Xác nhận ngay lập tức
Trả về tham chiếu, vị trí, tóm tắt, lựa chọn truy cập được ghi lại và những gì xảy ra trong quá trình phân loại. Lặp lại cách báo cáo tình trạng xấu đi hoặc tình trạng khẩn cấp.
BIỂU MẪU YÊU CẦU BẢO TRÌ DÀNH CHO NGƯỜI THUÊ
Biểu mẫu báo sửa chữa để đội ngũ xử lý ngay
Cung cấp cho cư dân một biểu mẫu ngắn trên điện thoại để chọn bất động sản và căn hộ, mô tả những gì họ thấy, đánh dấu nguy cơ rõ ràng, chọn cách liên hệ và phương án ra vào, đồng thời thêm bằng chứng hữu ích.
Xuất bản hướng dẫn khẩn cấp bên cạnh biểu mẫu. Nhân viên—không phải người thuê nhà—nên áp dụng các quyết định chính thức về mức độ ưu tiên, trách nhiệm, chuyên môn kỹ thuật và sửa chữa.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Khám phá các bản ghi mẫu trước khi bạn sao chép ứng dụng. Chỉ thêm thông tin về người thuê, quyền truy cập, đơn vị dịch vụ và bất động sản thực sự trong không gian làm việc được bảo mật của riêng bạn.
ngắnđường dẫn gửi ưu tiên qua điện thoại
Xóalựa chọn liên hệ và nhập cảnh
Không có chẩn đoánđược yêu cầu từ người thuê nhà
Biểu mẫu này sẽ giúp người thuê nhà báo cáo tình hình một cách nhanh chóng và an toàn
Mỗi trường phải xác định địa điểm, giải thích triệu chứng, hỗ trợ truy cập an toàn hoặc giúp việc liên lạc trở nên dễ dàng hơn.
- 01
Tài sản, tòa nhà và căn hộ
Khi có thể, hãy điền sẵn những địa điểm hoặc dịch vụ mà người thuê đã đăng nhập được quyền sử dụng. Nếu nhân viên tiếp nhận thay, cần xác nhận chính xác tòa nhà, tầng, căn hộ, phòng, khu vực chung hoặc vị trí dễ nhận biết để đội ngũ không đến nhầm nơi.
- 02
Vấn đề theo lời của người thuê nhà
Dùng danh mục quen thuộc cùng tiêu đề và mô tả ngắn gọn. Hỏi vấn đề là gì, xuất hiện ở đâu, bắt đầu khi nào và có thay đổi theo thời gian không; không yêu cầu người báo cáo xác định bộ phận hỏng hoặc chuyên môn sửa chữa cần thiết.
- 03
Tác động và mối quan tâm an toàn có thể nhìn thấy
Hãy để người thuê nhà giải thích liệu phòng, thiết bị, nước, nhiệt, điện, khả năng tiếp cận hoặc hoạt động sử dụng thông thường có bị ảnh hưởng hay không và liệu họ có quan sát thấy khói, mùi gas, lũ lụt, tia lửa, nhiệt, chuyển động cấu trúc hoặc mối lo ngại tức thời khác hay không. Hiển thị đường đi khẩn cấp một cách nổi bật.
- 04
Liên hệ, truy cập và bằng chứng
Ghi lại cách liên hệ ưu tiên, quyền vào khu vực hoặc nhu cầu hẹn trước, khung giờ có thể phục vụ, vật nuôi hay những lưu ý đã biết về việc ra vào, cùng ảnh hoặc tệp đính kèm nếu cần. Không yêu cầu người gửi tự kiểm tra trong điều kiện không an toàn hoặc cung cấp thông tin cá nhân không cần thiết.
Đệ trình là sự khởi đầu của dịch vụ, không phải là sự kết thúc
Biểu mẫu phải kết nối với một nhóm, kỳ vọng phản hồi và lịch sử sửa chữa rõ ràng.
Đánh giá tính đầy đủ và an toàn
Điều phối viên kiểm tra vị trí, triệu chứng, tác động, hình ảnh, tín hiệu an toàn, bối cảnh trách nhiệm và quyền truy cập. Nếu thiếu thứ gì đó, hãy hỏi một câu hỏi cụ thể thay vì trả lại trạng thái chung chung là chưa hoàn thành.
