提交文件
记录文件的记录，负责人，类型，版本，审查日期，变更总结和证据。
文件工作流自动化
捕获 →审查 →批准 →释放文档工作流管理与自动化软件
通过可配置工作流管理文档接收、复核、审批、生成、发布、分发、签收、异常处理和状态报告。
- 记录文件或源链接，并附录文档类型，负责人，版本，请求原因，审查人员，截止日期和所需证据。
- 路线审查， 批准 返回工作， 升级， 产物 释放， 分布 确认， 并且可以获得可见的所有权。
- 保持排队，仪表板，决策，异常，时间标签和文档历史连接，而专业内容管理在ECM，QMS或CLM系统中保持在需要时。
免费开始使用，无需信用卡。
运营团队在电子邮件，聊天，共享驱动器或表格中取代文件批准和后续。协调合同，账单，客户文件，员工文件，政策，SOP或工作指令的商业团队。需要配置文件路由的进程负责人，同时保持存储库和专家系统的所有权明确。
检查文件背后的工作流查看视觉决策路径，文件记录，审核队列和操作仪表板。直接答案
什么是文档工作流管理与自动化？
文件工作流管理定义了如何捕获，分类，审查，批准，生成，发布，分配和跟踪文档或文档请求。 它将文件连接到其版本，负责人，阶段，截止日期，决定，异常，证据和存储库交付而不是在电子邮件和共享文件中留下进程。
文件工作流管理软件将操作记录保持可见，而工作流自动化执行路由，提醒，升级，状态变更和后续行动。 文件管理系统通常拥有存储，搜索，保留和内容治理。 一个平台可以覆盖这两个领域，或者工作流和存储层可能一起工作。
Jodoo文件工作流平台
连接文件到用户操作的工作流
配置数据，审查者，决定，提醒，异常，权限，生成输出和仪表板在过程中保持存储库所有权的明确性。
这使得每一个记录从提交到文件控制审查，部门批准，发布和分发以及完成的工作流。 审核人员可以以记录的理由回到前一阶段的工作。
文件控制审查
检查元数据和证据，然后向前发送或回来进行修订。
部门批准
记录商业决定并批准释放或返回文件控制。
发行和分销
设置有效日期，发布范围，分销列表，过时复制行动和结尾证据。
产品视图
检查记录，工作流，排队和仪表板
从文档元数据转移到视觉决策路径，然后使用排列和仪表板来管理等待评论，迟来的工作以及完成的结果。
文件管理和工作流自动化
评估文件周围的控制，而不仅仅是存储文件
可使用的文件工作流将文件，业务背景，人决策，下一步行动和异常路径从入口到完成联系在一起。
结构化文件接入
记录文件或源链接，并将文件类型，负责人，请求原因，版本，期限和所需审查人员联系在一起。
需要的元数据可以根据文件类型进行变更，而不需为每个过程创建单独的应用程序吗？审查和批准路由
根据部门，文件类别，价值，风险，地理或其他记录领域的路线，同时保留返回和升级路径。
审查人员可以查看当前文件，之前的评论，支持证据和决定标准吗？版本和变更文本
保持工作版本，更改总结，批准状态，有效日期以及取代记录的参考可见。
工作流能否防止一个批准的决定与被审查的版本脱离？产物和转让行动
生成文件，更新源记录，通知接收者，调用网关或将批准的数据传递到另一个系统。
没有成功的行动仍然可见，分配和确认
批准后，将接收者分配，释放范围，确认，培训，续订或跟踪工作。
团队能看到谁收到了当前版本，排队，仪表板和历史
显示等待审查，迟到的项目，返回文件，工作量，周期时间以及每个指标背后的记录。
操作员可以从仪表板号码转移到解释该文件和决策历史记录吗？OCR工作流自动化
文件决定的单独阅读
OCR工作流自动化将这些数据的人员，规则，决定，异常和下一步行动分配给。许多文档进程需要两个层都连接在一起。
阅读和结构接入文件
首先要进行扫描，阅读文本，提取字段，验证信任或向人检查发送不确定值时使用OCR或智能文件处理。
举例：收取账单，收到索赔，扫描表格，电子邮件附件以及混合文件批量。记录，决定和后续的路线
使用Jodoo后文件或提取的数据成为一个结构化业务记录，需要负责人，审查规则，批准，返回工作，截止日期，异常，仪表板和集成手续。
举例：文件审查，批准，发布，确认，续签，升级和豁免关闭。文件过程自动化示例
开始您的团队已经识别的文件进程
文件类型变化，但操作问题仍然一致：谁拥有记录，谁审查它，需要什么证据，批准后会发生什么以及哪些异常保持开放。
质量和运营
检查文件和SOP
- 工作流的结果
- 协调编制，审查，批准，发布，确认，定期审查和过时复印后续。
合同审查和批准
- 工作流的结果
- 收集草案，进行商业和法律审查，保留返回理由，并交出批准的协议。
客户文件请求
- 工作流的结果
- 追踪请求文件，所有权，到期日期，完整性，异常和最终交货记录。
发票文件批准
- 工作流的结果
- 连接账单证据与审查，异常处理，批准状态和准备支付的交货。
员工申请文件
- 工作流的结果
- 路线员工文件接收，授权，准备，交付和完成证据。
政策确认
- 工作流的结果
- 发行已批准的政策版本，分配确认，并揭示缺失或迟到的回复。
文件平台适应
选择应拥有作品的层
根据库存深度，工作流动灵活性，专家控制和组织可以管理的系统界限来比较平台。
可配置的文档工作流层
选择这个行径，当主要的问题是输入，元数据，路由，批准，所有权，异常，提醒，仪表板和连接的业务记录。
Jodoo能够协调文件处理，而存档或专业系统仍然是权威的存储库。企业内容管理
选择这个行径，当企业搜索，记录保留，法律持有，内容服务，存储管理或大规模文件生命周期控制是核心的。
对于实际要求的存储库深度，不要用工作流应用程序取代专业内容管理。电子签名，CLM或文件生成
