Ghi nhận các bản ghi đăng ký khách đến thăm với trường dữ liệu theo từng tuyến, người phụ trách, trạng thái, minh chứng, vướng mắc và hành động tiếp theo.
Mẫu đăng ký khách đến thăm
Quản lý các bản ghi đăng ký khách đến thăm với các trường dữ liệu có cấu trúc cho tên khách, công ty, nhân viên tiếp đón, mục đích chuyến thăm, thời gian đến, số thẻ ra vào, khu vực tại cơ sở, trạng thái kiểm tra danh tính, yêu cầu người đi cùng, thời gian rời đi, người phụ trách, vướng mắc, minh chứng, hành động tiếp theo và hoàn tất trong Jodoo.
Được xây dựng cho các đội ngũ quản lý bản ghi đăng ký khách đến thăm với quy trình rà soát có cấu trúc, minh chứng, bàn giao giữa người phụ trách, khả năng hiển thị trên bảng tổng quan và hoàn tất trong Jodoo.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, định tuyến, bảng tổng quan và các bước bàn giao trong Jodoo App Builder. Xem trước quy trình đăng ký khách đến thăm đang hoạt động, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Mẫu đăng ký khách đến thăm giúp đội ngũ vận hành an ninh theo dõi rõ ràng các bản ghi đăng ký khách đến thăm từ tiếp nhận, rà soát, bàn giao người phụ trách, xử lý ngoại lệ đến hoàn tất. Mẫu này ghi nhận tên khách, công ty, nhân viên tiếp đón, mục đích chuyến thăm, thời gian đến, số thẻ ra vào, khu vực tại cơ sở, trạng thái kiểm tra danh tính, yêu cầu người đi cùng, thời gian rời đi, trạng thái, người phụ trách, minh chứng, lý do vướng mắc, hành động tiếp theo và lịch sử quyết định. Phụ trách quy trình tiếp nhận đăng ký khách đến thăm, không phải bộ giải pháp quản lý khách đến thăm đầy đủ hoặc hướng dẫn chính sách pháp lý về kiểm soát ra vào.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Phân công các vai trò phụ trách như Điều phối viên an ninh, Quản lý cơ sở vật chất hoặc người phụ trách quyền truy cập IT trước khi công việc bị đình trệ.
Dùng bảng tổng quan để rà soát công việc đang mở, các lần bàn giao quá hạn, thiếu hụt minh chứng và mức độ sẵn sàng hoàn tất.
Giữ phạm vi phụ trách rõ ràng: phụ trách tiếp nhận đăng ký khách đến thăm, không phải bộ giải pháp quản lý khách đến thăm đầy đủ hoặc hướng dẫn chính sách pháp lý về kiểm soát ra vào.
Đội ngũ IT đang chuẩn hóa quy trình tiếp nhận và theo dõi tiếp đăng ký khách đến thăm.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận đăng ký khách đến thăm
Ghi nhận tên khách, công ty, nhân viên tiếp đón, mục đích chuyến thăm, thời gian đến, số thẻ ra vào, khu vực tại cơ sở, trạng thái kiểm tra danh tính, yêu cầu người đi cùng, thời gian rời đi, mức độ ưu tiên, hạn xử lý, trạng thái minh chứng và trạng thái hiện tại trong một bản ghi có cấu trúc.
Rà soát của người phụ trách và theo dõi ngoại lệ
Định tuyến các vướng mắc, bản ghi bị trả lại, yêu cầu minh chứng, người phụ trách hành động, ghi chú quyết định và các bước bàn giao tiếp theo trước khi công việc vận hành bị đình trệ.
Bảng tổng quan vận hành và hoàn tất
Rà soát công việc đang mở theo người phụ trách, trạng thái, mức độ ưu tiên, vướng mắc, hạn xử lý và mức độ sẵn sàng hoàn tất để quản lý có thể theo dõi tiếp nhanh chóng.