Công việc và cuộc hẹn
Kết nối yêu cầu đã tiếp nhận với kỹ thuật viên nội bộ hoặc đơn vị dịch vụ, khung giờ làm việc, phương án ra vào, vướng mắc và nội dung cập nhật thiết thực cho người thuê. Luôn giữ hồ sơ yêu cầu ban đầu ngay cả khi phải tạo nhiều phiếu công việc.
Xác nhận hoàn thành
Giải thích những gì đã được thực hiện và mọi hoạt động tiếp theo bằng ngôn ngữ đơn giản. Hãy để người thuê xác nhận, báo cáo sự cố chưa được giải quyết hoặc mở lại khi hiện tượng này quay trở lại.
Mẫu yêu cầu bảo trì người thuê ngắn gọn
Sử dụng các trường có điều kiện để đường dẫn mặc định luôn ngắn.
| Nhóm trường | Hỏi người thuê nhà | Để lại cho nhân viên |
|---|---|---|
| Vị trí | Tài sản/căn hộ và khu vực bị ảnh hưởng chính xác | Mã hóa danh mục đầu tư hoặc phân loại tài sản |
| Xuất kho | Danh mục, triệu chứng có thể quan sát được, thời điểm bắt đầu và hình ảnh | Phạm vi chẩn đoán, chuyên môn kỹ thuật và sửa chữa |
| Tác động | Những gì không thể được sử dụng và mối quan tâm an toàn có thể nhìn thấy | Ưu tiên chính thức, trách nhiệm và cấp độ khẩn cấp |
| Tiếp cận | Giấy phép, cuộc hẹn, liên hệ và thời gian hữu ích | Phân công và lộ trình kỹ thuật viên/đơn vị dịch vụ |
| Kết quả | Liệu vấn đề ban đầu có được giải quyết hay không | Phê duyệt chi phí, đánh giá bằng chứng nội bộ và đánh giá nhà cung cấp |
Bảo vệ quyền riêng tư, khả năng tiếp cận và ứng phó khẩn cấp
Hình thức kỹ thuật số thuận tiện không thể là con đường dịch vụ duy nhất hoặc là lý do để thu thập dữ liệu không cần thiết.
Giữ biểu mẫu có thể truy cập được
Sử dụng nhãn có thể đọc được, xóa các trường bắt buộc, hỗ trợ bàn phím và thiết bị di động, hỗ trợ ngôn ngữ và lộ trình thay thế qua điện thoại hoặc nhân viên hỗ trợ.
Chỉ thu thập những gì cần bảo trì
Tránh dữ liệu nhận dạng, hộ gia đình, thanh toán, y tế hoặc cho thuê không liên quan. Kiểm soát ai có thể xem liên hệ, quyền truy cập, ảnh, ghi chú nội bộ, chi phí và các hồ sơ cư trú khác.
Ứng phó khẩn cấp riêng biệt
Giải thích những tình trạng nào cần có dịch vụ khẩn cấp tại địa phương, số bảo trì khẩn cấp, an ninh hoặc kênh tức thời khác. Không ngụ ý rằng việc gửi biểu mẫu web sẽ đảm bảo việc giám sát theo thời gian thực.
Dùng từ ngữ người dân có thể hiểu
Kiểm tra biểu mẫu với người thuê và điều phối viên. Thay thế các thuật ngữ như mã phân loại, lớp SLA, xử lý hoặc bằng chứng kết thúc bằng bước tiếp theo rõ ràng và kết quả dễ hiểu.
CẤU HÌNH HOẠT ĐỘNG XUNG QUANH TÀI SẢN CỦA BẠN
Tinh chỉnh biểu mẫu yêu cầu vì người thuê và bất động sản sẽ cho bạn biết những gì còn thiếu
Quản trị viên doanh nghiệp có thể rút ngắn đường dẫn di động và cải thiện việc định tuyến mà không cần xây dựng lại các bản ghi bảo trì xuôi dòng.
Một biểu mẫu yêu cầu hữu ích cho người thuê có thể được xây dựng trong vài giờ; một trường, điều kiện, thông báo hoặc bước định tuyến cụ thể thường có thể được cải tiến trong vài chục phút.- 01
Chỉ hiển thị các câu hỏi về quyền truy cập cụ thể vào cơ sở kinh doanh hoặc quầy lễ tân khi có liên quan.
- 02
Thêm lời nhắc về vấn đề cụ thể để trợ giúp mà không cần yêu cầu chẩn đoán.
- 03
Thay đổi xác nhận và định tuyến khi người phụ trách phản hồi thay đổi.
