xác nhận bắt buộc, giấy tờ, khu vực ra vào và hướng dẫn đặc biệt | Hỗ trợ phê duyệt và chuẩn bị riêng cho từng cơ sở. |
| Quyết định | Trạng thái phê duyệt, người duyệt, lý do trả lại, hướng dẫn | Chuyển biểu mẫu sang luồng khách dự kiến hoặc chỉnh sửa. |
Biến đăng ký thành một lượt thăm có thể vận hành
Biểu mẫu nên là điểm bắt đầu của quy trình khách, không phải điểm kết thúc.
- 01
Xác minh nội dung gửi
Kiểm tra thông tin bắt buộc về khách, mục đích, người tiếp đón, địa điểm, thời gian, điểm đến và bằng chứng.
Bản ghi chưa đủ được trả lại kèm lý do. - 02
Chuyển quyết định đến đúng người
Gửi yêu cầu đến người tiếp đón hoặc người xét duyệt phụ trách theo loại khách, cơ sở, thời gian hoặc điểm đến.
Lưu lại phê duyệt và thời điểm quyết định. - 03
Chuẩn bị lượt đến dự kiến
Đưa lượt thăm đã duyệt vào danh sách lễ tân phù hợp cùng thẻ, hộ tống, điểm đến và hướng dẫn.
Lễ tân đã sẵn sàng trước khi khách đến. - 04
Tạo lượt thăm đang hoạt động
Khi đến, dùng lại thông tin đã duyệt rồi bổ sung kết quả kiểm tra, thẻ, trạng thái hiện tại và giờ check-out dự kiến.
Không đăng ký trùng. - 05
Kết thúc hoặc theo dõi tiếp
Ghi nhận giờ ra, trả thẻ, ngoại lệ chưa giải quyết và lịch sử.
Danh sách khách hiện tại luôn chính xác.
Cho đội vận hành cập nhật một trường hoặc luồng cụ thể
Loại khách, cơ sở, bằng chứng, phê duyệt và quy tắc điểm đến thay đổi theo thời gian.
Quản trị viên đã được đào tạo thường có thể cấu hình và thử một thay đổi biểu mẫu hoặc quy trình cụ thể ngay trong cùng phiên làm việc.
- Thêm nhánh cho ứng viên phỏng vấn
- Yêu cầu hồ sơ cho lượt thăm của nhà thầu
- Chuyển yêu cầu ngoài giờ cho người xét duyệt thứ hai
- Hiển thị hàng đợi lễ tân riêng cho từng cơ sở
Câu hỏi về biểu mẫu đăng ký khách
01Biểu mẫu đăng ký khách đến thăm nên bao gồm những gì?+
Chỉ gồm các trường khách, mục đích, địa điểm, người tiếp đón, khung giờ đến, điểm đến, phê duyệt, bằng chứng và hướng dẫn cần để chuẩn bị hoặc quyết định lượt thăm.
02Khách hay người tiếp đón nên điền biểu mẫu?+
Bên nào cũng có thể khởi tạo. Hãy xác định ai biết thông tin cần thiết, rồi chuyển bản ghi tới người tiếp đón hoặc người duyệt chịu trách nhiệm trước khi đến.
03Biểu mẫu có dùng được trên di động không?+
Có. Giữ biểu mẫu di động gọn, dùng lựa chọn và trường ngày phù hợp, làm rõ xác thực, đồng thời thử tệp đính kèm và khôi phục lỗi trên điện thoại thực tế.
04Điều gì xảy ra sau khi gửi?+
Xác minh, phê duyệt hoặc trả lại, tạo bản ghi lượt đến dự kiến, thông báo lễ tân và người tiếp đón, rồi tái sử dụng dữ liệu đã duyệt khi làm thủ tục vào.
05Nên xử lý dữ liệu cá nhân thế nào?+
Chỉ thu thập dữ liệu tối thiểu cho mục đích đã nêu, giới hạn quyền theo vai trò, xác định thời hạn lưu và tránh đưa thông tin nhạy cảm vào bảng điều khiển hoặc tệp xuất rộng.
Thử quy trình quản lý khách thực tế
Dùng biểu mẫu đăng ký kháchThử biểu mẫu với một lượt thăm chưa đầy đủ và bị trả lại
Dùng người tiếp đón, cơ sở, loại khách, yêu cầu bằng chứng, lý do trả lại, phê duyệt, lượt đến và bàn giao làm thủ tục thực tế trước khi công bố biểu mẫu.