Truy cập bị chặn
Cho biết đội ngũ còn thiếu giấy phép vào, chìa khóa, người dẫn vào, thời gian cư dân có mặt hay lịch hẹn đã xác nhận. Ghi người phụ trách liên hệ tiếp theo và khung giờ phục vụ ngay trên cùng một hồ sơ.
PHẦN MỀM ĐẶT HÀNG CÔNG VIỆC TÀI SẢN
Quản lý phiếu công việc đến khi nghiệm thu hoàn tất
Mỗi công việc sửa chữa cần có phạm vi rõ ràng, thông tin bất động sản và căn hộ, kỹ thuật viên hoặc đơn vị dịch vụ chịu trách nhiệm, lịch hẹn, thời hạn mục tiêu, trạng thái chi phí, vướng mắc, nhật ký công việc, bằng chứng và quyết định nghiệm thu cuối cùng.
Trang này bắt đầu từ sau bước tiếp nhận và phân loại, tập trung vào việc triển khai công việc đã được phê duyệt, chứ không phải quản lý tiền thuê, hợp đồng thuê, kế toán hay cổng thông tin chung cho người thuê.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Khám phá các bản ghi mẫu trước khi bạn sao chép ứng dụng. Chỉ thêm thông tin về người thuê, quyền truy cập, đơn vị dịch vụ và bất động sản thực sự trong không gian làm việc được bảo mật của riêng bạn.
mộtlịch sử công việc từ phạm vi đến nghiệm thu và hoàn tất
6quan điểm thực hiện và bằng chứng
Haiđiểm kiểm tra chi phí trước và sau khi làm việc
Phiếu công việc phải hướng dẫn cách thực hiện, không chỉ lặp lại nội dung yêu cầu
Yêu cầu cho biết vấn đề cần xử lý; phiếu công việc nêu rõ kỹ thuật viên hoặc đơn vị dịch vụ phải làm gì và giúp quản lý kiểm tra kết quả.
- 01
Chỉ tạo công việc sau khi phân loại
Liên kết yêu cầu nguồn hoặc kết quả kiểm tra, chuyển tiếp bất động sản và căn hộ chính xác, đồng thời xác định phạm vi sửa chữa. Luôn hiển thị các quyết định về an toàn, quyền truy cập, trách nhiệm và mức độ ưu tiên để người được giao không cần phải xây dựng lại chúng.
- 02
Chỉ định rõ người phụ trách và khung giờ phục vụ
Nêu rõ đội ngũ nội bộ hoặc đơn vị dịch vụ được phê duyệt, lịch hẹn, thời hạn hoàn thành, kênh liên hệ, hướng dẫn ra vào và người phụ trách xử lý khi cần nâng cấp. Chỉ có ngày đến hạn mà không có người chịu trách nhiệm và phương án ra vào khả thi thì chưa thể gọi là lịch thực hiện.
- 03
Kiểm soát chi phí trước và sau khi thực hiện
Ghi lại ước tính, dù có cần phê duyệt hay không, số tiền được chấp nhận, chi phí thực tế và số liệu tham khảo được hệ thống kế toán sử dụng. Hồ sơ công việc giải thích quyết định điều hành; hệ thống tài chính vẫn có thẩm quyền về hóa đơn và thanh toán.
- 04
Kết thúc bằng bằng chứng và quyết định
Ghi lại chẩn đoán, công việc đã thực hiện, vật tư, hình ảnh, kết quả thử nghiệm, thời gian hoàn thành, người kiểm tra và quyết định nghiệm thu hoặc trả lại. Nếu kết quả không đạt, hãy trả lại chính phiếu công việc đó hoặc tạo công việc tiếp theo có liên kết rõ ràng, thay vì xóa dấu vết của lần xử lý đầu tiên.
Nêu lý do chậm trễ rõ ràng như ngày đến hạn
Việc sửa chữa bất động sản bị đình trệ vì những lý do có thể đoán trước được. Các hàng đợi riêng biệt cho phép điều phối viên giải quyết vấn đề phụ thuộc thay vì liên tục yêu cầu cập nhật.
Báo giá hoặc phê duyệt bị chặn
Phân biệt ước tính vẫn đang được chuẩn bị với báo giá đang chờ quyết định có trách nhiệm. Luôn hiển thị rủi ro dịch vụ và mục tiêu trong khi nhóm quyết định.
Đang chờ vật tư hoặc đơn vị dịch vụ
Ghi lại phần cần thiết, ngày dự kiến, cam kết của đơn vị dịch vụ, quyết định thay thế và liệu bất động sản có thể tiếp tục được sử dụng hay không. Tránh tình trạng chờ đợi mơ hồ và không có kế hoạch phục hồi.
