Chưa giải quyết điều kiện sử dụng
Vì sao quan trọng
Mục đích dự kiến và quỹ hiện có chưa khớp rõ ràng.
Phản hồi tiếp theoChuyển nhóm phát triển nguồn lực và tài chính rà soát cùng bối cảnh nhà tài trợ và khoản đóng góp.
Theo dõi khoản đóng góp và công việc tiếp theo
Theo dõi từ khoản đóng góp đến hành động tiếp theo
Kết nối mỗi khoản đóng góp hoặc cam kết với nhà tài trợ, quỹ, điều kiện sử dụng, tham chiếu tài chính, thư cảm ơn, lời hứa chăm sóc, người phụ trách quan hệ, hạn và kết quả.
Công cụ theo dõi trực tiếp hiển thị tín hiệu về loại khoản đóng góp và thư cảm ơn phía trên đúng các hồ sơ cần rà soát, với bối cảnh nhà tài trợ chỉ cách một lần nhấp.
- Danh sách thư cảm ơn quá hạn và khoản đóng góp có điều kiện
- Trạng thái cam kết, tài chính và chăm sóc trong cùng chế độ xem
- Mã định danh được tạo và lựa chọn trạng thái có kiểm soát
Theo sát mọi khoản đóng góp từ khi ghi nhận đến khi hoàn tất cam kết
Việc theo dõi phải cho nhóm biết điều gì đã xong, điều gì đang chờ và ai phải hành động.
- 01
Ghi nhận
Kết nối tham chiếu giao dịch, nhà tài trợ, ngày, số tiền, loại đóng góp, quỹ, điều kiện sử dụng và bối cảnh cam kết.
Mã định danh được tạo và có thể đối soát với nguồn tài chính. - 02
Rà soát
Giải quyết vấn đề về điều kiện sử dụng, ẩn danh, đối ứng, thiếu nhà tài trợ hoặc tài chính.
Ngoại lệ có người phụ trách, bằng chứng và kết quả được ghi nhận. - 03
Cảm ơn
Chọn cách gửi biên lai hoặc lời cảm ơn, người phụ trách, hạn, tên ghi nhận và bối cảnh thông điệp.
Công việc quá hạn hiển thị trước khi nhà tài trợ phải hỏi. - 04
Chăm sóc
Thực hiện lời hứa và lên lịch tương tác phù hợp tiếp theo.
Hồ sơ nhà tài trợ cho thấy hành động và kết quả. - 05
Đóng hoặc gia hạn
Xác nhận đã thực hiện, cam kết tương lai, gắn kết lại hoặc lý do dừng theo dõi.
Kỳ tiếp theo bắt đầu với trạng thái sạch.
Không để công việc ngoại lệ nằm trong hộp thư
Sổ đóng góp dài chỉ hữu ích khi các trường hợp bất thường được đưa lên đầu.
Chờ đối soát
Vì sao quan trọng
Hồ sơ vận hành và tài chính chưa khớp.
Phản hồi tiếp theoGhi chênh lệch, người phụ trách tài chính, tham chiếu và ngày giải quyết.
Thư cảm ơn quá hạn
Vì sao quan trọng
Cam kết phục vụ sau khoản đóng góp đang chậm.
Phản hồi tiếp theoChuyển cấp theo thời gian chậm và bối cảnh nhà tài trợ thay vì gửi lời nhắc chung chung.
Rủi ro chậm đóng góp theo cam kết
Vì sao quan trọng
Kỳ đóng góp hoặc lần theo dõi dự kiến đã chậm.
Phản hồi tiếp theoXác nhận trạng thái tài chính trước khi giao hành động quan hệ phù hợp.
Dùng thước đo dẫn đến hành động với nhà tài trợ
Mỗi tín hiệu phải cho phép đi sâu đến các hồ sơ tạo nên nó.
Thư cảm ơn đến hạn
Khoản đóng góp đã ghi nhận nhưng chưa hoàn tất thư cảm ơn trong thời hạn phục vụ đã chọn.
