Lập lịch theo trình tự giúp phát hiện vấn đề sớm
Mỗi giai đoạn tạo ra quyết định hoặc bản ghi đáng tin cậy cho bước tiếp theo.
- 1. Xác định nhu cầu: Ghi nhận địa điểm và thời gian cần người làm, vị trí, số người cần, kỹ năng liên quan và mức ưu tiên.
- 2. Thu thập các ràng buộc hiện tại: Dùng khả năng nhận ca, lịch nghỉ đã duyệt, phân công hiện có, vị trí và địa điểm phù hợp, cùng điều kiện chuyên môn hiện tại.
- 3. Lập phân công nháp: Đề xuất nhân viên theo nhu cầu, đồng thời tách rõ phân công tạm thời và phân công đã xác nhận.
- 4. Giải quyết ca thiếu người và xung đột: Giao người phụ trách ca trống, trùng giờ, phân công người không thể nhận ca, thiếu điều kiện chuyên môn và các ngoại lệ.
- 5. Công bố lịch và nhận phản hồi: Công bố một phiên bản lịch, hiển thị rõ đã xem, đã xác nhận, đã từ chối và chưa phản hồi.
- 6. Kiểm soát thay đổi: Chuyển báo nghỉ đột xuất, đổi ca, ca thiếu người, quản lý phân công lại và trường hợp cho phép ngoại lệ qua đúng luồng xử lý.
- 7. Rà soát kết quả: So sánh kế hoạch với tình hình bố trí ca thực tế, thay đổi sát giờ, vắng mặt không báo, ca đã có người nhận thay và các điểm thường xuyên gây khó khăn.
