多段階の調達承認
差し戻し・再申請に対応する調達承認ワークフロー
判断に必要な資料を適切な担当者へ届け、審査結果を保護します。不足があれば修正内容を具体的に示して差し戻し、履歴を残したまま承認フローを再開できます。
この例には、購買申請承認とPO発行承認のワークフロータスクがあり、保留、差し戻し、再申請、承認済み、PO作成準備完了の案件が入ったキューも用意されています。
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各承認段階に一つの明確な質問を与える
入力内容の確認、予算審査、購入理由の確認、サプライヤー規程の確認、PO発行承認は、それぞれ別の判断です。各審査担当者が必要な根拠資料を確認し、次の担当者が信頼できる判断結果を残します。
- 01
入力内容の確認
購買担当者や承認者は、推測せずに購入理由、品目明細、仕様、希望時期、見積額、添付資料を理解できますか？
- 02
予算および部門レビュー
必要性は部門にとって正当ですか、資金は利用可能ですか、提案された金額は指定されたコストセンターおよび期間に適合していますか？
- 03
金額および調達レビュー
その金額には追加承認が必要ですか。サプライヤー、見積、カテゴリ、例外処理は社内規程に沿っていますか？
- 04
PO承認
サプライヤーに提示する実際の発注内容は、承認済みの購買申請、合意済みの条件、納品情報、発行条件と一致していますか？
各判断に必要な資料だけを提示
全員が同じフォームを見る一方で、肝心の判断責任者がいない長い並列承認を避けられます。
| 決定 | 根拠資料 | 結果の使用先 |
|---|---|---|
| 情報の充足度 | 購入理由、品目明細、仕様、希望時期、添付ファイル | 予算および部門レビュー |
| 予算 | コストセンター、利用可能額、申請金額、予算責任者 | 金額および調達レビュー |
| 部門または金額 | 業務目的、合計金額、代替案、承認基準額 | 調達および最終決定 |
| 調達 | サプライヤー対応、見積または例外、カテゴリ、取引条件 | PO作成準備への引き渡し |
| PO承認 | 承認元の購買申請、サプライヤー、最終金額、取引条件、納入情報 | 公式注文の発行 |
保留中または承認済みの各リクエストについて、判断内容を確認します。
ワークフロー例には、担当者が割り当てられた審査タスク、日付付きの結果、差し戻し修正、再申請、承認後にのみ作成される後続工程への引き渡しが含まれます。
リクエストが差し戻された場合の対応を計画する
実用的なワークフローは、修正点を申請者へ具体的に伝え、以前の判断履歴を残したまま修正済みのリクエストを適切な審査担当者へ戻します。
具体的な修正と共に差し戻しする
審査担当者は、不足または矛盾している情報、修正担当者、再申請期限を明記します。
審査担当者の結果を保護する
申請者は指定された修正項目だけを編集でき、承認結果の選択、理由の書き換え、PO作成準備完了への移行はできません。
正しい審査担当者に再申請する
修正された購買申請は失敗した決定に戻り、別のしきい値やサプライヤーのレビューを迂回することはありません。
両方の結果を保持する
履歴には、差し戻しの判断、修正後の値、再申請、最終承認、該当レコードに対する後続工程の結果を残します。
社内規程の変更に合わせて判断経路を変える
管理者はすべてのフォームを再構築せずに、ルーティング、根拠資料、キュー、ダッシュボードを改善できます。
- 通常の購買を維持しながら、金額のしきい値を追加または削除します。
- 特定のカテゴリにのみサプライヤーまたはセキュリティレビューを挿入します。
- 審査担当者の割り当てを部門、カテゴリ、または例外ごとに変更します。
- 期限切れ、差し戻し済み、再申請済み、承認サイクルのビューを追加します。
本番開始後も承認作業を管理しやすくする
回付するだけでは遅延を防げません。未処理タスクを行動につなげるキューと、明確な担当者表示が必要です。
決定期限と状況
審査担当者とステージごとの、期限通り、間もなく期限、期限超過、完了した決定を表示する
承認者が未設定、または担当者が不在
ワークフローが空の割り当てで無期限に待たないように、エスカレーションや管理者による処理を定義する
提出後のしきい値変更
転記された古い値に頼らず、発行承認時点の金額と規程上の前提条件を再確認します。
承認管理の引き継ぎ
承認済みの結果だけが購買申請をPO作成準備完了へ進めたり、PO発行を承認したりできます。差し戻し中や審査中の案件は、引き渡しへ進めません。
発行承認には承認タスク、バックグラウンド処理には自動化を使う
ステータス更新と、人が判断する審査タスクは同じものではありません。
承認・差し戻し・却下を扱う人のワークフロー
特定の担当者が根拠資料を確認し、判断を記録して次の処理を決める必要がある場合は、担当者を指定したタスクを使用します。
リマインダーおよびバックグラウンド更新の自動化
通知、期限ステータスの更新、値の転記、事務的な更新には自動化を使い、責任を伴う判断は指定された審査担当者が行います。
各役割はその責任範囲内にとどめます。
申請者は自分の購買情報を修正し、審査担当者は承認結果を管理し、購買担当者はPO作成準備への引き渡しを整えます。実際に利用する各役割で権限を確認します。
調達承認ワークフローに関する質問
以下の回答を参考に、必要な承認段階、差し戻し方法、自動化ではなく審査担当者が行うべき操作を決めましょう。
調達承認ワークフローとは何ですか？
購買を承認するための、人による判断と補助的な自動処理の流れです。通常は情報の充足度、部門の必要性、予算、金額基準、サプライヤーまたはカテゴリの規程、調達審査、発注書の発行承認を扱います。
購買には何段階の承認が必要ですか？
異なるリスクや権限上の問いに答えるため、必要最小限の段階にします。社内規程に役職が並んでいるだけの理由で、同じ資料を複数人へ送ることは避けます。金額、カテゴリ、部門、サプライヤー、例外が判断を実質的に変える場合に段階を追加します。
差し戻されたリクエストは、どのようにワークフローへ戻しますか？
修正内容、担当者、期限を明記してレコードを差し戻します。申請者には必要な項目だけを編集させ、以前の履歴を保持したまま、修正済みレコードを差し戻し元の段階へ戻します。
ワークフローと自動化の違いは何ですか？
人が処理するワークフローは、権限と判断を伴う担当者付きタスクを作ります。自動化はリマインダーや状態更新などのバックグラウンド処理を行います。ステータスを変更するルールだけでは、人が購買を承認したことにはなりません。
Jodooは条件付きの調達承認をサポートできますか？
はい。金額、部門、カテゴリ、緊急度、サプライヤー対応、例外に応じて回付し、項目、権限、フォーム、キュー、ダッシュボードを設定できます。使用するすべての分岐と後続工程への影響をテストしてください。
承認タスク、差し戻し案件、最終的な引き渡しを確認
データ入りのワークフローを開き、実際の購買申請に紐付く審査中、承認済み、差し戻しの判断を確認します。アプリをコピーし、自社の審査担当者、基準額、修正内容、権限、後続工程の結果をテストできます。
承認ワークフローを開く