Panduan sistem pelacakan pelamar

Panduan ATS: data, peran, dan penerapan

Pahami catatan, keputusan, peran, ukuran, dan pilihan implementasi di balik ATS—lalu periksa ide-ide tersebut dalam aplikasi Jodoo yang terisi.

ATS adalah catatan operasi untuk perekrutan aktif. Hal ini harus menghubungkan permintaan yang disetujui, pergerakan kandidat, bukti wawancara, dan keputusan penawaran tanpa mengubah database kandidat menjadi kumpulan label status yang tidak terhubung.

  • Definisi dan Batasan ATS
  • Catatan inti dan kontrol pengoperasian
  • Rencana implementasi dan hasil yang terukur
Model rekaman ATS

Empat catatan terkait mengubah status pelamar menjadi proses yang dapat dipertanggungjawabkan

Daftar bidang yang tepat dapat berubah, namun hubungan inilah yang memungkinkan tim perekrutan menjawab siapa yang memiliki keputusan berikutnya dan bukti apa yang mendukungnya.

Permintaan pekerjaan

Tangkapan

Kebutuhan bisnis, lowongan, manajer, perekrut, prioritas, anggaran dan tanggal target

Menyambung

Lamaran kandidat untuk satu peran yang disetujui

Menyetujui, menahan atau menutup permintaan sebelum pekerjaan perekrutan dimulai

Lamaran calon

Tangkapan

Kandidat, sumber, peran, panggung, pemilik, disposisi, dan tindakan selanjutnya

Menyambung

Putaran wawancara, kartu skor dan keputusan penawaran

Maju, tahan, atau tutup dengan alasan yang tercatat

Kartu skor wawancara

Tangkapan

Putaran, peninjau, bukti terstruktur, rekomendasi dan status penyelesaian

Menyambung

Lamaran kandidat dan peran yang disetujui

Lengkapi panel, minta lebih banyak bukti atau tingkatkan masukan yang terlambat

Penawaran dan keputusan

Tangkapan

Persetujuan, ketentuan kompensasi, tanggapan, tanggal mulai dan alasan penutupan

Menyambung

Permohonan dan permintaan yang dipilih

Melepaskan, merevisi, menarik atau menerima tawaran tersebut
ATS versus sistem yang berdekatan

Gunakan setiap sistem agar pekerjaannya dapat diatur dengan baik

Nama-nama tersebut tumpang tindih dalam pemasaran vendor. Batasan yang lebih dapat diandalkan adalah catatan dan keputusan yang dimiliki setiap sistem.

Memproses pelamar aktif terhadap peran yang disetujui

Apa yang ditangani Jodoo

ATS yang dapat dikonfigurasi dapat memiliki daftar permintaan, lamaran, wawancara, dan penawaran.

Ketika produk lain mungkin lebih cocok

ATS yang dikemas dapat menambah kedalaman penguraian, sumber, dan distribusi pekerjaan asli.

Memelihara bakat berumur panjang dan hubungan klien

Apa yang ditangani Jodoo

Gunakan catatan CRM perekrutan terkait untuk bakat, klien, pekerjaan, dan pengajuan.

Ketika produk lain mungkin lebih cocok

Pilih CRM perekrutan dengan jangkauan dan kedalaman sumber yang Anda butuhkan.

Kelola karyawan setelah dipekerjakan

Apa yang ditangani Jodoo

Serahkan kandidat yang diterima ke dalam catatan orientasi dan operasi orang.

Ketika produk lain mungkin lebih cocok

Simpan data penggajian, tunjangan, dan otoritatif karyawan di HRIS.

Publikasikan pekerjaan dan hasilkan lalu lintas pelamar

Apa yang ditangani Jodoo

Hubungkan sumber dan lamaran yang dihasilkan ke catatan perekrutan.

Ketika produk lain mungkin lebih cocok

Gunakan papan pekerjaan, situs karier, dan jaringan sumber untuk akuisisi kandidat.

Bagaimana orang menggunakan ATS

ATS yang berguna menghadirkan tampilan tindakan selanjutnya yang berbeda untuk setiap peran

Adopsi meningkat ketika orang melihat keputusan yang mereka miliki alih-alih menavigasi layar administrator yang sama.

Perekrut

Dimulai dengan
Aplikasi yang belum ditinjau, tahapan penuaan, dan tindakan selanjutnya yang terlewat
Bertindak
Penyaringan, koordinasi, disposisi dan tindak lanjut calon
Lepaskan tangan
Kandidat yang dilengkapi bukti untuk manajer perekrutan atau panel wawancara

Manajer perekrutan

Dimulai dengan
Peran yang disetujui, kandidat terpilih, dan keputusan menunggu masukan
Bertindak
Kriteria seleksi, partisipasi wawancara dan keputusan awal atau akhir
Lepaskan tangan
Keputusan terdokumentasi untuk perekrut dan pemberi persetujuan penawaran

Pewawancara

Dimulai dengan
Wawancara yang ditugaskan, kriteria peran dan konteks kandidat
Bertindak
Bukti dan rekomendasi terstruktur
Lepaskan tangan
Menyelesaikan kartu skor tanpa memaparkan data kandidat yang tidak terkait

Merekrut pemimpin

Dimulai dengan
Corong, penuaan, sumber, umpan balik, dan sinyal penawaran
Bertindak
Kapasitas, penghambat dan keputusan kebijakan
Lepaskan tangan
Pengecualian yang dapat ditindaklanjuti kepada pemilik yang bertanggung jawab
Tindakan ATS yang mendukung tindakan

Tentukan setiap metrik perekrutan dengan penyebut dan responsnya

Dasbor berharga ketika nomor tersebut membuka catatan yang membuatnya dan memberi tahu tim apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Cakupan tinjauan aplikasi

