Panduan implementasi
Panduan praktis otomatisasi proses bisnis
Pilih proses yang tepat, dokumentasikan alur kerja sebenarnya, rancang jalur pengecualian, bangun uji coba yang dapat digunakan, dan buktikan hasilnya sebelum diperluas.
Mulailah dengan pemilik proses dan penyelesaian yang terukur. Pemilihan teknologi menjadi lebih mudah setelah tim dapat menjelaskan kasus, peran, keputusan, sistem, pengecualian, dan bukti yang diperlukan untuk mencapai hasil tersebut.
Mulai dengan paket Free Jodoo untuk hingga lima pengguna. Tidak memerlukan kartu kredit.
- Kartu penilaian untuk memilih proses pertama
- Kebutuhan untuk alur normal maupun saat terjadi kendala
- Kriteria kelulusan uji coba dan peluncuran
- Metrik kecepatan, kualitas, beban pengecualian, dan adopsi
6tahap implementasi4keputusan uji coba yang perlu diverifikasi1hasil bisnis yang terukur
Urutan implementasi
- 01Pilih
- 02Pelajari
- 03Rancang
- 04Bangun
- 05Uji coba percontohan
- 06Perluas
- 07Perbaiki
Nilai kandidat proses sebelum memilih software
Gunakan skor 0–2 untuk setiap kondisi. Kandidat uji coba yang baik memberikan nilai dan dapat diamati tanpa bergantung pada perombakan seluruh perusahaan.
Pilih proses yang layak diperbaiki dan cukup terbatas untuk dipelajari
Proses pertama yang tepat bernilai bagi bisnis, dapat diamati, berulang, memiliki penanggung jawab, dan dapat diuji coba tanpa merombak organisasi.
Dampak bisnis
Perkirakan keterlambatan, pengerjaan ulang, kegagalan layanan, risiko, biaya, dan peningkatan hasil yang penting bagi pemangku kepentingan.
Kesiapan proses
Pastikan ada penanggung jawab, pemicu dan penyelesaian yang jelas, volume yang cukup, serta kelompok peserta yang siap menjalankan uji coba.
Kelayakan perubahan
Pahami batasan kebijakan, ketergantungan sistem, kualitas data, ketersediaan peserta, dan kewenangan keputusan.
Nilai pembelajaran
Utamakan proses yang mencakup pengajuan, data terkait, pekerjaan, keputusan, pengecualian, metrik, dan satu integrasi.
Amati proses sebenarnya sebelum menggambar proses masa depan
Mewawancarai pemilik proses saja tidak cukup; telusuri kasus dan pengecualian yang representatif bersama orang-orang yang mengerjakannya.
Telusuri kasus
Ambil sampel kasus normal, mendesak, dikembalikan, terlambat, disengketakan, gagal, dan selesai dari pemicu hingga hasilnya.
Ukur waktu tunggu
Catat kapan pekerjaan aktif, mengantre, terhambat, menunggu informasi, atau terhenti karena sistem maupun keputusan.
Temukan pekerjaan yang tidak terlihat
Catat spreadsheet, pengingat pribadi, data yang disalin, percakapan informal, rekonsiliasi, dan langkah pemulihan di luar prosedur resmi.
Tentukan catatan, peran, keputusan, otomatisasi, dan pemulihan
Susun spesifikasi pengembangan yang jelas tentang cara peserta memulai, menjalankan, meninjau, memulihkan, dan menyelesaikan proses.
Catatan yang dikelola
Tentukan kasus, data referensi yang dapat digunakan kembali, pekerjaan tiap tahap, pengecualian, keputusan, bukti, eksekusi otomatisasi, dan hasil.
Siklus proses
Tentukan status, penanggung jawab, syarat masuk dan keluar tahap, pengembalian, pembatalan, tenggat, pekerjaan paralel, dan penutupan.
Pengalaman peserta
Tentukan apa yang perlu dilihat dan dilakukan oleh pemohon, pelaksana, peninjau, manajer, dan pemilik proses.
Jalur kegagalan
Sebelum peluncuran, rancang pemulihan untuk data yang kurang, konflik kebijakan, keterlambatan, sistem tidak tersedia, keputusan ditolak, dan kasus duplikat.
Bangun proses operasional paling sederhana yang tetap lengkap
Formulir pengajuan atau dasbor demonstrasi saja belum dapat disebut uji coba proses.
Bangun dari awal hingga akhir
Sertakan pengajuan, catatan kasus, pekerjaan dengan penanggung jawab, keputusan, otomatisasi, antrean pengecualian, bukti, penyelesaian, dan dasbor operasional.
