Hệ thống quản lý mua sắm xây dựng
Mua sắm xây dựng từ yêu cầu đến giao hàng
Cung cấp cho nhân viên mua hàng hồ sơ nhu cầu đầy đủ, đã được phê duyệt và tiếp tục cập nhật cho công trường sau khi có cam kết từ nhà cung cấp.
Đăng nhập để khám phá ứng dụng có sẵn dữ liệu, sau đó cài đặt kèm dữ liệu mẫu để kiểm thử hồ sơ, mối liên kết, quy trình và bảng tổng quan.
Phần mềm cần làm được gì
Hệ thống quản lý mua sắm xây dựng cần liên kết nhu cầu công trường với xét duyệt, tìm nguồn cung, cam kết nhà cung cấp, theo dõi giao hàng, tiếp nhận và khắc phục vấn đề. Quy trình vận hành này bổ trợ nghiệp vụ mua hàng chính thức trong ERP bằng cách giữ rõ lý do cần vật tư, nơi sử dụng và hành động dự án phải thực hiện khi cam kết thay đổi.
- Nhu cầu đã duyệt đến tay nhân viên mua hàng kèm đầy đủ thông tin
- Cam kết nhà cung cấp luôn ghi rõ số lượng và ngày
- Công trường và bộ phận mua sắm dùng chung một hồ sơ vấn đề phát sinh
Các bước bàn giao trong mua sắm xây dựng
Giữ đầy đủ thông tin khi chuyển việc giữa công trường và nhân viên mua hàng
Mỗi bước bàn giao bổ sung một quyết định mà vẫn giữ nguyên nhu cầu dự án.
Yêu cầu từ công trường
Dự án, vật tư đã được phê duyệt, số lượng, vị trí thi công, ngày cần có, mã chi phí, mức độ khẩn cấp và bằng chứng.
Xét duyệt nghiệp vụ và kỹ thuật
Phê duyệt nhu cầu, trả lại để bổ sung quy cách kỹ thuật còn thiếu, từ chối hoặc chặn vật tư đã ngừng sử dụng.
Tìm nguồn cung và cam kết
Ghi nhận nhà cung cấp, số lượng cam kết, giá trị, ngày hẹn giao, nhân viên mua hàng, xác nhận và tham chiếu thương mại.
Đôn đốc và giao hàng
Cập nhật mốc tiến độ, thay đổi dự báo, bằng chứng, trạng thái rủi ro và hành động tiếp theo của nhà cung cấp.
Tiếp nhận và hoàn tất
Đối chiếu số lượng và tình trạng thực tế, sau đó xử lý hàng thiếu, tạm giữ, bị từ chối và phần cam kết chưa hoàn thành.
Danh sách công việc của nhân viên mua hàng
Ưu tiên theo ảnh hưởng đến dự án, không theo thứ tự thư đến
Danh sách xử lý đầy đủ giúp nhận diện mức độ khẩn cấp và thông tin còn thiếu trước khi có người gọi hỏi.
| Trạng thái trong danh sách xử lý | Thông tin nhân viên mua hàng nhìn thấy | Hành động tiếp theo |
|---|---|---|
| Đã duyệt, chưa có cam kết cung ứng | Ngày cần có, mức độ ưu tiên, dự án, vật tư, số lượng, quy cách kỹ thuật | Tìm nguồn cung hoặc chuyển thành cam kết cung ứng |
| Đang chờ báo giá | Nhà cung cấp, ngày yêu cầu, phản hồi cần có, câu hỏi thương mại hoặc kỹ thuật | Theo dõi tiếp hoặc mời nhà cung cấp thay thế |
| Đã có cam kết, có rủi ro | Ngày hẹn giao, dự báo mốc tiến độ, ảnh hưởng đến dự án | Khắc phục, đôn đốc, chia đợt, thay thế hoặc chuyển cấp xử lý |
| Đã giao một phần | Số lượng đã cam kết, đã giao, còn phải giao, được chấp nhận và tạm giữ | Xác nhận số lượng còn lại và cam kết đã điều chỉnh |
| Bị chặn | Vật tư đã ngừng sử dụng, quy cách chưa rõ, hàng nhận bị từ chối hoặc đang chờ quyết định | Chuyển lại cho người có trách nhiệm quyết định |
Danh sách công việc mua hàng có thể thay đổi theo dự án
Thêm quy tắc hoặc chế độ xem làm việc mà không phải chờ kế hoạch phát triển phần mềm
Quản trị viên nghiệp vụ đã được đào tạo có thể điều chỉnh trường yêu cầu, luồng xét duyệt, danh sách công việc mua hàng và bảng tổng quan rủi ro trong vài phút đến vài giờ, đồng thời giữ nguyên tham chiếu ERP.
Thay đổi khâu tiếp nhận yêu cầu
Thêm trường gói công việc dự án, tham chiếu quy cách kỹ thuật, phương thức tìm nguồn cung, thông tin ngân sách hoặc thẩm quyền xử lý khẩn cấp.