Đã chặn xác minh
Giữ công việc đã hoàn thành ở trạng thái mở khi việc kiểm tra, kiểm tra lại, xác nhận của người thuê hoặc sự cho phép của người quản lý vẫn chưa được thực hiện. Dấu thời gian hoàn thành của kỹ thuật viên là bằng chứng chứ không phải là kết quả dịch vụ cuối cùng.
Các trường biến nhiệm vụ sửa chữa thành phiếu công việc có thể thực thi được
Giữ hồ sơ đủ ngắn gọn để sử dụng tại hiện trường nhưng đủ đầy đủ cho các quyết định về chi phí và nghiệm thu và hoàn tất.
| Nhóm trường | Bao gồm | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Bối cảnh | Yêu cầu/kết quả kiểm tra nguồn, bất động sản, tòa nhà, căn hộ, vấn đề và mức độ ưu tiên | Ngăn chặn việc giải thích trùng lặp và làm việc sai vị trí |
| Thực hiện | Phạm vi, người phụ trách/đơn vị dịch vụ, cuộc hẹn, mục tiêu, quyền truy cập và liên hệ | Làm cho bài tập có thể sử dụng được |
| Chi phí | Dự toán, trạng thái phê duyệt, chi phí thực tế và mã tham chiếu kế toán | Tách ủy quyền khỏi thanh toán |
| Ngoại lệ | Trình chặn, hành động tiếp theo, người phụ trách và khả năng phục hồi dự kiến | Dừng chờ công việc biến mất |
| Kết thúc | Chẩn đoán, công việc, vật tư, bằng chứng, người kiểm tra và quyết định | Chứng minh liệu nhu cầu ban đầu đã được giải quyết hay chưa |
Sử dụng các biện pháp theo yêu cầu công việc để giải thích nơi dịch vụ đang bị kẹt
Số lượng và giá trị trung bình chỉ quan trọng khi trạng thái cơ bản và bối cảnh kinh doanh nhất quán.
Độ tin cậy của phản hồi và lịch trình
Đo thời gian từ khi phạm vi được chấp nhận đến lúc có người phụ trách, chốt lịch hẹn và nhân sự đến hiện trường. Tách phần chậm trễ do khách hàng chưa thể cho vào khỏi phần chậm trễ của đội nội bộ hoặc đơn vị dịch vụ để chỉ số dẫn đến cải tiến đúng chỗ.
Hoàn thành và xác minh
Theo dõi quá trình hoàn thành đầu tiên, công việc được trả lại, các vấn đề được mở lại, thời gian nghiệm thu và hoàn tất được chấp nhận và bằng chứng được sử dụng. Khối lượng nghiệm thu và hoàn tất cao sẽ không thành công nếu yêu cầu quay trở lại.
Mô hình chi phí và nhà cung cấp
So sánh ước tính với thực tế, chờ phê duyệt, phản hồi của đơn vị dịch vụ, tỷ lệ hoàn trả và danh mục sửa chữa. Sử dụng dữ liệu để cải thiện phạm vi và quyết định của đơn vị dịch vụ, không ngụ ý bảo hành hoặc đánh giá chất lượng chuyên môn kỹ thuật mà hồ sơ không thể chứng minh.
Nhu cầu định kỳ
Nhóm công việc được liên kết theo bất động sản, căn hộ, hệ thống, danh mục vấn đề và khoảng thời gian. Công việc khắc phục lặp đi lặp lại có thể biện minh cho việc thanh tra, hành động phòng ngừa, xem xét vốn hoặc thay đổi các câu hỏi tiếp nhận.
CẤU HÌNH HOẠT ĐỘNG XUNG QUANH TÀI SẢN CỦA BẠN
Điều chỉnh các phiếu công việc khi các quy tắc về bất động sản và đơn vị dịch vụ thay đổi
Quản trị viên vận hành có thể cập nhật bản ghi công việc và hàng đợi mà không cần xây dựng lại toàn bộ hệ thống.
Một ứng dụng phiếu công việc hoàn chỉnh có thể được xây dựng trong vài giờ và thay đổi phạm vi, định tuyến hoặc bảng điều khiển tập trung thường có thể được thực hiện trong hàng chục phút.- 01
Thêm danh sách kiểm tra dành riêng cho chuyên môn kỹ thuật hoặc ảnh hoàn thành bắt buộc.
- 02
Định tuyến ước tính trên ngưỡng tới người phụ trách quyết định phù hợp.
- 03
Tạo hàng đợi cho các vướng mắc không có quyền truy cập, bộ phận, đơn vị dịch vụ hoặc xác minh.
