Đội ngũ vận hành chuẩn hóa việc tiếp nhận và theo dõi tiếp cho nhật ký tiếp nhận bưu kiện.
Mẫu nhật ký tiếp nhận bưu kiện
Ghi nhận bưu kiện khi đến phòng thư của văn phòng và sắp xếp gọn gàng thông tin người nhận, lưu trữ, thông báo và bàn giao.
Được thiết kế cho đội lễ tân và phòng thư quản lý bưu kiện đến văn phòng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, các giai đoạn trạng thái và chế độ xem vận hành trong Jodoo App Builder. Xem trước quy trình Nhật ký tiếp nhận bưu kiện đang hoạt động, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Một nhật ký tập trung cho phòng thư văn phòng để ghi nhận bưu kiện đến từ lúc tiếp nhận đến khi bàn giao cho người nhận. Mẫu này không quản lý việc nhập kho hàng tồn, ngoại lệ từ đơn vị vận chuyển hoặc dịch vụ xác nhận giao hàng.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Các quản lý rà soát khối lượng công việc của người phụ trách, cơ cấu trạng thái và các hạng mục theo dõi tiếp quá hạn.
Các đội ngũ lưu trữ bản ghi có thể tìm kiếm để báo cáo và cải tiến quy trình.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Ghi nhận khi bưu kiện đến
Ghi lại thời điểm đến, đơn vị vận chuyển, mã theo dõi, người nhận và thông tin bưu kiện.
Lưu trữ và bàn giao
Theo dõi vị trí lưu trữ, trạng thái thông báo và việc bàn giao cho người nhận.
Hiển thị trên bảng tổng quan
Theo dõi khối lượng, danh mục, cơ cấu trạng thái và khối lượng theo dõi tiếp từ các chế độ xem bảng tổng quan.
Thành phần bao gồm
- Nhật ký tiếp nhận bưu kiện
- Hàng đợi bàn giao cho người nhận
- Hàng đợi nhật ký tiếp nhận bưu kiện
- Bảng tổng quan nhật ký tiếp nhận bưu kiện
- Nhắc nhở theo dõi tiếp cho người phụ trách
- Thông báo chuyển cấp
- Vận hành
- Người phụ trách vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giữ trạng thái, người phụ trách, hạn xử lý và bước tiếp theo của nhật ký tiếp nhận bưu kiện hiển thị trong một không gian làm việc dùng chung.
- Giúp toàn bộ đội ngũ nhìn rõ người phụ trách, trạng thái và bước tiếp theo.
- Duy trì bản ghi rõ ràng hơn để theo dõi tiếp, báo cáo và cải tiến quy trình.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Nhật ký tiếp nhận bưu kiện
Ghi nhận và rà soát các bản ghi thực tế trong Nhật ký tiếp nhận bưu kiện với các trường dữ liệu được dùng trong quy trình này.
Hàng đợi bàn giao cho người nhận
Rà soát Hàng đợi bàn giao cho người nhận với trạng thái hiện tại, người phụ trách, danh mục và bối cảnh theo dõi tiếp.
Bảng tổng quan tiếp nhận tại phòng thư
Theo dõi Bảng tổng quan tiếp nhận tại phòng thư với tổng số hiện tại, phân bổ trạng thái, danh mục và hành động tiếp theo.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Một thành viên trong đội ngũ gửi bản ghi nhật ký tiếp nhận bưu kiện kèm các thông tin bắt buộc và minh chứng.
Người phụ trách xem xét bản ghi, cập nhật trạng thái và thêm ghi chú theo dõi tiếp.
Bảng tổng quan và hàng đợi hiển thị công việc đang mở, danh mục, người phụ trách và các hạng mục theo dõi tiếp quá hạn.
Các bản ghi đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo và tra cứu sau này.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Đây chỉ là một mẫu nhật ký tiếp nhận bưu kiện tĩnh phải không?
Không. Mẫu bao gồm biểu mẫu, bản ghi, bảng tổng quan và các chế độ xem theo dõi tiếp cho người phụ trách đang hoạt động.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và trạng thái không?
Có. Bạn có thể chỉnh sửa trường dữ liệu, trạng thái, người phụ trách, bảng tổng quan, tự động hóa và quyền truy cập.
Ai nên sử dụng mẫu này?
Mẫu này phù hợp cho bộ phận vận hành và các đội ngũ vận hành cần quy trình tiếp nhận và theo dõi có cấu trúc.
Mẫu Nhật ký tiếp nhận bưu kiện này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm bản ghi có cấu trúc, chế độ xem vận hành và lời nhắc để đội ngũ có thể quản lý việc tiếp nhận bưu kiện mà không cần dựng lại ngữ cảnh trên nhiều công cụ khác nhau.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.