Mối quan tâm và kỹ năng
Chương trình, mục tiêu, vai trò yêu thích, kinh nghiệm nghề nghiệp hoặc cuộc sống, ngôn ngữ, chứng chỉ, kỹ năng thực hành và mục tiêu học hỏi.
Ghép việc phù hợp mà không thu hẹp con người thành một thẻ kỹ năng chung.Theo dõi hồ sơ và mức sẵn sàng của tình nguyện viên
Theo dõi mức sẵn sàng và công việc tiếp theo
Thay danh sách tĩnh bằng hồ sơ hiện tại gồm kỹ năng, thời gian có thể tham gia, mối quan tâm chương trình, trạng thái sàng lọc và đào tạo, phân công, lịch sử phục vụ, trạng thái gắn kết, người phụ trách và việc theo dõi.
Bảng điều khiển mức sẵn sàng đã có dữ liệu cho thấy trạng thái sàng lọc và người phụ trách phía trên đúng các hồ sơ cần chuẩn bị, ghép việc, phân công hoặc gắn kết lại.
- Mức sẵn sàng dựa trên yêu cầu chương trình và vai trò hiển thị rõ
- Kỹ năng và thời gian có thể tham gia dẫn đến ghép việc, không phải thêm một danh sách xuất
- Hồ sơ không hoạt động và bị chặn vào danh sách người phụ trách
Theo dõi bối cảnh cần cho việc ghép an toàn, hữu ích
Hồ sơ tình nguyện viên hữu ích khi giúp điều phối viên quyết định người đó có thể làm gì tiếp theo.
Thời gian và khả năng tiếp cận
Ngày, giờ, tần suất, ngày bắt đầu, địa điểm, di chuyển, lựa chọn từ xa, nhu cầu tiếp cận hoặc hỗ trợ và kênh liên lạc.
Phân công thực tế hơn và ít hủy có thể tránh hơn.Mức sẵn sàng
Đăng ký, định hướng, đào tạo, xác nhận chính sách, tham chiếu sàng lọc, yêu cầu theo vai trò, ngày hết hạn, quyết định và người xét duyệt.
Trạng thái rõ: sẵn sàng, đang chờ, bị chặn hoặc cần gia hạn.Gắn kết và hành động tiếp theo
Lần phục vụ cuối, phân công hiện tại, số giờ, kết quả, cách ghi nhận mong muốn, mức hài lòng hoặc lo ngại, người phụ trách, hành động tiếp theo, hạn và lý do không hoạt động.
Duy trì gắn kết dựa trên lịch sử và lựa chọn.Luôn hiển thị trở ngại và hồ sơ cũ
Điều phối viên không phải mở từng hồ sơ để tìm người cần xử lý.
Chưa đủ mức sẵn sàng
Vì sao quan trọng
Thiếu định hướng, đào tạo, xác nhận chính sách hoặc tham chiếu sàng lọc bắt buộc.
Phản hồi tiếp theoHiển thị đúng yêu cầu, người phụ trách và bước tiếp theo.
Yêu cầu hết hạn
Vì sao quan trọng
Tình nguyện viên có thể không còn đủ điều kiện cho vai trò.
Phản hồi tiếp theoTạm dừng phân công bị ảnh hưởng và chuyển gia hạn hoặc đánh giá lại.
Không có việc phù hợp
Vì sao quan trọng
Mối quan tâm, kỹ năng, thời gian, địa điểm hoặc yêu cầu vai trò hiện chưa khớp.
Phản hồi tiếp theoGiữ hành động chờ hoặc tìm cơ hội khác minh bạch.
Không hoạt động nhưng chưa có kết quả
Vì sao quan trọng
Hồ sơ không có phục vụ hay theo dõi gần đây nhưng vẫn hoạt động.
Phản hồi tiếp theoXem lựa chọn và lịch sử trước khi tiếp cận hoặc đóng một cách tôn trọng.
Thiếu người phụ trách
Vì sao quan trọng
Không có điều phối viên chịu trách nhiệm hành động tiếp theo về sẵn sàng hoặc gắn kết.
Phản hồi tiếp theoChuyển hồ sơ theo chương trình, địa điểm hoặc phân khúc tình nguyện viên.
Dùng công cụ theo dõi để cải thiện lần ghép tiếp theo
Số đếm phải chỉ ra hồ sơ điều phối viên có thể cải thiện.
