Mục thời gian
Người, ngày, mã công việc, nhiệm vụ, bắt đầu và kết thúc hoặc thời lượng, cờ tính phí, ghi chú và bằng chứng.
Công việc đã hoàn tất, phân loại đúng và tuân thủ chính sách chưa?Phần mềm theo dõi thời gian
Phần mềm theo dõi thời gian cho biết số giờ nào đã sẵn sàng
Kết nối từng mục với người, dự án hoặc mã công việc, kỳ xét duyệt, ngoại lệ, phê duyệt và bước bàn giao tiếp theo—không chỉ với một bộ đếm giờ đang chạy.
Hệ thống thời gian hữu ích phải trả lời được phần nào còn thiếu, vì sao một mục bị thay đổi, ai cần quyết định và số giờ nào đã duyệt có thể sử dụng an toàn.
- Kỳ tuần có dữ liệu và hàng đợi phê duyệt có người chịu trách nhiệm
- Bản ghi ngoại lệ cho công việc còn thiếu, trùng giờ, làm thêm và nhập muộn
- Từ chỉ số quản lý đi sâu đến mục dữ liệu nguồn
Xem thời gian như bản ghi nghiệp vụ được liên kết
Bộ đếm giờ hoặc trường thời lượng chỉ là khởi đầu. Bản ghi xung quanh quyết định số giờ có đáng tin và sử dụng được không.
Kỳ bảng công
Tuần hoặc kỳ lương, số ngày dự kiến, số giờ đã nhập, trạng thái gửi, xác nhận của nhân viên và trạng thái khóa.
Kỳ đã đủ để gửi hoặc duyệt chưa?Ngoại lệ
Thiếu ngày, trùng giờ, làm thêm, mã công việc không xác định, nhập muộn, người phụ trách, lý do và cách xử lý.
Điều gì cần được đánh giá trước khi phê duyệt?Phê duyệt và bàn giao
Người xét duyệt, quyết định, bình luận, giờ đã duyệt, lô, trạng thái xuất và người phụ trách phía nhận.
Số giờ nào có thể chuyển sang bảng lương, tính phí hoặc báo cáo dự án?Đi từ nhập liệu đến bàn giao có người chịu trách nhiệm
Mỗi giai đoạn để lại trạng thái và người phụ trách rõ ràng, nên nhắc việc và báo cáo không phải đoán chuyện gì đã xảy ra.
- 01
Ghi nhận
Nhân viên hoặc người lao động nhập thời gian theo bối cảnh công việc hợp lệ.
Có thể phân biệt mục nháp và mục đã hoàn tất. - 02
Tập hợp
Hệ thống gom mục vào đúng tuần hoặc kỳ.
Ngày dự kiến, tổng số và phần công việc còn thiếu cùng hiển thị. - 03
Xét duyệt
Chỉ ngoại lệ và kỳ chưa đầy đủ mới vào hàng đợi quản lý.
Thời gian chờ phê duyệt và lý do sửa vẫn nằm trên bản ghi. - 04
Phê duyệt
Người xét duyệt chấp nhận, trả lại hoặc chuyển cấp kèm lý do được ghi.
Quyết định, thời điểm và số giờ đã duyệt được giữ lại. - 05
Bàn giao
Các kỳ đã duyệt được đưa vào lô xử lý tiếp theo có thể truy vết.
Tính lương, tính phí hoặc báo cáo nhận một tập bản ghi có kiểm soát.
Dùng các chỉ số có thể truy ngược về công việc
Dashboard chỉ hữu ích khi quản lý có thể mở đúng nhân viên, kỳ công hoặc ngoại lệ đằng sau con số.
Mức hoàn tất của kỳ
Kỳ đã gửi hoặc đã duyệt chia cho kỳ dự kiến; mở những người còn thiếu.
Tồn đọng phê duyệt
Thời gian từ lúc gửi; mở hàng đợi quyết định cũ nhất trước.
Mức độ ngoại lệ
Làm thêm, trùng giờ, mã không xác định hoặc giờ tranh chấp vẫn đang chặn phê duyệt.