Isi dengan data yang representatif
Tambahkan status normal, tertunda, terlambat, terhambat, dikembalikan, gagal, selesai, dan terverifikasi sesuai kebutuhan.
Gunakan kontrol yang nyata
Konfigurasikan izin berdasarkan peran dan penerusan tugas bawaan untuk keputusan, alih-alih menirukan persetujuan menggunakan kolom status.
Tinjau tampilan pertama
Pastikan tampilan produk pertama memenuhi janji yang ditemukan pengguna saat mencari, dengan data terisi yang siap mendukung keputusan—bukan formulir kosong atau grafik umum.
Uji hasil, pengecualian, peserta, dan perubahan
Uji coba perlu mengungkap kelemahan kebutuhan dan hambatan operasional sebelum volume yang lebih tinggi membuatnya mahal untuk ditangani.
Uji skenario
Jalankan kasus valid dan tidak valid melalui keputusan, pengembalian, pekerjaan terlambat, pemulihan kegagalan, hingga dampak akhirnya pada catatan terkait.
Uji peran
Minta setiap peserta menemukan pekerjaan, memahami konteks, menyelesaikan tindakan, dan menjelaskan apa yang terjadi selanjutnya.
Uji perubahan
Ubah ambang batas, kolom, alur penerusan, pengingat, tampilan, atau metrik, lalu ulangi skenario yang terdampak sebelum rilis.
Perluas yang berhasil tanpa menambah kerumitan
Gunakan hasil pengukuran untuk menentukan apa yang perlu distandarkan, diotomatiskan berikutnya, dirancang ulang, atau tetap dikerjakan manual.
Kelola portofolio
Tetapkan penanggung jawab, lingkungan, pola desain yang dapat digunakan kembali, standar akses, bukti perubahan, pemantauan, dan kriteria penghentian.
Tingkatkan hasil
Gunakan bukti siklus, waktu tunggu, pengembalian, pengecualian, otomatisasi, beban kerja, dan kualitas untuk mengubah proses—bukan hanya dasbor.
Hal yang perlu ditetapkan sebelum membangun dan menguji coba
Bagaimana cara memetakan proses bisnis sebelum memilih software?+
Telusuri kasus normal, dikembalikan, terlambat, gagal, disengketakan, dan selesai yang representatif. Catat objek yang dikelola, pemicu, penanggung jawab, keputusan, sistem, waktu tunggu, pengecualian, bukti, dan penyelesaian terukur sebelum menggambar proses masa depan.
Apa saja yang perlu ada dalam uji coba otomatisasi proses bisnis pertama?+
Sertakan satu kasus dari awal hingga akhir, catatan terkait yang representatif, pekerjaan sesuai peran, keputusan nyata, otomatisasi, jalur pengecualian dan pemulihan, bukti hasil, serta dasbor operasional. Hindari uji coba yang hanya membuktikan penerimaan permintaan atau diagram alur tanpa kendala.
Berapa lama uji coba BPA pertama berlangsung?+
Aplikasi proses dengan cakupan terfokus sering kali dapat dikonfigurasi dalam hitungan hari dan disempurnakan dalam hitungan minggu jika penanggung jawab, cakupan, aturan, dan peserta sudah tersedia. Integrasi kompleks, keputusan kebijakan, pembersihan data, dan tata kelola perusahaan dapat memperpanjang waktunya.
Bagaimana tim menetapkan tolok ukur sebelum otomatisasi?+
Ambil sampel kasus yang sebanding dan ukur total waktu siklus, pekerjaan aktif, waktu tunggu, pengembalian, pengecualian, intervensi manual, kegagalan memenuhi tingkat layanan, kualitas, dan upaya pemulihan. Gunakan definisi serta rentang pengambilan sampel yang konsisten setelah peluncuran.
Siapa yang bertanggung jawab atas perubahan proses setelah uji coba?+
Pemilik proses sebaiknya menyetujui perubahan operasional, sementara administrator Jodoo terlatih dapat menerapkan banyak kolom, alur penerusan, tampilan, pengingat, dasbor, dan aturan tanpa kode. Perubahan keamanan, integrasi, kebijakan, dan perubahan berdampak besar tetap memerlukan tinjauan ahli.
Gunakan produk yang berfungsi
Gunakan aplikasi proses yang berfungsiGunakan uji coba lengkap untuk mengubah asumsi menjadi bukti
Periksa aplikasi proses berisi data contoh, lalu bandingkan setiap status, pengecualian, keputusan, dan metrik dengan pekerjaan yang harus didukung proses Anda sendiri.