事務用品の補充
- 申請に必要な情報
- 品目、数量、業務上の理由、受け取り場所。
- 承認
- このサンプルでは、通常の事務用品に個別の承認は不要です。
- 提供されるもの
- 指定された担当者が提供を手配し、実際に支給した数量を記録します。
従業員向けのサービスカタログ
サービスの提供範囲、従業員が入力する情報、提供の責任者、承認の要否を定義します。その定義と、そこから作成される申請を紐づけて管理します。
サンプルデータで試せます。フィールド、ビュー、ワークフローをチームに合わせて調整してください。
サービスごとの提供範囲を表示
ノートPCとデスクのセットアップ
- 申請に必要な情報
- 必要な機器、見積費用、希望日、納品場所。
- 承認
- 割り当てられた承認者が、機器の提供を審査します。
- 提供されるもの
- ノートPCの準備とドックの納品を別々のタスクで行い、その後に受領を確認します。
業務システムのアクセス権
- 申請に必要な情報
- システム名、希望するロール、業務上の理由、必要に応じたアクセス終了日。
- 承認
- 指定された確認者がアクセス権を承認するか判断します。
- 提供されるもの
- 権限を持つ管理者が対象システムでアクセス権を設定し、その結果を記録します。
現在の提供状況と申請履歴の整合性を維持
サービス内容を下書き
従業員に分かる言葉で、提供する成果を説明します。前提条件と申請できる対象者も明記し、サービス名には社内部門コードを使わないでください。
サービスを利用可能にする
公開済みのサービスは申請フォームで選択できます。カタログの状態を変更する前に、責任者、確認者、申請に必要な情報を確認してください。
履歴を残して提供終了
新規申請の選択肢から外し、紐づく既存の申請は残します。送信時にも現在の提供状況を確認するため、古い選択内容のまま有効な申請が作成されることはありません。
サービス責任者と内容を変更
カタログには利用条件を記載できますが、それだけでアクセス制御やアカウント設定は行えません。利用者を限定するサービスにはメンバー権限を設定し、技術的な設定作業は権限のあるシステムで行ってください。
提供開始前にサービスを確認
含まれるもの・含まれないものを明記
「機器のセットアップ」には、ノートPC、充電器、ドック、受け取り予約が含まれるかを従業員に伝えます。提供場所、必要な申請リードタイム、問い合わせ先も明記してください。サービス内容を明確にすれば、短いカタログ名から無制限の対応を期待されるのを防げます。
履歴を消さずに提供を終了
サービスの提供を終了したら、新規申請の受付を停止します。進行中の申請は担当者と確認し、合意済みの提供を完了するか、代替サービスを案内してください。元の申請と承認を残し、後の方針変更によって以前の判断が分からなくなることを防ぎます。
サービスカタログ管理のよくある質問
カタログはフォームの一覧にすぎませんか？
いいえ。役立つサービス定義には、提供物、必要な情報、責任者、目標、承認方針が含まれます。申請フォームは、その定義に沿って個々の従業員のニーズを収集します。
サービスごとに異なる情報を求められますか？
はい。このサンプルでは、事務用品、機器、システムアクセスそれぞれに専用のフィールドを用意しています。文房具の申請に機器の詳細を入力する必要はありません。
提供を終了したサービスに申請できますか？
申請の選択肢には公開中のサービスを表示し、送信時にも現在の提供状況を確認します。提供終了後のサービスレコードは、過去の申請内容を理解するために残します。
サービスを編集すると、進行中の申請もすべて更新されますか？
自動で更新されるとは限りません。申請には選択時点の情報が保持されます。条件の変更が進行中の作業にどう影響するかをサービス責任者が判断し、提供条件の変更を関係者に伝えてください。
サービスを申請できる人を制限するにはどうすればよいですか？
Jodooのメンバー権限とレコード権限を使い、インストール済みアプリでアクセス制御をテストしてください。カタログの利用条件は読者にルールを説明するもので、文章だけでは制限を強制できません。
チームに合う次のステップを選ぶ
よく依頼される3つのサービスから始める
各サービスを分かりやすく説明し、責任者を決め、申請手順を試してからカタログを拡充してください。