申請者が、迅速なレビューに必要な十分な背景情報を含めて発注依頼の詳細を提出する。
発注依頼テンプレート
承認済みの購買ニーズを、発注前にサプライヤー選定・見積詳細・購買担当者の担当が見える発注依頼に変換します。
発注前にサプライヤー選定、見積の背景、発注状況を明確にしたい購買担当者や申請者向けに設計されています。
申請カテゴリ、調達チェックポイント、承認ルール、申請ダッシュボードを、貴社の購買プロセスに合わせてカスタマイズできます。 発注依頼ワークフローをプレビューし、チーム向けにテンプレートをカスタマイズできます。
インタラクティブワークフローメインプレビュー
ライブプレビューを開くテンプレートを使う前に実際のフローを確認できます。プレビューを開く
概要
このテンプレートで管理できること
調達チームは、社内購買が承認され、サプライヤー確認・見積レビュー・発注書作成の準備が整った後に、このワークフローを利用できます。よくある遅延は、価格、サプライヤー選定、見積情報の不足をメールで確認する必要があり、承認済みの購買ニーズが申請時の承認後から購買担当者の対応までの間で滞留することです。このテンプレートなら、見積の背景情報、購買担当者の担当、発注書の発行状況を、発注が完了するまで見える化できます。
対象チーム
このテンプレートの効果が高いチーム
担当者が受信した申請をトリアージし、次に対応が必要な案件を追跡する。
管理者がチーム全体の申請件数、ボトルネック、申請者へのフォローアップ状況を把握する。
含まれる内容
このテンプレートに含まれるワークフローとコンポーネント
主なワークフロー
承認済み購買ニーズの受付と発注要件。
発注書作成を開始する前に、承認済み品目、必要日、価格の背景情報、サプライヤーに関するメモを収集します。
購買担当者の担当と申請者向けの可視化。
適切な購買担当者を割り当て、未解決の確認事項を追跡し、発注準備中も申請者への更新情報を見える化します。
見積レビューと発注書発行への引き継ぎ。
承認済みの購買ニーズを、見積確認、サプライヤー確認、発注書発行へと、購買担当者の責任を明確に保ちながら進めます。
未処理申請のバックログと支出の可視化。
保留中の申請、調達の進捗、承認済み支出、履行状況を共有リストとダッシュボードから確認できます。
含まれるコンポーネント
- 購買申請
- 申請者フォローアップログ
- 見積比較
- 履行状況ログ
- 未処理申請キュー
- 申請者ステータスキュー
- 承認キュー
- 調達進捗管理
- 承認リマインダー
- 申請者更新通知
- 提出リマインダー
- 調達引き継ぎアラート
- 申請者
- 部門承認者
- 調達コーディネーター
チームがこれを使う理由
このワークフローが機能する理由
- 受付後に背景情報を失わず、申請者が発注依頼の詳細を明確に提出できるようにします。
- 担当、キューの状況、申請者へのフォローアップを1か所で見える化します。
- 申請の更新、承認、履行の引き継ぎが必要な際のメール追跡を減らします。
ライブ確認新しいタブでプレビュー
ワークフロー全体の中で確認テンプレートを使う前に実際のフローを確認できます。ライブで確認
テンプレートプレビュー
主要ビューごとのテンプレート画面を見る
未処理申請キュー。
購買申請を承認段階、優先度、申請者、調達状況ごとに確認できます。
購買申請。
レビューや履行の前に、発注依頼の詳細、添付ファイル、申請者の背景情報を収集します。
申請支出ダッシュボード。
未処理申請、承認済み支出、調達進捗、長期滞留している承認を1つのダッシュボードで追跡できます。
仕組み
設定から展開まで
申請者が、担当者がレビューまたは処理するために必要な詳細を含めて発注依頼を提出します。
割り当てられた担当者が申請を確認し、必要に応じて追加確認を行い、適切なステータスに進めます。
キューとリマインダーにより、申請者と担当者は、保留中・承認済み・対応停止中の状況を共有できます。
完了した申請は、繰り返し対応、監査、SLA追跡のために検索可能な状態で保持されます。
よくある質問
このテンプレートに関するよくある質問
この発注依頼テンプレートには何が含まれていますか？
申請受付、購買担当者向けキュー、承認の振り分け、見積レビュー、申請者へのステータス更新が含まれており、チームは背景情報を失わずに承認済みの購買ニーズを発注書作成へ進められます。
フィールドやワークフローはカスタマイズできますか？
はい。受付フィールド、担当者への振り分け、申請者向けステータス更新、ビュー、自動化を貴社のプロセスに合わせて変更できます。
チームはモバイルでも利用できますか？
はい。チームはデスクトップでもモバイル端末でもレコードの提出、レビュー、更新を行えます。
申請者と担当者はステータス更新を1か所で確認できますか？
はい。チームは担当者の割り当て、申請者向けステータスの更新、判断内容の記録、リマインダーのトリガーを行え、受付後に申請が埋もれるのを防げます。
このテンプレートはどのようなチームに最適ですか？
発注依頼において、申請受付、担当者への振り分け、ステータスの可視化をより明確にしたい調達、経理、ベンダー管理チームに適しています。
AIでこのテンプレートを調整できますか？
はい。テンプレートをベースに開始した後、AIを使って発注プロセスに合わせてフィールド、ビュー、自動化、ワークフローのステップを調整できます。
ユースケース
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