有用な情報だけを求める
条件付き項目と既知のデータを使い、依頼者に社内の責任分担やプロセス構造を理解させる必要をなくします。
デジタルサービス提供
可視性の高いサービス提供を実現するデジタルプロセス自動化
情報を一度取得し、部門をまたいで案件を調整し、依頼者へ状況を通知し、すべての判断と提供記録を保存します。
デジタルプロセス自動化は、従来の受信箱の上にPDFフォームを置くだけではありません。共有案件、役割別作業、統制された引き継ぎ、確認可能な成果を作ります。
最大5ユーザーまで利用できるJodooの無料プランから始められます。クレジットカードは不要です。
- 構造化された情報によるセルフサービス受付
- 部門横断の責任とSLAの可視化
- 現場作業向けのモバイル対応タスク更新
- 状況、証拠、判断を1つの案件に紐付け
1依頼から完了までの案件5明確に分かれた参加者の役割100%段階履歴を保持
サービスジャーニー
- 01依頼
- 02検証
- 03割り当て
- 04作業
- 05レビュー
- 06提供
- 07確認
依頼者の成果から逆算して設計
すべての社内ステップが外部利用者の体験を分かりやすく、速く、確実にするとき、デジタル化は効果を発揮します。
受付を通知し、見通しを伝える
案件番号、現在の状況、サービス目標、不足情報がある場合の明確な依頼を返します。
最後まで結果を返す
判断またはサービス結果を提供し、確認、証拠、追加対応・異議申し立ての経路を保存します。
外部はシンプルに、内部は統制された運用に
依頼者には進捗を、担当チームには提供に必要な詳細を見せます。
顧客接点側
1回の受付、分かりやすい状況、的を絞った質問、適時の更新、依頼者が行動に移せる最終結果を提供します。
社内業務側
役割別キュー、関連レコード、並行タスク、承認、例外コード、証拠、自動化ログ、運用指標を管理します。
案件を失わずに責任を移管
デジタルプロセスでは、すべての境界で次の担当者と受入条件を明示する必要があります。
受け付けられた作業
サービス時間の計測を継続する前に、受入チームが十分な背景情報と現実的な期限を確認します。
差し戻された作業
不足情報は曖昧なメール返信ではなく、理由、担当者、具体的な次の対応とともに戻します。
並行作業
独立した法務、財務、業務、技術タスクを、不自然な直列処理にせず可視化します。
エスカレーションされた作業
リスクがある案件やSLA違反案件は、経過時間、阻害要因、影響、復旧対応とともに管理者キューへ送られます。
縮小したデスクトップ用ダッシュボードではなく、現場工程専用のモバイルフォームを使用
現場利用者には、案件を安全に進めるための必要最小限の項目を備えた専用タスクが必要です。
現地更新
到着、実施作業、結果、証拠、阻害要因、次に必要な対応をスマートフォンから記録します。
スキャンして特定
レコード更新前に、コードを使って対象案件、資産、品目、場所を特定します。
オフライン時の代替手順
後日の照合や重複防止を含め、工程からシステムへ接続できない場合の対応を定義します。
業務速度をサービス品質につなげる
単により多くのタスクを処理するのではなく、確実な成果を得られるよう最適化します。
初回担当までの時間
有効な依頼が、次の対応に責任を持つ担当者へ届くまでの速さを測定します。
依頼者の待ち時間
社内処理時間と、有用な更新がないまま依頼者が待つ時間を分けます。
差し戻しと再提出
不要な往復を生む不明確な受付質問、ポリシーの不足、引き継ぎを特定します。
確認済みの成果
単にタスクを完了扱いにするのではなく、受領者が確認できるサービス完了を測定します。
すべての派生パターンをデジタル化する前に、一貫した1つのジャーニーを公開
焦点を絞ったエンドツーエンドのリリースは、分断された多数のフォームより有用な証拠を生みます。
パイロット
1種類の依頼、少人数の参加者、代表的な例外、明確なベースラインを使用します。
安定化
件数を増やす前に、不明確な質問、責任の空白、過剰な通知、例外復旧を改善します。
拡張
データ、役割、ライフサイクル、指標を実際に共有できる場合に限り、隣接する依頼種別を追加します。
サービスジャーニーをデジタル化する前にチームが確認すること
デジタルプロセス自動化とは何ですか？+
デジタルプロセス自動化は、顧客、従業員、仕入先、市民のジャーニーを連携されたデジタル案件に変えます。開始から完了まで、セルフサービス受付、社内タスク、判断、連携、例外、連絡、提供証拠を調整します。
デジタルフォームだけでプロセスを自動化できますか？+
いいえ。フォームは開始情報を取得できますが、プロセスには担当、ルーティング、期限ルール、判断、例外復旧、状況通知、連携レコード、測定可能な完了も必要です。
自動化に適したサービスプロセスはどれですか？+
反復する依頼、複数の引き継ぎ、意味のある待ち時間、既知の成果があり、完全に非定型ではないもののルールと例外処理が必要なプロセスが適しています。
サービスチームは開発を待たずにJodooの何を変更できますか？+
権限を持つサービス管理者は、コードを書かずに受付項目、条件付き質問、役割別画面、ルーティング、リマインダー、SLAダッシュボード、多くの運用ルールを調整できます。公開前に通常、差し戻し、期限超過、例外の各案件でテストしてください。
使いにくいモバイル体験を避けるにはどうしますか？+
モバイル利用者には、専用タスクフォーム、短いラベル、適切な項目種別、最小限の必須入力、明確な完了条件を提供します。管理用ダッシュボードを縮小しただけのものをモバイルワークフローと呼ばないでください。
稼働製品を使用
デジタルプロセスアプリを見る依頼から提供確認まで、1つのサービスジャーニーを可視化
サンプル案件、モバイルタスク、判断経路、SLA画面を使い、人が理解して運用できるデジタルプロセスを設計します。