Document control and SOP management with provable version history
Liên kết mỗi bản sửa đổi với lý do thay đổi, người xét duyệt, phê duyệt, ngày hiệu lực, đối tượng nhận, xác nhận và hành động xử lý bản lỗi thời.
Kiểm soát tài liệu là kỷ luật phát hành. Ổ đĩa dùng chung có thể lưu nhiều phiên bản; hệ thống kiểm soát phải chỉ ra phiên bản nào được phép sử dụng và mọi nhóm chịu ảnh hưởng đã sẵn sàng hay chưa.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
- Xét duyệt và phê duyệt đúng phiên bản
- Kiểm soát ngày hiệu lực và quan hệ thay thế
- Phân phối, xác nhận và rà soát định kỳ
Một tài liệu không tự trở thành bản hiện hành chỉ vì tên tệp có chữ “final”
Mỗi cổng cần hiển thị quyết định, bằng chứng và người chịu trách nhiệm đưa bản sửa đổi tiến lên.
Bản sửa đổi đã sẵn sàng
Lý do thay đổi, người phụ trách, quy trình bị ảnh hưởng, bản nháp, bằng chứng bắt buộc
Thay đổi chưa đầy đủ hoặc sai tệp nguồn
Đã hoàn tất xét duyệt
Người xét duyệt được chỉ định, nhận xét, quyết định, lý do trả lại, dấu thời gian
Thiếu xét duyệt chuyên môn hoặc vấn đề trả lại chưa được giải quyết
Đã phê duyệt phát hành
Người phê duyệt, phiên bản đã duyệt, ngày hiệu lực, tham chiếu thay thế
Ngày tháng xung đột hoặc không rõ phiên bản hiện hành
Đã xác nhận sử dụng
Địa điểm và vai trò bị ảnh hưởng, phân phối, trạng thái xác nhận hoặc đào tạo
Bản lỗi thời hoặc xác nhận quá hạn
Tách thông tin phiên bản khỏi trạng thái quy trình
Một bản sửa đổi có thể đã được phê duyệt nhưng chưa có hiệu lực, đã phát hành nhưng chưa được xác nhận, hoặc đã bị thay thế nhưng vẫn còn tại nơi làm việc.
Nhận dạng tài liệu
Mã hồ sơ tự sinh, tiêu đề được kiểm soát, người phụ trách, loại, quy trình, địa điểm và độ nhạy cảm.
Nhận dạng bản sửa đổi
Số sửa đổi, tóm tắt thay đổi, phiên bản nguồn, phạm vi xét duyệt, tệp đã duyệt và ngày phê duyệt.
Nhận dạng lần phát hành
Ngày hiệu lực, đối tượng chịu ảnh hưởng, kênh phân phối, quy tắc xác nhận và hồ sơ thay thế.
Tình trạng kiểm soát
Ngày rà soát định kỳ, trạng thái quá hạn, xác nhận bản lỗi thời và người phụ trách ngoại lệ đang mở.
Mô hình hóa ngoại lệ trước khi đưa luồng thuận vào sử dụng
Phần lớn lỗi kiểm soát tài liệu xảy ra sau khi người xét duyệt nói “chưa đạt” hoặc bản đã phát hành không đến được đối tượng cần dùng.
- Đã trả lại
Bản sửa đổi cần chỉnh sửa
Yêu cầu nêu lý do, giữ nhận xét của người xét duyệt, giao lại trách nhiệm cho tác giả và phân biệt chỉnh sửa với một yêu cầu mới.
- Bị chậm
Phê duyệt đã quá hạn
Hiển thị hạn xử lý và người xét duyệt hiện tại, sau đó nhắc việc, ủy quyền hoặc chuyển cấp mà không âm thầm đổi tài liệu.
- Có xung đột
Ngày hiệu lực không thống nhất
Chặn phát hành cho đến khi ngày mới, việc ngừng bản trước, đào tạo và thay đổi hệ thống phụ thuộc thống nhất.
- Chưa xác nhận
Bản cũ có thể vẫn đang được sử dụng
Giao việc kiểm tra tại nơi sử dụng hoặc xác nhận cho đúng địa điểm, đội ngũ hay vai trò còn rủi ro.
Để người phụ trách quy trình đã được đào tạo duy trì thiết kế kiểm soát
Jodoo giúp quy trình dễ điều chỉnh hơn mà không giấu các quyết định kiểm soát trong mã nguồn.
Thêm bước xét duyệt chuyên môn
Thêm người xét duyệt, hạn xử lý, quyết định và bằng chứng cần thiết cho tài liệu rủi ro cao, hướng đến khách hàng, liên quan an toàn hoặc tài chính.
Thay đổi yêu cầu bằng chứng
Chỉ yêu cầu đánh giá rủi ro, kế hoạch đào tạo, tệp đính kèm hoặc ghi chú xác thực khi loại tài liệu thực sự cần.
Tạo góc nhìn ngoại lệ tập trung
Hiển thị lượt xét duyệt quá hạn, phát hành chưa xác nhận, phê duyệt sắp hết hạn hoặc kiểm tra bản lỗi thời mà không sao chép danh mục.
Hiểu phần mềm có thể và không thể kiểm soát điều gì
Phần mềm có thể làm rõ phiên bản, quyết định và công việc tồn đọng; tổ chức của bạn vẫn phải xác định các quy tắc áp dụng.
Phần mềm kiểm soát tài liệu là gì?
Phần mềm quản lý vòng đời được kiểm soát của chính sách, quy trình, hướng dẫn, thông số và tài liệu tương tự, gồm nhận dạng, sửa đổi, xét duyệt, phê duyệt, phát hành, phân phối, xác nhận, rà soát định kỳ và ngừng sử dụng.
Kiểm soát tài liệu có giống quản lý tài liệu không?
Quản lý tài liệu rộng hơn và có thể nhấn mạnh lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ và quy trình. Kiểm soát tài liệu tập trung chứng minh phiên bản nào được phép dùng, thay đổi ra sao, ai phê duyệt và cách loại bỏ bản lỗi thời.
Jodoo có thể thay thế QMS hoặc hệ thống hồ sơ đã được thẩm định không?
Không nên mặc định như vậy. Dùng Jodoo cho hồ sơ, quy trình, góc nhìn, quyền và bảng điều khiển có thể cấu hình, rồi thẩm định riêng yêu cầu chuyên môn về chất lượng, hồ sơ, chữ ký, lưu giữ và tuân thủ.
Làm sao ngăn tài liệu lỗi thời tại nơi sử dụng?
Duy trì một hồ sơ phiên bản đã phát hành, xác định địa điểm và vai trò chịu ảnh hưởng, liên kết bản thay thế, yêu cầu xác nhận hoặc kiểm tra khi phù hợp và giữ địa điểm chưa giải quyết trong hàng đợi ngoại lệ.
Đưa một thay đổi bị trả lại đi qua phê duyệt và phát hành
Xác nhận ứng dụng giữ lại phiên bản đã duyệt trước đó, lý do trả lại, quyết định cuối cùng, ngày hiệu lực và mọi xác nhận còn thiếu.