Спроектируйте систему управления контактами для идентификации, связей с компаниями, проверки дубликатов, согласий, ответственности, последующих действий, миграции и чистоты данных.
Система управления контактами должна связывать каждого человека с нужной компанией, ответственным, контекстом согласия, историей действий и следующим шагом, а также давать команде контролируемый процесс устранения дублей, пропущенных полей и устаревших записей. Спроектируйте эти решения до импорта всей адресной книги.
Начните с решений об идентификации и взаимоотношениях, которые должна принимать команда. Расширенный список полей не устранит дубликаты, неоднозначные связи с компаниями, отсутствие ответственных или устаревшие последующие действия.
Выберите идентификаторы и правила сопоставления, которые не позволят одному человеку превратиться в несколько несвязанных записей.
Храните данные о компании, роли, влиянии, согласии, ответственном и текущих взаимоотношениях в отдельных полях, а не прячьте их в заметках.
Связывайте с контактным лицом последнее содержательное взаимодействие, следующее действие, срок, результат и ответственного.
Система должна давать обоснованный ответ, когда две записи могут относиться к одному человеку, отсутствует ответственный или данные согласия противоречат контактным данным.
Небольшая выборка с реальной неоднозначностью покажет больше, чем первоочередной импорт самой чистой таблицы. Добавьте свежие и устаревшие контакты, общие компании, неопределенные совпадения, записи без ответственного и хотя бы одно поле с ограниченным доступом, чтобы пилот проверил решения, от которых зависит доверие к данным. Попросите сотрудников, которые создают, обновляют, проверяют и используют контактные данные, выполнить одинаковые задачи: их разногласия выявят неясные полномочия по полям и правила ответственности до того, как они повлияют на всю базу.
Подсчитайте идентификаторы, связи с компаниями, ответственных, пробелы в согласиях, дубли и устаревшие записи в каждом источнике.
Карта источников и четко определенные полномочия по полямПринимайте решения об объединении, раздельном хранении, назначении ответственных и архивации с указанием проверяющих.
Сохраняемая история решенийВыполните одно обычное взаимодействие и одно просроченное следующее действие из карточки контакта.
Действие, ответственный, срок, результат и историяПеред масштабированием добавьте одно управляемое поле, разрешение, фильтрованное представление или правило проверки.
Проверенное изменение, принадлежащее администраторуОпишите, как контакт создаётся или импортируется, связывается с компанией, получает ответственного и последующие действия, исправляется и в итоге архивируется или объединяется.
Создайте один актуальный контакт, свяжите его с правильной компанией и действием, назначьте следующий шаг, обработайте одного кандидата в дубли и убедитесь, что ответственный может обновлять запись, не видя полей с ограниченным доступом.
Это совокупность записей контактных лиц и компаний, связей между ними, ответственных, контекста общения, разрешений или предпочтений, истории действий, следующих шагов, средств контроля качества данных и управленческого контроля последующей работы.
Используйте доступные вашему процессу устойчивые идентификаторы: обычно электронную почту, телефон, внешний идентификатор, сочетание имени и компании или проверенную комбинацию. Не объединяйте неоднозначные совпадения автоматически, а направляйте их на проверку.
Постоянно отслеживайте срочные исключения и регулярно проводите короткую проверку контактов без ответственного, отсутствующих связей с компаниями, устаревших следующих действий, неполных предпочтений и возможных дубликатов. Периодичность определяйте по числу контактов и частоте взаимодействия.
Управление контактами поддерживает пригодность данных о людях, организациях, контексте отношений и последующих действиях для работы. CRM обычно добавляет возможности, маркетинг, обслуживание, прогнозирование и более широкий охват жизненного цикла клиента.
На репрезентативной выборке проверьте обязательные поля, ответственность, права доступа, точные и неоднозначные совпадения дубликатов, связи с компаниями, историю активностей, представления следующих действий, экспорт и одно ожидаемое изменение.