Sẵn sàng theo chương trình và vai trò
Tình nguyện viên hiện đáp ứng yêu cầu liên quan và có thời gian tham gia.
Dùng nhóm đủ điều kiện để ghép mục tiêu.Yêu cầu đang chờ
Hồ sơ chờ sàng lọc, đào tạo, chính sách, tài liệu hoặc người xét duyệt.
Giải quyết đúng trở ngại và người phụ trách.Sẵn sàng nhưng chưa phân công
Tình nguyện viên sẵn sàng nhưng thời gian đã khai chưa gắn với công việc sắp tới.
Xem độ phù hợp vai trò và mời có chọn lọc.Không hoạt động nhưng từng phục vụ
Tình nguyện viên ngoài khoảng gắn kết đã chọn và có lịch sử liên quan.
Chọn cách theo dõi cá nhân hóa hoặc đóng trạng thái hoạt động.Thêm yêu cầu và chế độ xem mà không tạo cơ sở dữ liệu song song
Chương trình mới nên mở rộng hồ sơ chung nhưng vẫn giữ logic sẵn sàng riêng.
Yêu cầu thay đổiBảng tính hoặc quy trình cố địnhTrong Jodoo
Thêm yêu cầu xử lý thực phẩm cho một vai trò
Thêm cột vào bản sao chương trình rồi đối chiếu tình nguyện viên thủ công.
Thêm yêu cầu vai trò, bằng chứng hoặc tham chiếu, ngày hết hạn, quy tắc sẵn sàng, chế độ xem người phụ trách và danh sách gia hạn.Tạo nhóm tình nguyện viên cho chương trình thanh thiếu niên
Lọc và phân phát danh sách mới với bối cảnh hạn chế.
Kết hợp mối quan tâm, địa điểm, thời gian, mức sẵn sàng, quyền và tiêu chí vai trò trong chế độ xem kiểm soát.Theo dõi tình nguyện viên không hoạt động
Tính hoạt động cuối và gửi email danh sách cho người phụ trách.
Tạo tín hiệu không hoạt động, danh sách người phụ trách quan hệ, hành động tiếp theo, kết quả và thước đo bảng điều khiển.Giữ hồ sơ cập nhật và hữu ích
Mục tiêu không phải cơ sở dữ liệu lớn mà là quyết định tiếp theo đáng tin cậy.
Phần mềm theo dõi tình nguyện viên nên lưu gì?
Lưu liên hệ và sự đồng ý, mối quan tâm, kỹ năng, ngôn ngữ, thời gian, địa điểm, nhu cầu tiếp cận, tham chiếu sàng lọc và đào tạo, mức sẵn sàng, phân công, lịch sử phục vụ và số giờ, sự cố khi phù hợp, trạng thái gắn kết, người phụ trách, hành động tiếp theo và kết quả.
Theo dõi tình nguyện viên khác quản lý tình nguyện viên thế nào?
Theo dõi tập trung vào hồ sơ, mức sẵn sàng, phân công, lịch sử phục vụ, gắn kết và hành động tiếp theo. Quản lý bổ sung cơ hội, số lượng, lập lịch, check-in, hủy, khắc phục thiếu người, duyệt giờ, liên lạc, báo cáo chương trình và ghi nhận.
Jodoo có thể theo dõi yêu cầu tình nguyện sắp hết hạn không?
Có. Cấu hình loại yêu cầu, hoàn tất, tham chiếu chuẩn, ngày hết hạn, người xét duyệt, ảnh hưởng sẵn sàng, lời nhắc, danh sách gia hạn và chế độ xem chương trình hoặc vai trò.
Có nên lưu chi tiết sàng lọc nhạy cảm trong công cụ theo dõi không?
Chỉ lưu trạng thái, ngày, ngày hết hạn, tham chiếu và người xét duyệt tối thiểu được luật và chính sách cho phép. Giữ thông tin sàng lọc chi tiết trong hệ thống chuẩn có quyền hạn chế.
Từ mọi tín hiệu sẵn sàng mở hồ sơ tình nguyện viên phía sau
Dùng công cụ theo dõi để kết nối mối quan tâm, yêu cầu, thời gian, phân công, lịch sử phục vụ, người phụ trách và hành động tiếp theo.