1. Người phụ trách vẫn chịu trách nhiệm chứ?
Xác nhận vai trò của người phụ trách nghiệp vụ, điều phối viên, người rà soát, người phê duyệt và người có thẩm quyền chuyển cấp.
DANH SÁCH KIỂM TRA RÀ SOÁT PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH
Rà soát chính sách để đưa ra quyết định—không chỉ để đặt ngày rà soát mới
Kiểm tra xem chính sách còn có người phụ trách, thẩm quyền, đối tượng áp dụng, quy trình, bằng chứng và cách xử lý ngoại lệ hợp lệ hay không; sau đó ghi quyết định có căn cứ: giữ nguyên, sửa đổi, ngừng áp dụng hoặc chuyển cấp.
Lịch rà soát có dữ liệu mẫu cho biết công việc nào đến hạn hoặc quá hạn. Danh sách kiểm tra bên dưới ghi lại bằng chứng, kết quả, căn cứ, người phụ trách hành động tiếp theo và thời hạn của từng quyết định.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
- Bằng chứng trước kết quả
- Giữ lại, sửa đổi, ngừng áp dụng hoặc chuyển cấp
- Hành động tiếp theo có người phụ trách và thời hạn
8câu hỏi rà soát4kết quả rõ ràng1hành động tiếp theo có người phụ trách
Tám câu hỏi cho một đợt rà soát có căn cứ
Không phải đợt rà soát nào cũng cần viết lại chính sách. Nhưng mọi đợt rà soát đều phải thể hiện rõ căn cứ của quyết định.
2. Cơ quan có thẩm quyền có hiện hành không?
Kiểm tra luật pháp, quy định, hợp đồng, tiêu chuẩn, quyết định của hội đồng quản trị và các ủy quyền nội bộ làm nền tảng cho chính sách.
3. Phạm vi có phù hợp với thực tế không?
Rà soát các địa điểm, người lao động, bên thứ ba, hệ thống, sản phẩm và hoạt động hiện thuộc phạm vi ảnh hưởng.
4. Các quy trình vẫn hoạt động hiệu quả chứ?
Xác nhận phương pháp vận hành, biểu mẫu, hệ thống, trách nhiệm và bằng chứng hoàn thành.
5. Bằng chứng cho thấy điều gì?
Rà soát câu hỏi, xác nhận, ngoại lệ, sự cố, kết quả kiểm toán, đào tạo và kết quả quy trình.
6. Các trường hợp ngoại lệ có được kiểm soát không?
Kiểm tra các miễn trừ còn hiệu lực, lặp lại, đã hết hạn, rủi ro cao hoặc được đóng hồ sơ chưa đầy đủ.
7. Điều gì đã thay đổi?
Xác định các thay đổi về tổ chức, pháp lý, kỹ thuật, khách hàng, rủi ro, quy trình và ngôn ngữ.
8. Quyết định là gì?
Ghi lại việc lưu giữ, sửa đổi, ngừng áp dụng hoặc báo cáo chuyên môn kèm theo lý do căn bản, người phụ trách và ngày đến hạn.
Đối chiếu kết quả rà soát với bằng chứng
Chỉ cập nhật thời hạn chưa được coi là hoàn tất rà soát nếu chưa ghi lại quyết định và hành động tiếp theo.
| Kết quả | Sử dụng khi | Yêu cầu theo dõi |
|---|---|---|
| Giữ nguyên mà không thay đổi | Chính sách vẫn chính xác, có thể sử dụng được và được hỗ trợ bởi bằng chứng | Ghi lại căn cứ và ngày hoặc điều kiện kích hoạt lần rà soát tiếp theo |
| Sửa lại | Nội dung trọng yếu, đối tượng áp dụng, thẩm quyền, quy trình hoặc biện pháp kiểm soát phải thay đổi | Mở hồ sơ sửa đổi, nêu tác động, người rà soát, người phê duyệt và ngày mục tiêu |
| Ngừng áp dụng | Chính sách đã lỗi thời, bị trùng lặp hoặc bị thay thế | Phê duyệt việc ngừng áp dụng, lưu trữ lịch sử, xóa các liên kết đang hoạt động, truyền đạt tác động |
| Chuyển cấp để chuyên gia rà soát | Vấn đề pháp lý, pháp quy, kỹ thuật, quyền riêng tư, an toàn hoặc lao động vượt quá thẩm quyền của người rà soát | Đặt tên cho câu hỏi chuyên môn và người phụ trách quyết định |
Nhìn xa hơn chính tài liệu
Một chính sách được viết tốt vẫn có thể thất bại khi sử dụng.
Câu hỏi của nhân viên
Sự mơ hồ lặp đi lặp lại có thể cho thấy phạm vi, định nghĩa, ví dụ hoặc liên kết thủ tục không rõ ràng.
