1. ผู้รับผิดชอบยังรับผิดชอบอยู่หรือไม่?
ยืนยันบทบาทผู้รับผิดชอบธุรกิจ ผู้ประสานงาน ผู้ทบทวน ผู้อนุมัติ และผู้รับผิดชอบการส่งต่อ
รายการตรวจสอบการทบทวนที่พร้อมใช้ตัดสินใจ
ทบทวนนโยบายเพื่อการตัดสินใจ ไม่ใช่แค่วันที่ทบทวนใหม่
ตรวจสอบว่านโยบายยังมีผู้รับผิดชอบ อำนาจ กลุ่มเป้าหมาย ขั้นตอน หลักฐาน และเส้นทางข้อยกเว้นที่เหมาะสมหรือไม่ จากนั้นบันทึกเหตุผลของผลการตัดสินใจว่าจะคงไว้ แก้ไข ยกเลิก หรือส่งต่อ
ตารางทบทวนที่มีข้อมูลตัวอย่างแสดงงานที่ถึงกำหนดและเกินกำหนด รายการตรวจสอบด้านล่างบันทึกหลักฐาน ผลลัพธ์ เหตุผล ผู้รับผิดชอบขั้นตอนถัดไป และวันครบกำหนดของแต่ละการตัดสินใจ
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
- ตรวจหลักฐานก่อนสรุปผล
- คงไว้ แก้ไข ยกเลิก หรือส่งต่อ
- การดำเนินการถัดไป พร้อมผู้รับผิดชอบและวันครบกำหนด
8คำถามทบทวน4ผลลัพธ์ที่ระบุชัดเจน1การดำเนินการถัดไปที่มีผู้รับผิดชอบ
คำถามแปดข้อเพื่อให้ผลการทบทวนมีหลักฐานรองรับ
การทบทวนไม่จำเป็นต้องนำไปสู่การเขียนใหม่ทุกครั้ง แต่ทุกครั้งต้องแสดงที่มาของผลการตัดสินใจได้
2. อำนาจหน้าที่เป็นปัจจุบันหรือไม่?
ตรวจสอบกฎหมาย ข้อบังคับ สัญญา มาตรฐาน การตัดสินใจของคณะกรรมการ และการมอบหมายภายในที่สนับสนุนนโยบาย
3. ขอบเขตตรงกับความเป็นจริงหรือไม่?
ทบทวนสถานที่ทำงาน บุคลากร บุคคลภายนอก ระบบ ผลิตภัณฑ์ และกิจกรรมที่ได้รับผลกระทบในปัจจุบัน
4. ขั้นตอนยังคงใช้งานได้หรือไม่?
ยืนยันวิธีปฏิบัติงาน แบบฟอร์ม ระบบ ความรับผิดชอบ และหลักฐานว่างานเสร็จ
5. หลักฐานแสดงอะไร?
ทบทวนคำถาม การรับทราบ ข้อยกเว้น เหตุการณ์ การตรวจสอบ การฝึกอบรม และผลลัพธ์ของกระบวนการ
6. มีการควบคุมข้อยกเว้นหรือไม่?
ตรวจสอบข้อยกเว้นชั่วคราวที่ยังมีผล เกิดซ้ำ หมดอายุ มีความเสี่ยงสูง หรือยังปิดไม่เรียบร้อย
7. มีอะไรเปลี่ยนแปลงบ้าง?
ระบุการเปลี่ยนแปลงขององค์กร กฎหมาย เทคนิค ลูกค้า ความเสี่ยง กระบวนการ และภาษา
8. การตัดสินใจคืออะไร?