Thay đổi bước bàn giao
Chuyển yêu cầu theo dự án, giá trị, nhóm hàng, rủi ro hoặc người xét duyệt phụ trách và lưu các lần trả lại để chỉnh sửa trên hồ sơ gốc.
Thay đổi danh sách công việc mua hàng
Tạo chế độ xem cho nhu cầu chưa có cam kết, báo giá chưa được phản hồi, cam kết giao trễ, giao một phần và quyết định bị chặn.
Xác định rõ nơi quản lý dữ liệu thương mại chính thức
Jodoo điều phối việc thực hiện nghiệp vụ; thẩm quyền đối với đơn đặt hàng chính thức và tài chính vẫn thuộc ERP hoặc hệ thống kế toán.
Phạm vi hệ thống thương mại
Giữ thẩm quyền trong ERP và theo sát việc thực hiện trên Jodoo
Hai hệ thống nên trao đổi tham chiếu ổn định thay vì sao chép mọi trường dữ liệu.
ID yêu cầu Jodoo
Lưu nhu cầu dự án, lịch sử xét duyệt, vị trí thi công, mức độ khẩn cấp và bằng chứng.
Tham chiếu đơn đặt hàng ERP
Xác định cam kết thương mại chính thức mà không phải tạo lại chứng từ tài chính.
Hồ sơ cam kết nhà cung cấp
Theo dõi số lượng phục vụ vận hành, ngày hẹn giao, xác nhận, tình trạng giao hàng và lần theo dõi tiếp theo.
Liên kết tiếp nhận và vấn đề phát sinh
Cho biết hàng nào đã đến, hàng nào có thể sử dụng và hàng nào cần nhà cung cấp hoặc dự án xử lý.
Câu hỏi thực tiễn
Những câu hỏi cần làm rõ trước khi kết nối nhu cầu công trường với công việc mua hàng
Làm rõ thẩm quyền thương mại, phê duyệt, chia cam kết cung ứng, nhu cầu khẩn cấp và ai được điều chỉnh danh sách công việc.
Hồ sơ mua sắm nào nên giữ trong ERP?
Giữ danh mục nhà cung cấp, đơn đặt hàng chính thức, hóa đơn, thuế, sổ cái và thẩm quyền cam kết tài chính trong ERP hoặc hệ thống kế toán. Jodoo có thể lưu nhu cầu dự án thường thay đổi, xét duyệt, cam kết, theo dõi giao hàng, thông tin tiếp nhận và công việc xử lý vấn đề liên quan đến các tham chiếu đó.
Nhóm mua hàng có thể điều chỉnh danh sách công việc nhanh đến mức nào?
Quản trị viên nghiệp vụ đã được đào tạo thường có thể thêm trường, bộ lọc, chế độ xem, chỉ số bảng tổng quan hoặc quy tắc chuyển xử lý cụ thể trong vài phút đến vài giờ. Giữ ổn định tham chiếu yêu cầu và đơn đặt hàng để thay đổi không làm mất khả năng truy vết.
Jodoo có thể chuyển yêu cầu vật tư xây dựng để phê duyệt không?
Có. Ứng dụng mẫu sử dụng quy trình yêu cầu vật tư tích hợp sẵn, gồm gửi yêu cầu, tác vụ xét duyệt, phê duyệt, trả lại để chỉnh sửa, từ chối, ghi chú và lưu đầy đủ thông tin yêu cầu. Cấu hình phân công người xét duyệt và phân quyền cho tổ chức trước khi triển khai.
Một yêu cầu có thể tạo nhiều cam kết nhà cung cấp không?
Có. Giữ yêu cầu gốc đã được phê duyệt và liên kết một hoặc nhiều cam kết khi chia số lượng theo nhà cung cấp, đợt giao hoặc giai đoạn dự án. Hiển thị số lượng đã cam kết, đã nhận và còn lại trong chế độ xem làm việc.
Nên xử lý yêu cầu khẩn cấp từ công trường như thế nào?
Mức độ khẩn cấp nên thay đổi thứ tự ưu tiên và cách chuyển cấp xử lý, không loại bỏ yêu cầu về quy cách kỹ thuật, chi phí, xét duyệt hoặc kiểm soát tiếp nhận. Xác lập luồng xử lý nhanh với người có thẩm quyền rõ ràng và bằng chứng bổ sung sau xử lý, thay vì làm tắt mà không có hồ sơ.
Khám phá hệ thống làm việc của nhân viên mua hàng
Mở nhu cầu đã duyệt, cam kết nhà cung cấp, rủi ro giao hàng và vấn đề tiếp nhận phía sau danh sách công việc
Ứng dụng mẫu đặt thông tin dự án cạnh từng tham chiếu thương mại để nhân viên mua hàng và công trường cùng làm việc trên một nguồn thông tin hiện hành.