Ngoại lệ và miễn trừ
Việc liên tục phải làm khác chính sách có thể cho thấy quy tắc thiếu thực tế, năng lực chưa đủ hoặc phân nhóm đối tượng chưa phù hợp.
Kiểm toán và phát hiện sự cố
Cho biết liệu chính sách và quy trình có ngăn chặn, phát hiện hoặc phản hồi các lỗi thực sự hay không.
Liên kết các đợt rà soát chính sách với phát hiện kiểm toán →Kết quả quá trình
Tiết lộ sự chậm trễ, làm lại, các quyết định không nhất quán hoặc những lỗ hổng bằng chứng trong công việc mà chính sách quản lý.
ĐIỂM BẮT ĐẦU XLSX CÓ THỂ CHỈNH SỬA
Tải danh sách kiểm tra rà soát chính sách có dữ liệu mẫu
Sử dụng sổ làm việc có thể chỉnh sửa để kiểm tra trách nhiệm, thẩm quyền, đối tượng, thủ tục, câu hỏi, đào tạo, ngoại lệ, sự cố, biện pháp và khả năng tiếp cận trước khi ghi lại quyết định cuối cùng.
- Lưu giữ mẫu, sửa đổi và báo cáo kết quả
- Danh sách thả xuống trạng thái bằng chứng và trạng thái hành động
- Tổng số đã hoàn thành, bị thiếu, hành động, chuyển cấp và hành động mở theo công thức
- Các trường quyết định cuối cùng, ngày quyết định, người phụ trách và ngày đến hạn
Danh sách kiểm tra hỗ trợ phán đoán; nó không thay thế nó
Điều chỉnh mức độ rà soát theo rủi ro của chính sách và yêu cầu áp dụng. Khi cần, hãy mời người có chuyên môn phù hợp về pháp lý, tuân thủ, an toàn, quyền riêng tư, bảo mật, nhân sự hoặc kỹ thuật tham gia rà soát.
Rà soát khi ít thay đổi
Xác nhận trách nhiệm, mức độ liên quan, bằng chứng, ngoại lệ và các liên kết hiện tại; ghi lại lý do tại sao việc lưu giữ là phù hợp.
Sửa đổi tài liệu
Đánh giá tác động, tham vấn các vai trò bị ảnh hưởng, phê duyệt thay đổi, ban hành phiên bản mới và cập nhật quy trình cùng nội dung đào tạo.
Quyết định có rủi ro cao
Chuyển quyết định lên đúng cấp thẩm quyền và giữ ý kiến chuyên gia, thay vì dùng danh sách kiểm tra để tạo cảm giác bảo đảm sai lệch.
Các câu hỏi thực tế về danh sách kiểm tra rà soát chính sách
Chính sách nên được rà soát bao lâu một lần?+
Hãy căn cứ vào yêu cầu pháp lý, pháp quy, hợp đồng, rủi ro và yêu cầu nội bộ, cùng các sự kiện kích hoạt thay đổi. Nhiều tổ chức đặt lịch định kỳ, nhưng thay đổi lớn, sự cố, kiểm toán hoặc ngoại lệ lặp lại có thể khiến chính sách cần được rà soát sớm hơn.
Ai nên tham gia rà soát chính sách?+
Bao gồm người phụ trách doanh nghiệp chịu trách nhiệm và những người có chuyên môn cần thiết về pháp lý, tuân thủ, vận hành, kỹ thuật, an toàn, quyền riêng tư, nhân sự hoặc chủ đề.
Đợt rà soát chính sách cần những bằng chứng nào?+
Xem xét thẩm quyền áp dụng, quy trình hiện tại, câu hỏi, xác nhận, đào tạo, ngoại lệ, sự cố, kiểm toán, số liệu, phản hồi của các bên liên quan và các thay đổi tài liệu liên quan.
Mọi đợt rà soát đều cần tạo phiên bản mới không?+
Không. Người rà soát có thể giữ nguyên phiên bản hiện hành khi bằng chứng ủng hộ quyết định đó, nhưng phải ghi lại căn cứ cùng ngày hoặc điều kiện kích hoạt lần rà soát tiếp theo.
Jodoo hỗ trợ rà soát định kỳ như thế nào?+
Ứng dụng được cấu hình có thể giao người phụ trách rà soát, thời hạn, bằng chứng, kết quả, hành động tiếp theo và lời nhắc; đồng thời hiển thị trên bảng điều khiển và liên kết đợt rà soát với chính sách hiện hành cùng mọi bản sửa đổi.
ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH RÀ SOÁT
Chạy danh sách kiểm tra dựa trên chính sách mà mọi người sử dụng ngày nay
Mở các hồ sơ rà soát mẫu, xem một đợt rà soát sớm do sự cố kích hoạt và một hồ sơ đóng quá hạn, rồi điều chỉnh câu hỏi cùng quy tắc chuyển cấp theo mô hình quản trị của bạn.
Sử dụng danh sách kiểm tra rà soát chính sách