Aplikasi ditinjau dalam target layananLamaran diterima
Seimbangkan kembali kepemilikan atau ubah aturan penyaringan

Tahap penuaan

Kandidat melebihi durasi tahap yang disepakatiTerbuka kandidat pada tahap itu
Selesaikan pemblokiran, jadwalkan langkah berikutnya atau tutup catatan

Umpan balik wawancara selesai

Kartu skor selesai sesuai tenggat waktuKartu skor ditetapkan
Mengingatkan pengulas atau mengeskalasi panel yang terlambat

Penerimaan penawaran

Penawaran diterimaPenawaran dirilis
Tinjau peran, kompensasi, waktu dan bukti penolakan
Rencana implementasi ATS

Terapkan satu kelompok perekrutan sebelum memigrasikan setiap catatan sejarah

Kelompok pertama yang terbatas mengungkapkan masalah alur kerja, akses dan pelaporan sementara biaya koreksi masih rendah.

  1. Hari 1–3

    Hentikan keputusan perekrutan

    • Sebutkan daftar permintaan, kandidat, wawancara, dan pemilik penawaran
    • Menyetujui bidang, tahapan, disposisi dan target pelayanan yang dibutuhkan
    • Menyetujui aturan privasi, retensi, dan akses kandidat
    Catatan dan peta tanggung jawab yang ditandatangani
  2. Hari 4–7

    Konfigurasikan dan uji aliran rekaman

    • Buat formulir, catatan terkait, tampilan peran, dan pengingat
    • Memuat kandidat sampel yang representatif
    • Uji jalur maju, kembalikan, tahan, tolak, dan tawarkan
    Setiap cabang menyimpan pemilik, bukti dan tindakan selanjutnya
  3. Minggu ke-2

    Jalankan satu peran langsung

    • Memproses kelompok kandidat yang dibatasi
    • Lengkapi panel wawancara
    • Buka setiap sinyal dasbor kembali ke catatan sumber
    Tim menyelesaikan keputusan tanpa pelacak paralel
  4. Minggu 3–4

    Tingkatkan dari bukti

    • Tinjau penuaan, umpan balik, dan kualitas disposisi
    • Mengubah satu bidang, aturan, tampilan dan ukuran
    • Dokumentasikan keputusan migrasi dan integrasi
    Administrator ATS memiliki perubahan rutin dengan aman
Mengapa ATS yang dapat dikonfigurasi itu penting

Ubah proses perekrutan selagi kebijakan masih berkembang

Jika proses perekrutannya berbeda, biaya perubahan kecil sama pentingnya dengan daftar fitur aslinya.

Perubahan antrian yang umum5–20 hari kerja

Perubahan kecil pada ATS dapat menunggu di balik layanan vendor, pengembangan, atau simpanan sistem pusat.

Konfigurasi Jodoo terfokus30 menit–4 jam

Administrator yang terlatih sering kali dapat menambahkan segmen bidang, tahapan, tampilan peran, pengingat, atau dasbor dan mengujinya dengan catatan sampel.

  • Tambahkan bidang bukti wawancara baru dan tampilan peninjau
  • Buat pengingat umpan balik yang terlambat dan antrian pengecualian
  • Pisahkan permintaan kontraktor dan karyawan tanpa menduplikasi aplikasi
Pertanyaan sistem pelacakan pelamar

Jawaban yang jelas sebelum Anda mendesain atau membeli ATS

Apa yang dimaksud dengan sistem pelacakan pelamar?

Sistem pelacakan pelamar adalah perangkat lunak yang mengatur permintaan perekrutan aktif, lamaran kandidat, tahap seleksi, bukti wawancara, dan keputusan penawaran. ATS yang berguna juga menetapkan kepemilikan, mencatat tindakan selanjutnya dan memaparkan pengecualian untuk tinjauan manajemen.

Apakah ATS sama dengan CRM perekrutan?

Tidak. ATS terutama memproses kandidat terhadap pekerjaan aktif. CRM perekrutan mempertahankan talenta, klien, dan hubungan perekrutan yang berumur lebih panjang. Beberapa produk menggabungkan keduanya, namun catatan dan tugas pengguna tetap dapat dibedakan.

Informasi apa yang harus disimpan oleh ATS?

Minimal: peran yang disetujui, kandidat dan sumber, tahapan, pemilik, tindakan selanjutnya, bukti keputusan, kartu skor wawancara, disposisi dan hasil penawaran. Aturan privasi, akses, penyimpanan, dan penghapusan sama pentingnya.

Bisakah tim kecil membuat ATS di Jodoo?

Ya. Jodoo dapat menghubungkan daftar permintaan, aplikasi, kartu skor, penawaran, dan dasbor. Jika tim juga memerlukan penguraian resume, distribusi papan pekerjaan, atau jaringan sumber bawaan, tambahkan integrasi yang telah terbukti atau bandingkan produk spesialis ATS.

Bagaimana seharusnya penerapan ATS diukur?

Ukur apakah tim menyelesaikan keputusan perekrutan tanpa pelacak bayangan: cakupan tinjauan, penuaan tahapan, penyelesaian umpan balik, kualitas disposisi, hasil penawaran, dan upaya yang diperlukan untuk mengubah proses.

Ubah panduan ATS menjadi pilot yang berfungsi

Uji model rekaman dengan satu peran dan kelompok kandidat yang mewakili

Gunakan pemilik dan keputusan sebenarnya, tetapi mulailah dengan data yang dibatasi. Buktikan alur kerja, akses, dan pelaporan sebelum menskalakan implementasi.

Jelajahi ATS yang berfungsi