Thành phần bao gồm
- tên khách
- công ty
- nhân viên tiếp đón
- mục đích chuyến thăm
- thời gian đến
- số thẻ ra vào
- khu vực tại cơ sở
- trạng thái kiểm tra danh tính
- yêu cầu người đi cùng
- thời gian rời đi
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Các bản ghi đăng ký khách đến thăm giúp hiển thị rõ người phụ trách, trạng thái, minh chứng, vướng mắc và hành động tiếp theo trước khi công việc theo dõi tiếp bị chậm trễ.
- Các đội ngũ có thể tách riêng bản ghi ngoại lệ an ninh, rà soát quyền truy cập, đăng ký khách đến thăm, yêu cầu chìa khóa, yêu cầu thẻ ra vào, phê duyệt, minh chứng, thời hạn hết hiệu lực và hoàn tất khỏi tư vấn an ninh mạng, phạm vi phụ trách nền tảng IAM, cam kết về bộ giải pháp quản lý khách đến thăm, hướng dẫn chính sách pháp lý về kiểm soát ra vào và các nhánh của quy trình yêu cầu chìa khóa.
- Bảng tổng quan giúp quản lý rà soát khối lượng công việc đang mở, các lần bàn giao quá hạn, thiếu hụt minh chứng và mức độ sẵn sàng hoàn tất.
- Các trường dữ liệu có cấu trúc giúp giảm trao đổi qua lại khi thiếu bối cảnh bắt buộc.
- Mỗi bản ghi lưu lại lịch sử quyết định có thể tìm kiếm để phục vụ rà soát sau này.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Biểu mẫu đăng ký khách đến thăm
Ghi nhận và rà soát các bản ghi trực tiếp trong Biểu mẫu đăng ký khách đến thăm với các trường dữ liệu được dùng trong quy trình này.
Nhật ký hành động
Rà soát Nhật ký hành động với trạng thái trực tiếp, người phụ trách, danh mục và bối cảnh theo dõi tiếp.
Bảng tổng quan kiểm soát đăng ký khách đến thăm
Theo dõi Bảng tổng quan kiểm soát đăng ký khách đến thăm với tổng số trực tiếp, phân bổ trạng thái, danh mục và các hành động tiếp theo.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Tạo bản ghi đăng ký khách đến thăm với các trường dữ liệu vận hành và minh chứng bắt buộc.
Rà soát bản ghi, phân công người phụ trách và trả lại các mục gửi chưa đầy đủ kèm lý do rõ ràng.
Cập nhật trạng thái, lý do vướng mắc, ghi chú quyết định và hành động tiếp theo khi công việc tiến triển.
Dùng bảng tổng quan để tìm các vướng mắc đang mở, các lần bàn giao quá hạn và các bản ghi sẵn sàng hoàn tất.
Hoàn tất bản ghi với minh chứng, kết quả và bước bàn giao tiếp theo đã được ghi nhận.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Biểu mẫu đăng ký khách đến thăm nên bao gồm những gì?
Nên bao gồm tên khách, công ty, nhân viên tiếp đón, mục đích chuyến thăm, thời gian đến, số thẻ ra vào, khu vực tại cơ sở, trạng thái kiểm tra danh tính, yêu cầu người đi cùng, thời gian rời đi, người phụ trách, hạn xử lý, trạng thái hiện tại, lý do vướng mắc, trạng thái minh chứng, hành động tiếp theo, ghi chú quyết định và minh chứng hoàn tất.
Trang này không nên phụ trách những gì?
Phụ trách tiếp nhận đăng ký khách đến thăm, không phải bộ giải pháp quản lý khách đến thăm đầy đủ hoặc hướng dẫn chính sách pháp lý về kiểm soát ra vào.
Ứng dụng có thể tùy chỉnh không?
Có. Các đội ngũ có thể điều chỉnh trường dữ liệu, trạng thái, bảng tổng quan, vai trò, chế độ xem, tự động hóa, dữ liệu mẫu và các bước bàn giao trong Jodoo App Builder.
Mẫu đăng ký khách đến thăm này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm phần tiếp nhận, các chế độ xem rà soát và lời nhắc để đội ngũ có thể thu thập và rà soát các nội dung đăng ký khách đến thăm mà không bỏ sót chi tiết quan trọng.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.