社内PO作成準備
購買担当への引き渡し準備が整った社内PO作成リクエスト
承認済みの購買申請を、サプライヤー、金額、通貨、条件、配送先、購買担当、承認記録、未解決の取引条件上の例外とともに、1つのレコードでPO作成準備へ引き継ぎます。
この社内リクエストは購買申請の承認後に始まります。購買担当または購買システムがサプライヤー向けの正式な発注書を作成するための準備であり、発行済みPOそのものではありません。
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購買担当者に承認済みの判断を調べ直させない
引き渡しには、PO作成に必要な取引情報と、社内承認が完了したことを示す記録を含めます。
- 01
承認元の購買申請
引き渡しを、元の購買申請、承認済み金額、品目明細、申請理由、コストセンター、判断履歴に紐付けます。
- 02
サプライヤーおよび配送詳細
サプライヤー、承認済みまたは要確認のステータス、納入先、希望日、購買担当者、特別な納入条件を記録します。
- 03
取引条件
通貨、価格基準、支払条件、納入条件、承認された見積もり、およびPO承認者が確認する必要のある例外を記載します。
- 04
PO発行の判断と次のアクション
準備中、承認待ち、差し戻し済み、PO作成準備完了、発行済み、キャンセル済みの状態を、担当者と期限付きで表示します。
PO発行を止めている例外と、作成準備が整った案件を比較
引き渡し中の案件では、承認済み購買申請、サプライヤー・取引条件の確認、差し戻し内容、最終的なPO作成準備完了の結果を確認できます。
欠落している項目と実際の取引条件上の決定を区別します
すべての例外を申請者へ差し戻すと、統制は改善せず処理だけが遅れます。
サプライヤー審査が必要
新規、取引停止、未確認のサプライヤーは、承認済みの購買ニーズを保持したまま、該当するサプライヤー審査へ回します。
非標準条件
どの取引条件が標準と異なるか、誰が承認できるか、PO発行を止める例外かを明確にします。
承認後に金額が変更された
承認済み金額を無断で上書きせず、変更内容を記録します。規程の基準額を超える場合は、必要な承認ステージへ戻します。
配送または会計コードの不一致
納入先、コストセンター、品目明細、税務情報のどこを修正するか購買担当者へ具体的に示し、無関係な承認済み情報は維持します。
内部承認と注文発行を明確に区別する
この区別により、JodooにERP機能を過度に求めることなく、発行承認の不足を可視化できます。
| Question | 購買申請の回答 | PO作成準備への引き渡しで確認すること |
|---|---|---|
| なぜ購買するのか？ | 購入理由と業務上の必要性 | 承認元の購買申請を参照 |
| 何をどれだけ？ | 明細項目と承認済みの合計 | 最終的なサプライヤー向け金額と通貨 |
| 誰が承認したか？ | 予算、部門、金額、および調達の決定 | 必要な承認が完了していることの確認 |
| 誰が供給し配送するか？ | サプライヤー対応と要件 | サプライヤー、条件、配送先、購買者、および例外 |
| 次に何が起こるか？ | 承認済みか、差し戻しか | PO作成準備完了、発行済み、差し戻し済み、またはキャンセル済み |
引き渡しの完了を明確な結果で示す
担当者がレコードを開いただけでは、PO作成リクエストの完了とはみなしません。
PO作成準備完了
購買担当者または発注システムに渡すための、元申請、サプライヤー、取引条件、納入、発行承認の確認がすべて完了しています。
差し戻し済み
進行を止めている修正事項、担当者、期限、再審査が必要な承認ステージを明記します。
PO 発行済み
正式なPO番号と発行日を記録し、申請者が発行後の進捗管理で注文を追跡できます。
キャンセル済み
承認済みの購買を中止する理由と、確保した予算やサプライヤーへの発注確約を取り消す必要があるかを記録します。
自社の取引規程に合わせてPO作成準備を調整
承認済みの購買申請を安心して発注へ進めるための確認項目を設定します。
- 選択されたカテゴリに対して、サプライヤー状況または契約参照のチェックを追加します。
- 標準外の条件や金額の変更は、必要な意思決定者に回します。
- 配送先またはサービス場所に関する質問は、関連する場合にのみ表示します。
- 購買担当者別、差し戻し済み、PO作成準備完了、発注済みの各キューをノーコードで作成します。
このテンプレートは購買者への引き渡し用であり、注文全体のライフサイクル用ではない
引き渡しは、PO発行と会計処理を担うシステムへ確実につなぎます。
適している場合：PO発行前の調整を柔軟に管理したい
承認済みの購買申請から正式な発注書を作る前に、サプライヤー、取引条件、納入情報、例外を確認する必要がある場合はJodooが適しています。
PO発行後は専用の進捗管理を使う
PO発行後の出荷、納品、受領、サプライヤーへの確認、完了処理は、発注書の進捗管理で扱います。
会計処理は正式な基幹システムで管理します。
税額判定、予算引当会計、三者照合、請求書計上、支払いは、別途実装して動作を確認した場合を除き、ERPまたはAPツールで処理します。
発注書作成リクエストに関する質問
ここでは、社内PO作成リクエストの開始点、PO作成準備が整う条件、購買システムまたはERPのどちらを正式な管理元とするかを説明します。
PO作成リクエストとは何ですか？
承認済みの購買申請をもとに、購買担当または購買システムへ正式な発注書の作成を依頼する社内引き渡しです。承認済み金額、サプライヤー、取引条件、納品情報、承認記録、例外を含めます。
PO作成リクエストは購買申請と同じですか？
いいえ。購買申請は購買を認めるための社内承認レコードです。PO作成リクエストは承認後に始まり、正式な発注書の作成と発行承認に必要な情報をまとめます。
PO作成準備完了を妨げる条件は何ですか？
購買申請の未承認、サプライヤー審査の未完了、未解決の金額変更、未承認の非標準条件、配送先や納品情報の不足、その他の社内規程上の未完了事項がある場合は、PO発行へ進めないようにします。
公式なPOは、ERPで依然として作成できますか？
はい。Jodooで承認済みの引き渡しと例外を調整し、ERPをPO番号、会計、受入、請求書照合、支払いの正式な管理元として残せます。
差し戻されたPO作成リクエストはどう処理しますか？
修正内容と担当者を明記し、承認済みの元レコードを保持します。金額や規程に関わる変更は、必要な承認段階へ戻します。購買担当がメールから変更点を推測する状態は避けてください。
ワークフローをコピーする前にPO作成準備への引き渡しを点検します。
データ入りの例を開き、準備中、承認待ち、差し戻し済み、PO作成準備完了、発行済みの案件を比較します。サプライヤー確認、取引条件、購買担当者の役割、後続システムへの引き渡しを自社向けに調整できます。
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