Nhóm phát triển nguồn lực→Tài chính
Mã khoản đóng góp hoặc cam kết, nhà tài trợ, quỹ, điều kiện sử dụng, số tiền, ngày và yêu cầu gửi thư cảm ơn.
Trạng thái đối soát và vấn đề tài chính vẫn cần giải quyết.Vận hành tổ chức phi lợi nhuận
Phần mềm quản lý tổ chức phi lợi nhuận có dữ liệu liên kết
Mỗi quy trình trọng yếu có hồ sơ, người phụ trách, ngoại lệ và góc nhìn quản lý riêng, nhưng con người, chương trình, nguồn quỹ và cam kết vẫn được liên kết.
Hãy bắt đầu từ điểm nghẽn gây bỏ sót nhiều việc nhất: chăm sóc người ủng hộ, thực hiện nghĩa vụ tài trợ hay bảo đảm đủ tình nguyện viên. Mỗi lựa chọn mở ra một ứng dụng mẫu đầy đủ dữ liệu cho đúng công việc đó.
- Ba ứng dụng chuyên biệt, không phải bản demo tất cả trong một trống rỗng
- Danh sách xử lý trực tiếp cho thư cảm ơn quá hạn, nghĩa vụ tài trợ và vị trí tình nguyện còn thiếu
- Trường dữ liệu, vai trò, lời nhắc và bảng điều khiển mà quản trị viên đã qua đào tạo có thể điều chỉnh
Chọn quy trình đầu tiên dựa trên quyết định mà nhóm của bạn chưa thể đưa ra một cách đáng tin cậy
Một tổ chức phi lợi nhuận nhỏ hiếm khi phải thay mọi hệ thống cùng lúc. Hãy bắt đầu ở nơi thiếu bối cảnh, không rõ trách nhiệm hoặc hành động chậm trễ gây rủi ro lớn nhất cho sứ mệnh.
01
Quan hệ với người ủng hộ
Tương tác với nhà tài trợ, tình nguyện viên, đối tác và chương trình nằm rải rác trong nhiều danh sách.
Kết nối vai trò của bên liên quan, sự đồng ý, khoản đóng góp, tương tác, người phụ trách và hành động tiếp theo.↗02Cam kết tài trợ
Hồ sơ xin tài trợ và khoản tài trợ đang thực hiện cùng tranh giành sự chú ý giữa thời hạn, ngân sách, bằng chứng và báo cáo.
Kết nối tiêu chí, xét duyệt, quyết định, nghĩa vụ, rủi ro và kết thúc khoản tài trợ.↗03Hoạt động của tình nguyện viên
Danh sách tên đã có, nhưng mức độ sẵn sàng, lịch tham gia, phân công, độ phủ, số giờ và việc theo dõi lại khó đáng tin cậy.
Kết nối hồ sơ, cơ hội tham gia, mức độ sẵn sàng, check-in, giờ đã duyệt và mức độ gắn kết.↗Chuyển giao cả hồ sơ, không phải một câu chuyện thiếu đầu thiếu cuối, cho nhóm tiếp theo
Việc bàn giao cần giữ nguyên bối cảnh sứ mệnh để người nhận hành động, mà không sao chép dữ liệu nhạy cảm hoặc chuyên biệt vào mọi ứng dụng.
Người phụ trách khoản tài trợ→Người phụ trách chương trình
Điều khoản tài trợ, cột mốc, yêu cầu bằng chứng, hạn chót, bối cảnh ngân sách và kỳ vọng của bên tài trợ.
Trạng thái triển khai, bằng chứng, rủi ro và hành động tiếp theo có người chịu trách nhiệm.Điều phối viên tình nguyện→Trưởng chương trình
Phân công, vai trò, mức độ sẵn sàng, check-in, rủi ro thiếu người và nhu cầu hỗ trợ.
