System für das Beschaffungsmanagement im Bau
Bau-Beschaffung von Bedarf bis Lieferung
Stellen Sie dem Einkauf einen genehmigten, vollständigen Bedarfsdatensatz bereit und halten Sie die Baustelle auch nach der Lieferzusage auf dem Laufenden.
Melden Sie sich an, um die mit Beispieldaten gefüllte App anzusehen. Installieren Sie sie anschließend mit Beispieldaten, um Datensätze, Verknüpfungen, Workflow und Dashboards zu testen.
Was die Software leisten sollte
Ein System für das Beschaffungsmanagement im Bau sollte Baustellenbedarf, Prüfung, Lieferantenauswahl, Lieferzusage, Lieferverfolgung, Wareneingang und die Behebung von Abweichungen verbinden. Dieser operative Ablauf ergänzt die verbindliche Einkaufsabwicklung im ERP: Er hält fest, warum das Material benötigt wird, wo es eingesetzt wird und wie das Projekt auf eine geänderte Zusage reagieren muss.
- Genehmigter Bedarf erreicht den Einkauf mit allen relevanten Angaben
- Lieferzusagen halten Menge und Termin fest
- Baustelle und Beschaffung nutzen denselben Datensatz zur Abweichung
Übergaben in der Baubeschaffung
Verhindern Sie Informationsverluste zwischen Baustelle und Einkauf
Jede Übergabe ergänzt eine Entscheidung, ohne den Projektbedarf aus dem Blick zu verlieren.
Anforderung von der Baustelle
Projekt, freigegebenes Material, Menge, Arbeitsbereich, Bedarfstermin, Kostencode, Dringlichkeit und Nachweise.
Operative und technische Prüfung
Genehmigen Sie den Bedarf, geben Sie unvollständige Spezifikationsangaben zur Ergänzung zurück, lehnen Sie die Anforderung ab oder sperren Sie nicht mehr zugelassenes Material.
Lieferantenauswahl und Lieferzusage
Erfassen Sie Lieferant, zugesagte Menge, Wert, zugesagten Liefertermin, Einkäufer, Bestätigung und kaufmännische Belegreferenz.
Terminverfolgung und Lieferung
Aktualisieren Sie Meilensteine, Prognoseänderungen, Nachweise, Risikostatus und die nächste Maßnahme des Lieferanten.
Wareneingang und Abschluss
Gleichen Sie die tatsächliche Menge und den Zustand ab. Klären Sie anschließend Mindermengen, Sperrungen, Zurückweisungen und noch offene Liefermengen.
Arbeitsliste für den Einkauf
Priorisieren Sie nach Projektauswirkung statt nach Eingangsreihenfolge
Eine vollständige Arbeitsliste macht Dringlichkeit und fehlende Angaben sichtbar, bevor jemand nachfragen muss.
| Bearbeitungsstatus | Was der Einkauf sieht | Nächste Maßnahme |
|---|---|---|
| Genehmigt, noch ohne Lieferzusage | Bedarfstermin, Priorität, Projekt, Material, Menge, Spezifikation | Lieferanten auswählen oder Lieferzusage erfassen |
| Angebot ausstehend | Lieferant, Anfragedatum, erwartete Antwort, kaufmännische oder technische Rückfrage | Nachfassen oder einen alternativen Lieferanten anfragen |
| Zugesagt, aber gefährdet | Zugesagter Liefertermin, Meilensteinprognose, Projektauswirkung | Abhilfe organisieren, Lieferung beschleunigen, aufteilen, Ersatzmaterial vorsehen oder eskalieren |
| Teilweise geliefert | Zugesagte, gelieferte, offene, angenommene und gesperrte Mengen | Restmenge und aktualisierte Lieferzusage bestätigen |
| Blockiert | Nicht mehr zugelassenes Material, unklare Spezifikation, zurückgewiesener Wareneingang oder ausstehende Entscheidung | An den zuständigen Entscheidungsverantwortlichen zurückgeben |
Eine Arbeitsliste für den Einkauf, die sich mit dem Projekt weiterentwickelt
Eine Regel oder Arbeitsansicht ergänzen, ohne einen Entwicklungsauftrag einplanen zu müssen
Ein geschulter Fachadministrator kann in wenigen Minuten bis Stunden Anforderungsfelder, die Zuweisung an Prüfer, Einkaufslisten und Risikodashboards anpassen. Die ERP-Referenz bleibt dabei erhalten.
Bedarfserfassung anpassen
Ergänzen Sie ein Feld für Arbeitspaket, Spezifikationsreferenz, Beschaffungsweg, Budgetbezug oder Entscheidungsbefugnis im Notfall.