选择专业工具，当签名身份，证书证明，条款库，红线化，义务管理或大量文件的组成驱动决定时。
Jodoo工作流可以准备，路线和跟踪传递，而不假装提供所有专家控制。QMS证实内容或记录平台
选择经验证的专业系统，当监管认可，正式培训控制，电子记录要求或特定审计内容管理是强制性的。
在选择记录系统之前，明确要求验证，保留，访问，审计和变化控制。评估检查清单
测试每个平台，使用相同的文档情景
通过使用一个真实文件，一次修订，一次回复的审查，一次迟到收件者和一次未交付。
| 评估区域 | 决策问题 | 要求的证据 |
|---|---|---|
| 文件模型 | 文件，元数据，负责人，版本，相关记录和需要的证据是否可以保持联系？ | 创建一个记录，并附上修改和附件。 |
| 路由 | 规则能否表达顺序，并行，返回，委托，过期和异常的路径？ | 经过正常审查和改编批准者进行返回审查。 |
| 决定证据 | 每个批准是否与准确的文件版本和审查环境有关？ | 打开版本，评论者，结果，日期，评论和历史记录。 |
| 批准后的工作 | 能否分配和遵守释放，通知，生成，确认和更新工作？ | 发布一个批准的记录，并让一个收件人迟到。 |
| 集成边界 | 存储库的所有权，同步指导，故障处理和许可是明确的吗？ | 断开一张手渡，确认失败物品有了主人。 |
| 操作见解 | 团队能否看到等待时间，返回原因，迟到的工作，审查员的负载和完成？ | 打开每个仪表板的源记录。 |
模板
常见业务流程的文档工作流模板
开始一个文件记录及其审查路径。 只有在过程中需要一个不同的负责人，决策或系统边界的情况下添加合同，账单，客户，员工，政策，变更控制或工作指令模板。
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9 个模板
工作流自动化软件
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费用审批工作流 / 采购审批工作流 / 发票审批工作流10 个模板审批工作流软件：规则，路由和审计轨道
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受控文档台账 / 作业指导书软件 / 变更控制软件8 个模板施工文档控制软件
规划施工文档控制工作流，管理 RFI、提交件、变更、修订、决策、凭证和项目记录。
施工收尾检查清单 / 施工 RFI 日志模板 / 报审登记表模板9 个模板合同管理仪表板
基于审批、义务、续约、风险、相对方、负责人、到期日、阻塞项和跟进记录，构建合同管理仪表板。
合同跟踪器 / 合同审批工作流模板 / 合同义务跟踪器9 个模板应付账款自动化
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应付账款跟踪器 / 发票审批工作流 / 发票申请33 个模板员工运营的HR工作流动自动化
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员工申请表 / 请假申请表 / 请假申请表17 个模板适用于审计、CAPA 与检验工作流的质量管理软件
借助连接的 Jodoo AI 模板，构建用于审计、CAPA、检验、不合格项和质量仪表板的 QMS 工作流。
质量问题跟踪器 / 偏差报告表单 / 质量控制检查清单模板常见问题
关于文件工作流自动化的问题
什么是文档工作流管理软件？
文档工作流管理软件将文档、版本、负责人、审核阶段、截止日期、决策、异常、凭证和资料库交接保存在同一条工作流记录中。团队可以清楚看到由谁处理、下一步是什么；自动化则负责执行路由、提醒、升级、状态更新和其他重复操作。
文件工作流自动化是什么？
文件工作流自动化协调了记录，分类，审查，批准，生成，发布，分配，确认，更新和关闭文档的过程。它将文件连接到负责人，规则，决定，最后期限，证据，异常和状态历史。
文件管理与工作流自动化之间的区别是什么？
文件管理通常集中在存储，组织，搜索，访问，保留和内容治理上。工作流自动化侧重于文件周围的交付，规则，批准，行动，异常和报告。一个平台可能涵盖两方面，或一个工作流层可以协调工作，而DMS或ECM仍然是权威的仓库。
如何选择文件工作流自动化平台？
选择一个可配置的工作流平台，当输入，路由，批准，所有权，异常和仪表板是中心的；一个DMS或ECM用于存储库管理和保留；电子签名或CLM平台执行协议；IDP工具用于文件分类和提取；或者一个验证的专业系统，当监管控制是强制性的。
Jodoo可以自动化文件审查和审批工作流吗？
是的.Jodoo可以连接表格，文档元数据，相关记录，条件路由，人批准，返回工作，提醒，权限，生成文件，集成，仪表板和历史。 在决定哪个系统应该拥有文档之前，测试准确的存储库，保留，签名，验证和监管要求。
哪些文件进程可以自动化？
共同的起点包括控制文件和SOP，合同审查，发票批准，客户文件请求，员工文件请求،政策确认，变更控制和工作指令审查。从一个过程开始，其触发器，负责人，决定，异常路径和完成定义是明确的。
团队应该如何评估文件工作流软件？
通过正常审查，修改，返回决定，迟到的收件人和系统输送失败来运行一个真实文件。确认准确版本，评论者，评论，决策，负责人，截止日期，异常和历史仍然连接。
下一步
通过审查，返回，批准和发布一个文档
打开控制文档应用程序，测试一个正常审查和一个返回审查，然后根据您的进程调整元数据，审核器，权限，截止日期，批准后行动以及仪表板。
免费开始使用，无需信用卡。