正式な購買承認
審査担当者が必要な情報を確認できる購買申請フォーム
受理した購買ニーズを、数量、仕様、会計コード、予算、サプライヤー対応、承認者、結果がそろった正式な社内承認レコードにします。
短いリクエストフォームとは異なり、このテンプレートは審査担当者が承認する正式レコード用です。明細と判断履歴を1行の長いスプレッドシートに押し込まず、関連付けて管理します。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
コードを書かずに、項目・ワークフロー・ダッシュボードを調整できます。 1,000以上のアプリテンプレートと活用例を見る
購買申請、品目明細、すべての判断履歴を確認
データ入りの例では、会計コード、予算、サプライヤー情報、承認履歴、PO作成準備完了の結果を同じ購買申請に紐付けて確認できます。
読みにくい1枚のフォームに詰め込まず、全審査担当者に同じ情報を提供
購買申請の基本情報、品目明細、添付資料、判断履歴を、目的ごとに分けながら相互に紐付けます。
- 01
ヘッダーと業務上の申請理由
申請者、部門、元のリクエスト、希望日、緊急度、合計金額、カテゴリ、購買によって実現したい成果を記録します。
- 02
明細項目詳細
依頼する品目またはサービスごとに、仕様、数量、単位、見積単価、コストセンター、納入先、希望日、明細ステータスを記録します。
- 03
予算とサプライヤー対応
利用可能な予算、予算責任者、既存・新規サプライヤー、見積要件、単一購買先や取引条件の例外を明示します。
- 04
承認と次のアクション
現在のステージ、承認者、結果、判断メモ、期限、次の担当者と、承認済み、差し戻し、却下、PO作成準備完了のいずれの状態かを表示します。
項目グループごとに実際の担当者を割り当てる
担当範囲を分けることで、役割ごとの画面が簡潔になり、誤編集も減らせます。
| フィールドグループ | 誰が提供するか | 誰が利用するか |
|---|---|---|
| 必要性とタイミング | 申請者 | 部門および調達審査担当者 |
| 品目および仕様 | 申請者（購買担当者が支援） | バイヤー、承認者、および受領チーム |
| コストセンターおよび予算 | 部門および予算担当者 | 財務および金額承認者 |
| サプライヤーと取引条件 | 調達またはバイヤー | サプライヤー審査担当者およびPO承認者 |
| 結果および理由 | 割り当てられた承認者 | 申請者、購買担当者、監査担当、後続工程のチーム |
承認へ回す前に、購買申請の入力完了条件を定義
審査担当者が不足情報を探すところから始めると、承認に時間がかかります。
発注できる具体的な仕様になっている
購買担当者が、何を、どの数量で、いつまでに購入し、どの受入条件やサービス成果が重要かを判断できます。
金額に矛盾がない
明細合計と申請合計が一致し、判断に使える最新の見積額になっています。
予算責任者が判断できる
予算承認前に、コストセンター、カテゴリ、利用可能額、対象金額、例外時の承認経路を確認できます。
サプライヤー対応が明確になっている
購買申請には、承認済みサプライヤーを使うのか、新規サプライヤーを審査するのか、相見積もりを取るのか、理由のある例外を承認するのかを明記します。
このフォームは正式な承認に使い、すべての購買記録を詰め込まない
購買申請は、より長い購買プロセスの中で管理された1つのレコードである。
申請者が必要な詳細を知っている場合は、ここから始める
正式なフォームは、業務に慣れた部門担当者が申請する場合や、前段の短いリクエストが既に受理されている場合に適しています。
一般従業員からの受付には短いリクエストフォームを使う
バックオフィスのプロセスに必要だからといって、すべての従業員にコストセンター、サプライヤー経路、承認段階を選ばせることは避けてください。
承認済みデータを正式な発注管理システムへ引き渡します。
正式な発注書の発行、受領、会計、税務、請求書照合、支払いは、引き続きPOまたはERPシステムで管理できます。
判断履歴を失わずに修正内容を残す
差し戻しは管理されたステータスです。曖昧な却下にしたり、新しいメールのやり取りへ切り離したりしません。
必要な修正を具体的に示す
不足または不一致の内容、修正担当者、期限を記録する
審査担当者が管理する項目を保護
通常の入力画面では、申請者が承認結果を選んだり、審査理由を書き換えたり、案件をPO作成準備完了へ進めたりできないようにします。
正しい段階に再申請する
修正済みの申請は、予算、部門、金額、調達部門の審査を飛ばさず、差し戻された判断ステージへ戻します。
以前の資料と判断を残す
元のリクエスト、以前の結果、修正後の値、再申請日、最終判断を同じ画面で確認でき、添付資料を手作業で比較する必要がありません。
購買申請をカテゴリ、部門、しきい値に合わせます。
Jodooなら、管理者が正式な申請レコードと承認手順をまとめて変更できます。
- サービスにはサービス範囲フィールドを、商品には数量フィールドを表示します。
- 関連するしきい値を超える場合にのみ、見積もりや例外の理由を要求してください。
- フォームを重複させずに、部門、予算、調達、または役員承認を追加してください。
- 同じレコードから、品目明細、差し戻し、予算、PO作成準備完了の各ビューを作成できます。
購買申請フォームに関する質問
以下の回答を参考に、購買申請に含める情報、品目明細の保存方法、差し戻し後の修正方法を決めましょう。
購買申請フォームとは何ですか？
提案された購買の内容を記載し、明細と申請理由、会計コードと予算担当、承認経路、最終結果を保持する正式な社内レコードです。発注書を作成したり、対外的な発注を確定したりする前に使います。
購買申請と発注書の違いは何ですか？
購買申請は、社内に購買の承認を求めるレコードです。発注書は通常、社内承認と取引条件の確認後に、サプライヤーへ発行する正式な注文書です。
明細項目はサブテーブルにするべきでしょうか、それとも別々のレコードにするべきでしょうか？
どちらも使えます。明細を関連レコードとして分けると、検索、レポート、担当管理、後の照合がしやすくなります。小規模な申請ならサブテーブルの方が簡単です。利用者が審査・集計したい内容に合わせて選びます。
差し戻された購買申請はどのように扱うべきですか？
修正内容を1つに絞り、担当者と期限を記録します。以前の判断を保護したまま、修正済みレコードを差し戻した段階へ戻します。申請者に関連のない別レコードを作り直させないでください。
異なるカテゴリで異なるフィールドや承認を使用できますか？
はい。Jodooでは、カテゴリ、部門、金額、緊急度、サプライヤー対応、例外に応じて、条件付き項目の表示やワークフローの回付を設定できます。導入前に、使用するすべての分岐と権限をテストしてください。
購買申請、品目明細、判断履歴を確認
データ入りの例を開き、差し戻し、審査中、承認済み、PO作成準備完了、完了の購買申請を確認します。アプリをコピーし、会計コード、品目明細、基準額、審査担当者の権限、後続工程への引き渡しを自社向けに調整できます。
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