- 04
Thêm bảng điều khiển bất động sản, đơn vị dịch vụ, chi phí hoặc lặp lại để quản lý.
Sử dụng Jodoo khi quy trình đặt hàng công việc phải phù hợp với hoạt động bất động sản
Jodoo hữu ích cho các nhóm cần hồ sơ sửa chữa có thể thích ứng và quy trình làm việc giữa các nhóm thay vì CMMS cố định hoặc bộ bất động sản tất cả trong một.
Kết nối các yêu cầu, phát hiện và mức độ sẵn sàng của căn hộ
Giữ kết quả ban đầu và kết quả tiếp theo được liên kết để người quản lý có thể biết lý do tại sao công việc tồn tại và liệu bất động sản có được đưa trở lại sử dụng hay không.
Giữ lại các hệ thống chuyên biệt nơi chúng bổ sung thêm chiều sâu
Sử dụng CMMS, nền tảng kế toán, mua sắm, kiểm kê hoặc tài sản nơi họ chịu trách nhiệm tài sản, kế hoạch phòng ngừa, đơn đặt hàng, hóa đơn, thanh toán hoặc cho thuê. Trao đổi số nhận dạng ổn định thay vì sao chép quyền hạn.
Đừng suy luận chất lượng kỹ thuật từ một trạng thái
Quy trình làm việc có thể yêu cầu bằng chứng và xác minh, nhưng các giao dịch được cấp phép, kiểm tra an toàn, quy tắc bảo hành, luật pháp địa phương và kiểm tra chuyên môn vẫn nằm ngoài yêu cầu về phần mềm.
Câu hỏi về phần mềm đặt hàng công việc bất động sản
Phần mềm yêu cầu công việc bất động sản là gì?
Nó biến nhu cầu bảo trì được chấp nhận thành công việc sửa chữa được kiểm soát: phạm vi, địa điểm, người được giao, cuộc hẹn, mục tiêu, ước tính, phê duyệt, ghi chú thực hiện, bộ phận, bằng chứng, xác minh và nghiệm thu và hoàn tất. Nó phải vẫn được liên kết với yêu cầu ban đầu hoặc kết quả kiểm tra.
Sự khác biệt giữa yêu cầu bảo trì và phiếu công việc là gì?
Yêu cầu bảo trì ghi nhận nhu cầu cùng thông tin về người gửi, mức độ ảnh hưởng, quyền ra vào và trao đổi liên quan. Khâu phân loại quyết định có cần xử lý hay không và xử lý theo cách nào. Phiếu công việc cho phép triển khai và kiểm soát việc sửa chữa thực tế. Một yêu cầu có thể phát sinh nhiều phiếu công việc; công việc bảo trì định kỳ cũng có thể được tạo mà không cần yêu cầu từ người thuê.
Nhà cung cấp có thể sử dụng phiếu công việc không?
Jodoo có thể cung cấp các biểu mẫu và chế độ xem tập trung cho công việc được giao nhưng định cấu hình quyền, danh tính, thông báo và ranh giới dữ liệu cho mô hình đơn vị dịch vụ thực tế của bạn. Không tiết lộ thông tin chi tiết về người thuê nhà, các bất động sản khác, ước tính hoặc ghi chú nội bộ chỉ vì chúng tồn tại trong cùng một ứng dụng.
Jodoo có thể phê duyệt chi phí sửa chữa không?
Quy trình làm việc gốc có thể định tuyến báo giá hoặc nghiệm thu và hoàn tất cho người đánh giá được chỉ định và ngăn cản quyết định không có giá trị bắt buộc. Tổ chức của bạn vẫn xác định ai có thẩm quyền, ngưỡng nào được áp dụng và cách số tiền được chấp nhận được tiếp cận với hoạt động mua sắm hoặc kế toán.
Làm thế nào để chúng ta ngăn chặn việc hoàn tất sớm?
Tách trạng thái hoàn thành công việc khỏi kết quả nghiệm thu. Yêu cầu phép thử, ảnh, kết quả kiểm tra, xác nhận của người thuê hoặc quyết định của quản lý phù hợp; đồng thời giữ công việc bị trả lại hoặc mở lại trong cùng một lịch sử.
XEM HỆ THỐNG BẢO TRÌ BẤT ĐỘNG SẢN THỰC TẾ
Kiểm tra hàng đợi phiếu công việc bảo trì bất động sản đã được điền
Mở không gian làm việc để xem xét công việc đã giao, đã lên lịch, đang thực hiện, bị chặn, xác minh, trả lại và đã hoàn thành cùng với bằng chứng về chi phí và nghiệm thu và hoàn tất.
Mở ứng dụng phiếu công việc bảo trì bất động sản