Übergabe anpassen
Weisen Sie Anforderungen nach Projekt, Wert, Kategorie, Risiko oder zuständigem Prüfer zu. Halten Sie zurückgegebene Korrekturen im ursprünglichen Datensatz fest.
Arbeitsliste für den Einkauf anpassen
Erstellen Sie Ansichten für Bedarfe ohne Lieferzusage, ausstehende Angebote, überfällige Lieferzusagen, Teillieferungen und blockierte Entscheidungen.
Kaufmännisch maßgebliche Daten eindeutig zuordnen
Jodoo koordiniert die operative Umsetzung; verbindliche Bestellungen und finanzielle Befugnisse verbleiben im ERP oder in der Buchhaltung.
Abgrenzung zum kaufmännischen System
Verbindliche kaufmännische Entscheidungen im ERP belassen und die operative Umsetzung in Jodoo verfolgen
Die beiden Systeme sollten beständige Referenzen austauschen, statt jedes Feld doppelt zu führen.
Jodoo-Anforderungs-ID
Hält Projektbedarf, Prüfhistorie, Arbeitsbereich, Dringlichkeit und Nachweise fest.
ERP-Bestellreferenz
Identifiziert die verbindliche kaufmännische Bestellung, ohne den Finanzbeleg nachzubilden.
Datensatz zur Lieferzusage
Verfolgt die operativ relevante Menge, den zugesagten Liefertermin, die Bestätigung, den Lieferstatus und den nächsten Schritt zur Nachverfolgung.
Verknüpfung mit Wareneingang und Abweichungen
Zeigt, was eingetroffen ist, was nutzbar wurde und wo Lieferant oder Projektteam handeln müssen.
Fragen aus der Praxis
Fragen vor der Verknüpfung von Baustellenbedarf und Einkaufsarbeit
Klären Sie kaufmännische Befugnisse, Genehmigungen, aufgeteilte Lieferzusagen, dringenden Bedarf und die Berechtigung zur Anpassung der Arbeitsliste.
Welche Beschaffungsdaten sollten im ERP bleiben?
Belassen Sie Lieferantenstamm, verbindliche Bestellungen, Rechnungen, Steuern, Hauptbuch und finanzielle Befugnisse im ERP oder in der Buchhaltung. Jodoo kann dazu den veränderlichen Projektbedarf, Prüfungen, Lieferzusagen, Lieferverfolgung, Wareneingangsangaben und die Bearbeitung von Abweichungen führen.
Wie schnell kann ein Einkaufsteam seine Arbeitsliste anpassen?
Ein geschulter Fachadministrator kann häufig in wenigen Minuten bis Stunden ein Feld, einen Filter, eine Ansicht, eine Dashboard-Kennzahl oder eine gezielte Zuweisungsregel ergänzen. Bewahren Sie beständige Anforderungs- und Bestellreferenzen, damit Änderungen die Nachvollziehbarkeit nicht beeinträchtigen.
Kann Jodoo Materialanforderungen im Bau zur Genehmigung weiterleiten?
Ja. Das Beispiel nutzt einen integrierten Workflow für Materialanforderungen mit Einreichung, Prüfaufgabe, Genehmigung, Rückgabe zur Korrektur, Ablehnung und Anmerkungen. Die ursprünglichen Anforderungsangaben bleiben erhalten. Konfigurieren Sie vor der Einführung die Prüferzuweisung und Berechtigungen für Ihre Organisation.
Können aus einer Anforderung mehrere Lieferzusagen entstehen?
Ja. Behalten Sie die ursprüngliche genehmigte Anforderung bei und verknüpfen Sie eine oder mehrere Lieferzusagen, wenn Mengen auf Lieferanten, Lieferungen oder Projektphasen aufgeteilt werden. Zeigen Sie zugesagte, eingegangene und verbleibende Mengen in der Arbeitsansicht an.
Wie sollten dringende Baustellenanforderungen behandelt werden?
Dringlichkeit sollte die Priorisierung und Eskalation ändern, aber keine erforderlichen Kontrollen zu Spezifikation, Kosten, Prüfung oder Wareneingang aufheben. Definieren Sie ein beschleunigtes Verfahren mit benannten Entscheidungsbefugten und nachzureichenden Nachweisen statt einer undokumentierten Abkürzung.
Die Arbeitsumgebung des Einkaufs ansehen
Öffnen Sie die genehmigten Bedarfe, Lieferzusagen, Lieferrisiken und Wareneingangsabweichungen hinter der Arbeitsliste
Das Beispiel stellt den Projektbezug direkt neben der jeweiligen kaufmännischen Referenz dar. So arbeiten Einkauf und Baustelle mit denselben aktuellen Fakten.