Kết quả phục vụ, số giờ đã duyệt, theo dõi sự cố và hành động duy trì gắn kết.Điều phối công việc phi lợi nhuận mà không giả định một ứng dụng phải quản lý tất cả
Jodoo phát huy tốt nhất vai trò lớp có thể tùy chỉnh cho hồ sơ, bàn giao, ngoại lệ và khả năng quan sát của quản lý. Các giao dịch chuyên biệt và biện pháp kiểm soát theo quy định nên ở đúng hệ thống của chúng.
Điều phối trong JodooDùng hệ thống chuyên dụng choKết nối công việc
Vai trò của bên liên quan, hoạt động chăm sóc, danh sách lỗi chất lượng dữ liệu và cam kết liên nhóm
Xử lý khoản đóng góp, sàng lọc tài sản, email hàng loạt và biên lai thuế theo từng khu vực pháp lý
Chỉ lưu mã định danh ổn định, kết quả và bối cảnh theo dõi, không lưu dữ liệu thanh toán nhạy cảm.Hồ sơ xin tài trợ, xét duyệt, nghĩa vụ, bằng chứng, thời hạn, rủi ro và quyết định
Cổng nộp hồ sơ của bên tài trợ, giải ngân, sổ kế toán và công cụ tuân thủ quy định liên bang
Liên kết tham chiếu khoản tài trợ và tài chính, còn Jodoo quản lý công việc có người chịu trách nhiệm.Hồ sơ tình nguyện viên, mức độ sẵn sàng, phân công, duyệt giờ, ngoại lệ và mức độ gắn kết
Nhà cung cấp dịch vụ kiểm tra lý lịch, sàn cơ hội tình nguyện công khai và nhắn tin số lượng lớn
Ghi trạng thái và tham chiếu xác minh nhưng không tuyên bố cung cấp dịch vụ bên ngoài đó.Quyết định nên kết nối gì trước
Dùng các câu trả lời này để chọn điểm khởi đầu thiết thực.
Jodoo có phải hệ thống quản lý tổ chức phi lợi nhuận tất cả trong một không?
Jodoo có thể kết nối các quy trình tùy chỉnh cho bên liên quan, khoản tài trợ, tình nguyện viên, chương trình và công việc theo dõi. Jodoo bổ trợ chứ không tự nhận là bộ xử lý thanh toán, sổ kế toán, nhà cung cấp kiểm tra lý lịch, dịch vụ email hàng loạt hay hệ thống quản lý ca chuyên dụng.
Nên triển khai quy trình phi lợi nhuận nào trước?
Chọn quy trình có quyết định lặp lại nhưng hiện thường chậm trễ hoặc thiếu tin cậy: theo dõi người ủng hộ, nghĩa vụ tài trợ hoặc bảo đảm đủ tình nguyện viên. Trước khi mở rộng, hãy xây dựng bằng hồ sơ đại diện cho trạng thái bình thường, quá hạn, ngoại lệ và hoàn tất.
Một tổ chức phi lợi nhuận nhỏ có thể duy trì các ứng dụng này mà không cần lập trình viên không?
Quản trị viên nghiệp vụ đã qua đào tạo có thể thay đổi trường, lựa chọn kiểm soát, biểu mẫu, bước quy trình, chế độ xem theo vai trò, lời nhắc, quyền và bảng điều khiển. Tích hợp phức tạp và chính sách dữ liệu vẫn cần được chuyên gia kỹ thuật phù hợp xem xét.
Các quy trình này có thể dùng chung dữ liệu không?
Có. Chỉ kết nối bối cảnh ổn định về quan hệ, chương trình, quỹ, phân công và kết quả cần thiết cho việc bàn giao. Không sao chép dữ liệu nhạy cảm chỉ để mọi ứng dụng có vẻ toàn diện.
Bắt đầu từ một vấn đề vận hành phi lợi nhuận có thật
Dùng các hồ sơ đại diện, mời những người phụ trách từng lần bàn giao và kiểm tra để bảo đảm mọi tín hiệu trên bảng điều khiển đều mở đúng công việc cần xử lý.