Đội ngũ vận hành đang chuẩn hóa khâu tiếp nhận và theo dõi tiếp cho quy trình theo dõi thông báo nhận bưu kiện.
Mẫu theo dõi thông báo nhận bưu kiện
Theo dõi thông báo cho người nhận, nhắc nhở và việc hoàn tất nhận bưu kiện đang chờ tại phòng thư văn phòng.
Luôn hiển thị rõ mọi bưu kiện đang chờ và hoạt động theo dõi tiếp với người nhận cho đến khi được nhận.
Tùy chỉnh các giai đoạn nhắc nhở, hàng đợi người phụ trách và chế độ xem trạng thái trong Jodoo App Builder. Xem trước quy trình Trình theo dõi thông báo nhận bưu kiện đang hoạt động, rồi tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Đây là công cụ theo dõi theo dõi tiếp tại phòng thư cho các bưu kiện đã được nhận và đang chờ người nhận nội bộ. Mẫu này không dùng để lên lịch đơn vị vận chuyển đến lấy hàng, tiếp nhận các yêu cầu nhận hàng chung chung hoặc vận hành như phần mềm thông báo vận chuyển.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Quản lý cần rà soát khối lượng công việc của người phụ trách, cơ cấu trạng thái và các hạng mục theo dõi tiếp bị quá hạn.
Đội ngũ cần lưu bản ghi có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo và cải tiến quy trình.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Thông báo cho người nhận
Ghi lại thông báo ban đầu và kênh liên hệ với người nhận.
Theo dõi việc nhận bưu kiện
Theo dõi nhắc nhở, thời gian tồn và xác nhận nhận cuối cùng.
Hiển thị trên bảng tổng quan
Theo dõi khối lượng, danh mục, cơ cấu trạng thái và khối lượng công việc theo dõi tiếp từ các chế độ xem bảng tổng quan.
Thành phần bao gồm
- Trình theo dõi thông báo nhận bưu kiện
- Hàng đợi nhắc nhở người nhận
- Hàng đợi theo dõi thông báo nhận bưu kiện
- Bảng tổng quan theo dõi thông báo nhận bưu kiện
- Nhắc nhở theo dõi tiếp cho người phụ trách
- Thông báo chuyển cấp
- Vận hành
- Người phụ trách vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giúp trạng thái, người phụ trách, thời hạn và bước tiếp theo của quy trình thông báo nhận bưu kiện luôn hiển thị trong một không gian làm việc chung.
- Giúp toàn đội ngũ nhìn rõ người phụ trách, trạng thái và các bước tiếp theo.
- Lưu trữ bản ghi rõ ràng hơn để theo dõi tiếp, báo cáo và cải tiến quy trình.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Trình theo dõi thông báo nhận bưu kiện
Ghi nhận và rà soát các bản ghi đang hoạt động trong Trình theo dõi thông báo nhận bưu kiện với các trường dữ liệu được dùng trong quy trình này.
Hàng đợi nhắc nhở người nhận
Rà soát Hàng đợi nhắc nhở người nhận với trạng thái hiện tại, người phụ trách, danh mục và bối cảnh theo dõi tiếp.
Bảng tổng quan bưu kiện đang chờ
Theo dõi Bảng tổng quan bưu kiện đang chờ với tổng số hiện tại, phân bổ trạng thái, danh mục và các hành động tiếp theo.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Một thành viên trong nhóm gửi bản ghi theo dõi thông báo nhận bưu kiện kèm các thông tin bắt buộc và bằng chứng liên quan.
Người phụ trách chịu trách nhiệm rà soát bản ghi, cập nhật trạng thái và thêm ghi chú theo dõi tiếp.
Các bảng tổng quan và hàng đợi hiển thị công việc chưa xử lý, danh mục, người phụ trách và các hoạt động theo dõi tiếp quá hạn.
Các bản ghi đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo và tham chiếu sau này.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Đây có chỉ là một mẫu theo dõi thông báo nhận bưu kiện tĩnh không?
Không. Mẫu bao gồm biểu mẫu, bản ghi, bảng tổng quan và các chế độ xem theo dõi tiếp cho người phụ trách đang hoạt động.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và trạng thái không?
Có. Bạn có thể chỉnh sửa trường dữ liệu, trạng thái, người phụ trách, bảng tổng quan, tự động hóa và quyền truy cập.
Ai nên sử dụng mẫu này?
Mẫu này phù hợp cho các nhóm vận hành cần tiếp nhận và theo dõi theo cấu trúc.
Mẫu Trình theo dõi thông báo nhận bưu kiện này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm các bản ghi theo dõi, chế độ xem trạng thái trực tiếp và nhắc nhở để đội ngũ có thể theo dõi thông báo nhận bưu kiện và xử lý các hạng mục tồn đọng nhanh hơn.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.