Ưu tiên theo thời gian, quan hệ, loại khoản đóng góp và người phụ trách.Rà soát điều kiện sử dụng đang mở
Khoản đóng góp chưa xác nhận quỹ hoặc mục đích sử dụng.
Đưa nhóm phát triển nguồn lực và tài chính đến đúng hồ sơ.Đến hạn theo dõi cam kết
Cam kết có kỳ đóng góp hoặc ngày liên hệ đã hứa bị bỏ lỡ.
Xác minh trạng thái tài chính và chọn bước tiếp theo phù hợp.Mức độ có hành động chăm sóc tiếp theo
Nhà tài trợ có hành động tương lai phù hợp và người phụ trách.
Xử lý quan hệ đang hoạt động nhưng không có bước tiếp theo.Cho phép quản trị viên đã qua đào tạo điều chỉnh công cụ theo dõi
Công cụ theo dõi cần thay đổi mà không tạo thêm bảng tính rời rạc.
Yêu cầu thay đổiBảng tính hoặc quy trình cố địnhTrong Jodoo
Thêm loại đóng góp và lộ trình cảm ơn mới
Cập nhật riêng cột, công thức, bộ lọc và hướng dẫn cho nhóm.
Thêm đồng thời lựa chọn, trường bắt buộc, quy tắc phân công, hành động đến hạn, lời nhắc và bộ lọc bảng điều khiển.Rà soát khoản đóng góp vượt ngưỡng
Thêm công thức rồi gửi email thủ công các hàng kết quả.
Tạo trạng thái rà soát, vai trò chịu trách nhiệm, bằng chứng, quyết định và danh sách ngoại lệ.Theo dõi lịch đóng góp theo cam kết
Tách một hàng khoản đóng góp thành nhiều hàng khó đối soát.
Liên kết hồ sơ từng kỳ với cam kết, nhà tài trợ, trạng thái tài chính và người phụ trách theo dõi.Chọn độ sâu theo dõi phù hợp
Làm rõ công cụ theo dõi nên chịu trách nhiệm gì.
Cách tốt nhất để theo dõi khoản đóng góp là gì?
Dùng mã khoản đóng góp hoặc cam kết ổn định, liên kết với nhà tài trợ, ngày, số tiền, loại, quỹ, điều kiện sử dụng, tham chiếu thanh toán hoặc tài chính, trạng thái đối soát, thư cảm ơn, người phụ trách, hành động tiếp theo, hạn và kết quả. Tách quyền quyết định tài chính khỏi việc theo dõi quan hệ.
Tôi có thể bắt đầu bằng bảng tính theo dõi khoản đóng góp không?
Có. Bảng tính tải xuống phù hợp với nhóm nhỏ, được kiểm soát. Hãy chuyển sang ứng dụng kết nối khi nhiều người cùng cập nhật hồ sơ, lời nhắc bị bỏ lỡ, quyền khác nhau hoặc cần lịch sử và khả năng đi sâu.
Công cụ theo dõi có lưu dữ liệu thẻ thanh toán không?
Không. Dùng hệ thống thanh toán đáng tin cậy cho thông tin xác thực và quyết toán. Công cụ theo dõi chỉ nên lưu tham chiếu giao dịch ổn định và trạng thái vận hành cần cho việc cảm ơn và theo dõi.
Theo dõi nhà tài trợ kết nối với quản lý nhà tài trợ như thế nào?
Theo dõi khoản đóng góp chịu trách nhiệm vòng từ đóng góp đến cảm ơn. Quản lý nhà tài trợ bổ sung lịch sử quan hệ rộng hơn, phân khúc, tương tác, nhịp chăm sóc, nguy cơ ngừng đóng góp và gắn kết tương lai.
Mở mọi ngoại lệ khoản đóng góp từ một danh sách
Dùng công cụ theo dõi Jodoo để kết nối khoản đóng góp, tham chiếu tài chính, điều kiện sử dụng, thư cảm ơn, nhà tài trợ, người phụ trách và kết quả.