บันทึกผลว่าจะคงไว้ แก้ไข ยกเลิก หรือส่งต่อให้ผู้เชี่ยวชาญ พร้อมเหตุผล ผู้รับผิดชอบ และวันครบกำหนด
ให้ผลการทบทวนสอดคล้องกับหลักฐาน
การเปลี่ยนวันครบกำหนดไม่ถือว่าทบทวนเสร็จ หากยังไม่ได้บันทึกผลการตัดสินใจและการดำเนินการถัดไป
| ผลลัพธ์ | ใช้เมื่อ | สิ่งที่ต้องดำเนินการต่อ |
|---|---|---|
| คงไว้โดยไม่แก้ไข | นโยบายยังคงมีความถูกต้อง ใช้งานได้ และมีหลักฐานสนับสนุน | บันทึกเหตุผลและเงื่อนไขเริ่มต้นหรือวันที่ทบทวนครั้งถัดไป |
| แก้ไข | เนื้อหาสาระ กลุ่มเป้าหมาย อำนาจ ขั้นตอน หรือการควบคุมต้องเปลี่ยนแปลง | เปิดรายการแก้ไข โดยระบุผลกระทบ ผู้ทบทวน ผู้อนุมัติ และวันที่เป้าหมาย |
| ยกเลิกนโยบาย | นโยบายล้าสมัย ทำซ้ำ หรือถูกแทนที่ | อนุมัติการยกเลิก เก็บประวัติเข้าคลัง นำลิงก์ที่ใช้งานออก และสื่อสารผลกระทบ |
| ส่งต่อให้ผู้เชี่ยวชาญทบทวน | การวินิจฉัยด้านกฎหมาย กฎระเบียบ เทคนิค ความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัย หรือแรงงาน เกินขอบเขตอำนาจของผู้ทบทวน | ระบุคำถามที่ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญและผู้รับผิดชอบการตัดสินใจ |
มองให้ไกลกว่าตัวเอกสารเอง
แม้นโยบายจะเขียนมาดี ก็ยังอาจใช้จริงไม่ได้
คำถามของพนักงาน
ความคลุมเครือซ้ำๆ อาจบ่งบอกถึงขอบเขต คำจำกัดความ ตัวอย่าง หรือลิงก์ขั้นตอนที่ไม่ชัดเจน
ข้อยกเว้นและการยกเว้นชั่วคราว
การเบี่ยงเบนซ้ำ ๆ อาจชี้ว่ากฎไม่สอดคล้องกับความจริง ขาดความสามารถที่จำเป็น หรือแบ่งกลุ่มเป้าหมายไม่เหมาะสม
ข้อค้นพบจากการตรวจสอบและเหตุการณ์
แสดงว่านโยบายและขั้นตอนช่วยป้องกัน ตรวจพบ หรือตอบสนองต่อความล้มเหลวจริงได้หรือไม่
เชื่อมการทบทวนนโยบายกับข้อค้นพบจากการตรวจสอบ →ผลลัพธ์ของกระบวนการ
เผยให้เห็นความล่าช้า งานแก้ซ้ำ การตัดสินใจที่ไม่สม่ำเสมอ หรือช่องว่างของหลักฐานในงานที่นโยบายกำกับ
จุดเริ่มต้น XLSX ที่แก้ไขได้
ดาวน์โหลดรายการตรวจสอบการทบทวนนโยบายพร้อมข้อมูลตัวอย่าง
ใช้สมุดงานที่แก้ไขได้เพื่อตรวจสอบความรับผิดชอบ อำนาจ กลุ่มเป้าหมาย ขั้นตอน คำถาม การฝึกอบรม ข้อยกเว้น เหตุการณ์ มาตรการ และการเข้าถึงก่อนบันทึกการตัดสินใจขั้นสุดท้าย
- ตัวอย่างข้อค้นพบที่นำไปสู่การคงไว้ แก้ไข หรือส่งต่อ
- สถานะหลักฐานและสถานะการดำเนินการแบบเลื่อนลง
- ยอดรวมรายการเสร็จแล้ว หลักฐานขาด งานที่ต้องทำ งานส่งต่อ และงานที่ยังเปิด ซึ่งคำนวณด้วยสูตร
- ฟิลด์ผลการตัดสินใจ วันที่ตัดสินใจ ผู้รับผิดชอบ และวันครบกำหนด
รายการตรวจสอบช่วยสนับสนุนการใช้วิจารณญาณ แต่ไม่สามารถใช้แทนวิจารณญาณได้
