Document control and SOP management with provable version history
เชื่อมการแก้ไขแต่ละครั้งกับเหตุผล ผู้ตรวจทาน การอนุมัติ วันที่มีผล กลุ่มผู้รับ การรับทราบ และการจัดการสำเนาที่เลิกใช้
การควบคุมเอกสารคือวินัยในการประกาศใช้ ไดรฟ์ที่แชร์กันเก็บหลายเวอร์ชันได้ แต่ระบบควบคุมต้องแสดงว่าเวอร์ชันใดได้รับอนุมัติให้ใช้ และทุกกลุ่มที่ได้รับผลกระทบพร้อมหรือไม่
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
- ตรวจทานและอนุมัติเวอร์ชันที่ตรงกัน
- ควบคุมวันที่มีผลและการเปลี่ยนทดแทน
- การแจกจ่าย การรับทราบ และการตรวจทานตามรอบ
ชื่อไฟล์ที่เขียนว่า “final” ไม่ได้แปลว่าเอกสารนั้นเป็นฉบับปัจจุบัน
แต่ละจุดควบคุมควรแสดงการตัดสินใจ หลักฐาน และผู้รับผิดชอบในการผลักดันการแก้ไขต่อไป
ฉบับแก้ไขพร้อมตรวจ
เหตุผลการเปลี่ยนแปลง ผู้รับผิดชอบ กระบวนการที่ได้รับผลกระทบ เวอร์ชันร่าง และหลักฐานที่ต้องใช้
การเปลี่ยนแปลงไม่ครบหรือใช้ไฟล์ต้นทางผิด
ตรวจทานครบแล้ว
รายชื่อผู้ตรวจทาน ความคิดเห็น การตัดสินใจ เหตุผลที่ส่งกลับ และเวลา
ขาดการตรวจทานเฉพาะทางหรือยังไม่แก้เหตุผลที่ส่งกลับ
อนุมัติให้ประกาศใช้
ผู้อนุมัติ เวอร์ชันที่อนุมัติ วันที่มีผล และการอ้างอิงฉบับที่ถูกแทนที่
วันที่ขัดแย้งกันหรือระบุเวอร์ชันปัจจุบันไม่ชัดเจน
ยืนยันการใช้งาน
สถานที่และบทบาทที่ได้รับผลกระทบ การแจกจ่าย สถานะการรับทราบหรือการฝึกอบรม
สำเนาที่เลิกใช้หรือการรับทราบเกินกำหนด
แยกข้อเท็จจริงของเวอร์ชันออกจากสถานะเวิร์กโฟลว์
ฉบับแก้ไขอาจอนุมัติแล้วแต่ยังไม่ถึงวันที่มีผล ประกาศใช้แล้วแต่ยังไม่รับทราบ หรือถูกแทนที่แล้วแต่ยังมองเห็นได้ ณ จุดปฏิบัติงาน
ข้อมูลระบุตัวตนของเอกสาร
รหัสระเบียนที่ระบบสร้าง ชื่อเรื่องที่ควบคุม ผู้รับผิดชอบ ประเภท กระบวนการ สถานที่ และระดับความอ่อนไหว
ข้อมูลระบุตัวตนของฉบับแก้ไข
เลขที่ฉบับแก้ไข สรุปการเปลี่ยนแปลง เวอร์ชันต้นทาง ชุดผู้ตรวจทาน ไฟล์ที่อนุมัติ และวันที่อนุมัติ
ข้อมูลระบุตัวตนของการประกาศใช้
วันที่มีผล กลุ่มผู้รับที่ได้รับผลกระทบ ช่องทางแจกจ่าย กฎการรับทราบ และระเบียนฉบับทดแทน
สุขภาพของการควบคุม
วันตรวจทานตามรอบ สถานะเกินกำหนด การยืนยันสำเนาที่เลิกใช้ และผู้รับผิดชอบข้อยกเว้นที่ยังเปิดอยู่
จำลองข้อยกเว้นก่อนนำเส้นทางปกติไปใช้งานจริง
ความล้มเหลวในการควบคุมเอกสารส่วนใหญ่มักเกิดหลังผู้ตรวจทานบอกว่า “ยังไม่ได้” หรือสำเนาที่ประกาศใช้ไปไม่ถึงกลุ่มผู้รับ
- ส่งกลับ
ฉบับแก้ไขยังต้องปรับปรุง
บังคับระบุเหตุผล เก็บความคิดเห็นของผู้ตรวจทาน ส่งความรับผิดชอบกลับให้ผู้เขียน และแยกงานแก้ไขออกจากคำขอใหม่
- ล่าช้า
การอนุมัติเกินกำหนด
แสดงวันครบกำหนดและผู้ตรวจทานปัจจุบัน แล้วแจ้งเตือน มอบหมายแทน หรือยกระดับโดยไม่เปลี่ยนเอกสารอย่างเงียบ ๆ