Sẵn sàng bàn giao
Các kỳ đã duyệt đang sẵn sàng, đã chuyển hoặc bị chặn ở bước tiếp theo.
Điều chỉnh một quy trình liên kết thay vì năm tệp rời rạc
Quy tắc thời gian phát triển cùng đội, khách hàng, loại công việc và hệ thống sau.
Thêm trường trong một tệp, cập nhật kiểm tra ở nơi khác, viết lại nhắc việc, dựng lại báo cáo quản lý rồi giải thích cách bàn giao mới qua tin nhắn.
Quản trị viên nghiệp vụ được đào tạo có thể thêm mã công việc, quy tắc, lý do sửa, hàng đợi đã lọc, chế độ xem theo vai trò và chỉ số dashboard quanh cùng dữ liệu.
- Thêm lý do làm thêm giờ và người xét duyệt
- Chuyển một nhóm đến người duyệt vùng
- Tạo hàng đợi cho mục thiếu mã
- Tách bàn giao theo hệ thống nhận
Dùng đúng hệ thống cho công việc xoay quanh dữ liệu thời gian
Jodoo có thể đảm nhiệm lớp bản ghi và quyết định có thể cấu hình mà không giả vờ thay thế các bộ máy chuyên biệt.
Khi nào sản phẩm chuyên dụng phù hợp hơnKhi nào Jodoo phù hợp hơn
Bản ghi thời gian, xét duyệt, ngoại lệ và quy trình thay đổi
Sản phẩm theo dõi thời gian cố định có thể triển khai nhanh nếu mô hình có sẵn phù hợp.
Rất phù hợp khi bản ghi, chính sách, hàng đợi và chế độ xem quản lý cần thay đổi cùng nhau.Tính lương và kê khai theo luật định
Dùng hệ thống tính lương là nguồn chính thức cho tính toán và kê khai.
Chỉ gửi số giờ đã duyệt và truy vết được sang tính lương.Máy chấm công sinh trắc học, theo dõi ngầm hoặc chấm công GPS
Dùng phần cứng và sản phẩm quản lý lực lượng lao động chuyên dụng, kèm rà soát pháp lý phù hợp.
Không đưa các nhóm đó vào lời hứa; chỉ nhận dữ liệu nghiệp vụ mà quy trình cần.Câu hỏi đội ngũ đặt ra trước khi thay đổi quy trình
Phần mềm theo dõi thời gian có giống công cụ giám sát nhân viên không?
Không. Theo dõi thời gian có thể ghi công việc do người dùng khai báo hoặc liên kết nhiệm vụ mà không chụp màn hình, ghi phím hay theo dõi ngầm. Xác định lượng dữ liệu tối thiểu doanh nghiệp thực sự cần và công khai chính sách.
Thời gian đã duyệt có nên bị khóa không?
Thường là có, nhưng chỉnh sửa vẫn cần một quy trình có kiểm soát. Trả lại hoặc mở lại bản ghi bị ảnh hưởng, lưu lý do và giá trị cũ, rồi yêu cầu quyết định mới trước khi bàn giao.
Jodoo có thể tính lương không?
Jodoo có thể thu thập, kiểm tra, phê duyệt và gom lô bản ghi thời gian. Hãy giữ tính lương, thuế, kê khai và lịch sử lương chính thức trong hệ thống tính lương chuyên dụng.
Chương trình thử nghiệm đầu tiên nên bao gồm những gì?
Thử với một nhóm đại diện, một tuần đầy đủ, các bản ghi bình thường, một lần nộp muộn, một trường hợp làm thêm giờ, một lần chỉnh sửa, một lần phê duyệt và một lần bàn giao xuống hệ thống sau. Bản demo chỉ có bộ đếm giờ là chưa đủ.
Xây dựng quy trình thời gian phục vụ quyết định tiếp theo
Bắt đầu với người, kỳ, ngoại lệ, phê duyệt đại diện và một bàn giao thật. Sau đó để đội kiểm tra xem mọi tín hiệu dashboard có mở được dữ liệu phía sau không.