- 04
Tạo hàng đợi cho các yêu cầu chưa được xác nhận, thiếu thông tin, không thể truy cập hoặc được mở lại.
Dùng biểu mẫu làm điểm khởi đầu cho quy trình bảo trì có người phụ trách rõ ràng
Jodoo có thể kết nối yêu cầu gửi từ thiết bị di động với khâu phân loại nội bộ, phiếu công việc, cập nhật, bằng chứng và xác nhận.
Đừng biến việc tiếp nhận thành phiếu công việc của người thuê
Người thuê báo cáo nhu cầu. Nhân viên quyết định phạm vi, mức độ ưu tiên, trách nhiệm, người phụ trách dịch vụ, chi phí và liệu phiếu công việc có phù hợp hay không.
Giữ kín hồ sơ cư dân và bất động sản khác
Chế độ xem cổng thông tin hoặc chế độ xem dành cho bên ngoài chỉ nên hiển thị những yêu cầu và trao đổi mà người dùng đó cần. Hãy kiểm tra quyền truy cập thực tế trước khi dùng dữ liệu người thuê thật.
Căn chỉnh biểu mẫu theo chính sách và luật pháp
Các yêu cầu về quyền ra vào, thông báo, điều kiện sinh sống, dịch vụ khẩn cấp, hỗ trợ người khuyết tật, ngôn ngữ, khoản phí, thời hạn lưu giữ và quyền riêng tư khác nhau theo từng nơi. Hãy cấu hình biểu mẫu sau khi được người am hiểu quy định địa phương xem xét.
Câu hỏi về mẫu yêu cầu bảo trì của người thuê nhà
Mẫu yêu cầu bảo trì cho người thuê nhà nên bao gồm những trường nào?
Bao gồm vị trí chính xác, danh mục vấn đề, triệu chứng dễ hiểu, thời điểm bắt đầu, tác động của người sử dụng, mối lo ngại về an toàn rõ ràng, liên hệ ưu tiên, quyền truy cập hoặc nhu cầu cuộc hẹn, thời gian phục vụ hữu ích và ảnh tùy chọn. Giữ ưu tiên chính thức và chẩn đoán kỹ thuật với nhân viên.
Biểu mẫu có nên bao gồm tùy chọn khẩn cấp không?
Nó sẽ hiển thị các hướng dẫn khẩn cấp và thu thập các dấu hiệu cảnh báo rõ ràng, nhưng không dựa vào việc gửi web thông thường làm kênh phản hồi khẩn cấp trừ khi tổ chức của bạn thực sự giám sát và đảm bảo điều đó. Công bố chính xác số điện thoại tức thời hoặc tuyến đường khẩn cấp tại địa phương.
Người thuê nhà có thể gửi ảnh không?
Vâng. Hình ảnh có thể giúp làm rõ vị trí và tình trạng nhìn thấy được. Hãy biến chúng thành tùy chọn khi có thể, giải thích những gì hữu ích, bảo vệ quyền riêng tư và không bao giờ yêu cầu người thuê chạm vào, mở, trèo lên hoặc tiếp cận tình trạng không an toàn.
Điều gì xảy ra sau khi gửi biểu mẫu?
Nhóm xác nhận, kiểm tra tính đầy đủ và an toàn, quyết định trách nhiệm và mức độ ưu tiên, điều phối quyền truy cập, tạo hoặc liên kết công việc, gửi các bản cập nhật có ý nghĩa, ghi lại kết quả và hỏi xem vấn đề ban đầu đã được giải quyết chưa.
Chúng tôi có thể sao chép biểu mẫu này cho các bất động sản khác nhau không?
Có, nhưng ưu tiên một mô hình được quản lý với các câu hỏi có điều kiện dành riêng cho bất động sản nếu thực tế. Quá nhiều bản sao bị ngắt kết nối khiến việc duy trì cách diễn đạt, định tuyến, hướng dẫn khẩn cấp và báo cáo trở nên khó khăn hơn.
XEM HỆ THỐNG BẢO TRÌ BẤT ĐỘNG SẢN THỰC TẾ
Mở yêu cầu di động và hàng đợi xuôi dòng của nó
Kiểm tra các trường hiển thị cho người thuê, sau đó theo dõi yêu cầu mẫu qua các bước cập nhật trạng thái, phân loại, phân công, thực hiện công việc, lưu bằng chứng và xác nhận kết quả.
Mở biểu mẫu yêu cầu của người thuê