ปรับความละเอียดของการทบทวนตามความเสี่ยงของนโยบายและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง และใช้ผู้ทบทวนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมด้านกฎหมาย การปฏิบัติตามข้อกำหนด ความปลอดภัย อาชีวอนามัย ความเป็นส่วนตัว การรักษาความปลอดภัย ทรัพยากรบุคคล หรือเทคนิคตามความจำเป็น
การทบทวนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงน้อย
ยืนยันผู้รับผิดชอบ ความเกี่ยวข้อง หลักฐาน ข้อยกเว้น และลิงก์ปัจจุบัน พร้อมบันทึกเหตุผลว่าทำไมจึงควรคงนโยบายไว้
การแก้ไขสาระสำคัญ
ประเมินผลกระทบ ปรึกษาบทบาทที่ได้รับผลกระทบ อนุมัติการเปลี่ยนแปลง ประกาศใช้เวอร์ชันใหม่ และอัปเดตขั้นตอนกับการฝึกอบรม
การตัดสินใจที่มีความเสี่ยงสูง
ส่งต่อให้ผู้มีอำนาจและเก็บความเห็นของผู้เชี่ยวชาญไว้ แทนการใช้รายการตรวจสอบสร้างความมั่นใจที่ไม่ตรงกับความจริง
คำถามที่ควรถามเกี่ยวกับ รายการตรวจสอบการทบทวนนโยบาย
ควรทบทวนนโยบายบ่อยแค่ไหน?+
กำหนดรอบจากข้อกำหนดทางกฎหมาย กฎระเบียบ สัญญา ความเสี่ยง และองค์กร รวมถึงเหตุการณ์ที่กระตุ้นให้ต้องทบทวน แม้องค์กรจำนวนมากกำหนดวันทบทวนตามรอบ แต่การเปลี่ยนแปลงสำคัญ เหตุการณ์ การตรวจสอบ หรือข้อยกเว้นที่เกิดซ้ำอาจทำให้ต้องทบทวนก่อนกำหนด
ใครควรทบทวนนโยบาย?+
ควรมีทั้งผู้รับผิดชอบธุรกิจและบุคคลที่มีความเชี่ยวชาญด้านกฎหมาย การปฏิบัติตามข้อกำหนด การปฏิบัติงาน เทคนิค อาชีวอนามัย ความเป็นส่วนตัว การรักษาความปลอดภัย ทรัพยากรบุคคล หรือเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
มีหลักฐานอะไรบ้างในการทบทวนนโยบาย?+
พิจารณาอำนาจที่เกี่ยวข้อง กระบวนการปัจจุบัน คำถาม การรับทราบ การฝึกอบรม ข้อยกเว้น เหตุการณ์ การตรวจสอบ ตัวชี้วัด ผลตอบรับของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่เกี่ยวข้อง
การทบทวนทุกครั้งต้องออกเวอร์ชันใหม่หรือไม่?+
ไม่จำเป็น ผู้ทบทวนสามารถคงเวอร์ชันปัจจุบันไว้เมื่อมีหลักฐานรองรับ แต่ควรบันทึกเหตุผลและเงื่อนไขเริ่มต้นหรือวันที่ทบทวนครั้งถัดไป
Jodoo ช่วยจัดการการทบทวนที่เกิดซ้ำได้อย่างไร?+
แอปที่ตั้งค่าแล้วสามารถกำหนดผู้รับผิดชอบการทบทวน วันครบกำหนด หลักฐาน ผลลัพธ์ การดำเนินการถัดไป การแจ้งเตือน และแดชบอร์ด พร้อมเชื่อมการทบทวนกับนโยบายปัจจุบันและรายการแก้ไขที่เกี่ยวข้อง
บันทึกผลการทบทวน
นำรายการตรวจสอบไปใช้กับนโยบายที่คนในองค์กรใช้อยู่จริง
เปิดบันทึกการทบทวนตัวอย่าง ตรวจดูกรณีที่เหตุการณ์ทำให้ต้องทบทวนก่อนกำหนดและกรณีปิดงานเกินกำหนด แล้วปรับคำถามและเส้นทางส่งต่อให้เข้ากับรูปแบบการกำกับดูแลของคุณ
ใช้รายการตรวจสอบการทบทวนนโยบาย