申請者が、迅速なレビューに必要な情報を含めて購買支払申請の詳細を提出する。
購買支払申請テンプレート
請求書の添付、受領確認、支払実行可否を1つの受付フローでまとめて管理し、仕入先への支払申請を準備できます。
仕入先への送金前に、請求書の添付、受領状況、承認の引き継ぎを確認・可視化したい調達部門・経理部門向けに設計されています。
申請フィールド、振り分けルール、承認ステップ、ステータス更新を、自社のワークフローに合わせてカスタマイズできます。 購買支払申請テンプレートをプレビューし、受付、振り分け、ステータスビューをチームに合わせて調整できます。
インタラクティブワークフローメインプレビュー
ライブテンプレートのプレビューを開くテンプレートを使う前に、動作する実際のフローを確認できます。ライブプレビューを開く
概要
このテンプレートで管理できること
調達、経理、承認担当者は、このテンプレートを使って、購買・受領・承認が完了した後に仕入先への支払いを準備できます。通常の遅延は、支払前に経理チームが受領状況や請求書漏れを確認しなければならないことから発生します。このテンプレートでは、請求書の添付、承認の引き継ぎ、支払ステータスを見える化し、チーム間で仕入先への支払いが滞らないようにします。
対象チーム
このテンプレートの効果が高いチーム
担当者が受信した申請をトリアージし、次に対応が必要な項目を追跡する。
管理者が、チーム全体の申請件数、ボトルネック、申請者へのフォローアップ状況を把握する。
含まれる内容
このテンプレートに含まれるワークフローとコンポーネント
主なワークフロー
購買支払申請の受付
レコードがレビューや後続業務に進む前に、支払情報、ベンダー情報、受領情報、承認ステータスを収集します。
申請受付と申請者フォローアップ
申請内容を記録し、担当者を振り分け、申請後も申請者への更新状況を見える化します。
ステータス更新とコラボレーション
コメント、リマインダー、ステータス変更を、別々のメールスレッドではなく同じレコード内で共有できます。
購買支払申請の可視化
購買支払申請をステータス、担当者、日付、次の対応で検索し、レポート作成やフォローアップに活用できます。
含まれるコンポーネント
- 購買支払申請
- 申請者フォローアップログ
- 購買支払申請一覧
- 未対応申請キュー
- 申請者ステータスキュー
- 担当者通知
- 申請者更新通知
- 提出リマインダー
- ステータスリマインダー
- 申請者
- 承認者
- 運用責任者
チームがこれを使う理由
このワークフローが機能する理由
- 申請者が、レビュアーに必要な情報を最初から揃えて購買支払申請を提出できる場所を1つに集約できます。
- 各項目を適切な担当者に振り分け、ステータスを見える化し、提出後のやり取りを減らせます。
- 完了までの意思決定、コメント、フォローアップ履歴を申請にひも付けて保持できます。
ライブ確認新しいタブでプレビュー
ワークフロー全体の中で確認テンプレートを使う前に、動作する実際のフローを確認できます。ライブで確認
テンプレートプレビュー
主要ビューごとのテンプレート画面を見る
購買支払申請一覧
申請者、担当者、ステータス、次の対応ごとに、購買支払申請を1つの検索可能な一覧で確認できます。
購買支払申請
支払情報、受領情報、承認ステータスを記録し、各申請をレビュー、振り分け、フォローアップできる状態にします。
申請者ステータスキュー
受信した購買支払申請を、担当者、ステータス、次の対応ごとに1つの共有キューで確認できます。
仕組み
設定から展開まで
申請者が、担当者によるレビューや対応に必要な詳細を含めて購買支払申請を提出します。
割り当てられた担当者が申請内容を確認し、必要に応じて更新を依頼し、適切なステータスへ進めます。
キュー、リマインダー、コメントにより、保留中・承認済み・ブロック中の状況について申請者とレビュアーの認識を揃えられます。
完了した申請は、レポート、監査、今後のフォローアップのために検索可能な状態で保持されます。
よくある質問
このテンプレートに関するよくある質問
この購買支払申請テンプレートには何が含まれますか？
このテンプレートには、購買支払申請や申請者フォローアップログなどの申請レコード、購買支払申請一覧・未対応申請キュー・申請者ステータスキューなどのキュービュー、担当者通知や申請者更新通知などの自動化が含まれており、経理部門が送金前に請求書の添付、承認の引き継ぎ、支払準備状況を確認できます。
フィールドやワークフローはカスタマイズできますか？
はい。請求書の添付、承認の引き継ぎ、支払ステータスに合わせて、受付フィールド、振り分けルール、ステータスラベル、申請者への更新内容を調整できます。
モバイルでも利用できますか？
はい。申請者と担当者は、モバイルから請求書の添付、承認の引き継ぎ、支払ステータスを更新できるため、デスクにいない場合でも申請を止めずに進められます。
申請者と担当者はステータス更新を1か所で確認できますか？
はい。申請者と担当者は、請求書の添付、承認の引き継ぎ、支払ステータスを1か所で確認できるため、レビュー可能な項目と、まだフォローアップが必要な項目を把握しやすくなります。
このテンプレートはどのようなチームに適していますか？
購買、受領、承認が整った後に仕入先への支払いを準備する必要がある調達部門、経理部門、承認担当者に適しています。
AIでこのテンプレートを調整できますか？
はい。AIを使って、購買、受領、承認が整った後の仕入先支払い準備の進め方に合わせ、フィールド、ビュー、自動化、ワークフローステップを調整できます。
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