- ขัดแย้ง
วันที่มีผลไม่ตรงกัน
ระงับการประกาศใช้จนกว่าวันที่ใหม่ การเลิกใช้เวอร์ชันเดิม การฝึกอบรม และการเปลี่ยนแปลงระบบที่เกี่ยวข้องจะสอดคล้องกัน
- ยังไม่ยืนยัน
สำเนาเก่าอาจยังถูกใช้งาน
มอบหมายการตรวจสอบ ณ จุดใช้งานหรือการรับทราบให้ตรงกับสถานที่ ทีม หรือบทบาทที่ยังมีความเสี่ยง
ให้เจ้าของกระบวนการที่ผ่านการฝึกอบรมดูแลการออกแบบการควบคุม
Jodoo ช่วยให้ปรับเวิร์กโฟลว์ได้ง่ายขึ้น โดยไม่ซ่อนการตัดสินใจด้านการควบคุมไว้ในโค้ด
เพิ่มขั้นตอนตรวจทานเฉพาะทาง
เพิ่มผู้ตรวจทาน วันครบกำหนด การตัดสินใจ และหลักฐานที่จำเป็นสำหรับเอกสารความเสี่ยงสูง เอกสารที่ลูกค้าเห็น เอกสารความปลอดภัย หรือเอกสารการเงิน
เปลี่ยนข้อกำหนดด้านหลักฐาน
กำหนดให้มีการประเมินความเสี่ยง แผนฝึกอบรม ไฟล์แนบ หรือบันทึกการตรวจสอบความถูกต้อง เฉพาะเมื่อประเภทเอกสารนั้นต้องใช้
สร้างมุมมองข้อยกเว้นเฉพาะเรื่อง
แสดงการตรวจทานเกินกำหนด การประกาศใช้ที่ยังไม่รับทราบ การอนุมัติใกล้หมดอายุ หรือการตรวจสำเนาที่เลิกใช้ โดยไม่ทำทะเบียนซ้ำ
เข้าใจว่าซอฟต์แวร์ควบคุมอะไรได้และควบคุมอะไรไม่ได้
ซอฟต์แวร์ช่วยให้เห็นเวอร์ชัน การตัดสินใจ และงานค้างได้ชัดเจน แต่องค์กรยังต้องเป็นผู้กำหนดกฎที่ใช้
ซอฟต์แวร์ควบคุมเอกสารคืออะไร
ซอฟต์แวร์จัดการวงจรชีวิตที่มีการควบคุมของนโยบาย ขั้นตอนปฏิบัติงาน คำแนะนำ ข้อกำหนด และเอกสารลักษณะเดียวกัน ตั้งแต่การระบุ การแก้ไข การตรวจทาน การอนุมัติ การประกาศใช้ การแจกจ่าย การรับทราบ การตรวจทานตามรอบ จนถึงการเลิกใช้
การควบคุมเอกสารเหมือนกับการจัดการเอกสารหรือไม่
การจัดการเอกสารมีขอบเขตกว้างกว่าและอาจเน้นการจัดเก็บ ค้นหา แชร์ และเวิร์กโฟลว์ ส่วนการควบคุมเอกสารมุ่งพิสูจน์ว่าเวอร์ชันใดได้รับอนุญาต เปลี่ยนแปลงอย่างไร ใครอนุมัติ และนำเวอร์ชันเก่าออกจากการใช้งานอย่างไร
Jodoo ใช้แทน QMS หรือระบบระเบียนที่ผ่านการรับรองได้หรือไม่
ไม่ควรสรุปเช่นนั้น ใช้ Jodoo สำหรับระเบียน เวิร์กโฟลว์ มุมมอง สิทธิ์ และแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ แล้วตรวจสอบข้อกำหนดเฉพาะด้านคุณภาพ ระเบียน ลายเซ็น การเก็บรักษา และการปฏิบัติตามกฎแยกต่างหาก
จะป้องกันเอกสารล้าสมัย ณ จุดใช้งานได้อย่างไร
ดูแลระเบียนเวอร์ชันที่ประกาศใช้เพียงชุดเดียว ระบุสถานที่และบทบาทที่ได้รับผลกระทบ เชื่อมฉบับทดแทน กำหนดให้รับทราบหรือตรวจสอบตามความเหมาะสม และเก็บสถานที่ที่ยังไม่เรียบร้อยไว้ในคิวข้อยกเว้น
นำการเปลี่ยนแปลงที่ถูกส่งกลับหนึ่งรายการผ่านการอนุมัติและประกาศใช้
ยืนยันว่าแอปเก็บเวอร์ชันที่อนุมัติก่อนหน้า เหตุผลที่ส่งกลับ การตัดสินใจสุดท้าย วันที่มีผล และการรับทราบที่ยังค้างไว้ทั้งหมด