Một người, một danh tính ổn định
Chọn mã định danh và quy tắc ghép để ngăn cùng một người trở thành nhiều bản ghi rời rạc.
- Chuẩn hóa email và số điện thoại
- Giữ lại mã định danh trước đó
- Lịch sử hợp nhất hiển thị rõ
hướng dẫn hệ thống quản lý người liên hệ
Hướng dẫn hệ thống quản lý người liên hệ
Thiết kế hệ thống quản lý người liên hệ cho danh tính, liên kết công ty, đánh giá trùng lặp, sự đồng ý, trách nhiệm phụ trách, theo dõi, di chuyển dữ liệu và vệ sinh dữ liệu.
Hệ thống quản lý người liên hệ cần liên kết mỗi người với đúng công ty, người phụ trách, bối cảnh chấp thuận, lịch sử hoạt động và hành động tiếp theo, đồng thời cung cấp cho đội ngũ cách xử lý có kiểm soát đối với bản ghi trùng lặp, trường còn thiếu và bản ghi lỗi thời. Hãy thiết kế các quyết định đó trước khi nhập toàn bộ danh bạ.
Xây dựng mô hình người liên hệ trước khi nhập danh bạ
Bắt đầu với các quyết định về danh tính và quan hệ mà nhóm phải đưa ra. Danh sách trường dài hơn sẽ không giải quyết được bản ghi trùng lặp, liên kết doanh nghiệp chưa chắc chắn, thiếu người phụ trách hay công việc theo dõi đã lỗi thời.
Quan hệ được xác định rõ ràng
Lưu doanh nghiệp, vai trò, mức độ ảnh hưởng, sự đồng ý, người phụ trách và quan hệ hiện tại vào các trường riêng thay vì chôn trong ghi chú.
- Liên kết từ cá nhân đến công ty
- Vai trò và mức ưu tiên
- Ranh giới quyền
Mọi người liên hệ đều có thể dẫn đến công việc cần xử lý
Duy trì liên kết tương tác có ý nghĩa gần nhất, hành động tiếp theo, ngày đến hạn, kết quả và người chịu trách nhiệm với cá nhân liên quan.
- Bối cảnh hoạt động
- Hoạt động theo dõi quá hạn
- Đánh giá bản ghi đã cũ
Đưa dữ liệu chưa chắc chắn vào hàng đợi đánh giá, không âm thầm xử lý bằng quy tắc nhập
Hệ thống cần đưa ra cách xử lý có cơ sở khi hai bản ghi có thể thuộc cùng một người, khi thiếu người phụ trách hoặc khi sự đồng ý mâu thuẫn với thông tin liên lạc.
Tín hiệuQuyết địnhBằng chứng cần lưu giữ
Cùng email, khác doanh nghiệpHợp nhất, giữ riêng hoặc cập nhật liên kết quan hệTệp nguồn, doanh nghiệp hiện tại, người đánh giá và ngày quyết định
Tên tương tự và dùng chung số điện thoạiĐiều tra trước khi hợp nhấtLý do khớp, bản ghi ứng viên, ghi chú của người đánh giá và cách giải quyết cuối cùng
Không có người phụ trách chịu trách nhiệm rõ ràngPhân công theo mối quan hệ, khu vực hoặc quy tắc đội ngũNgười phụ trách trước, người phụ trách mới, lý do phân công và ngày hiệu lực
Người liên hệ đã lỗi thờiXác minh, lưu trữ hoặc lên lịch một điểm tiếp xúc mớiNgày xác minh gần nhất, nguồn xác minh và hành động tiếp theo
Kiểm thử chất lượng dữ liệu bằng một mẫu người liên hệ sát thực tế
Một mẫu nhỏ chứa những điểm mơ hồ thực tế sẽ cho thấy nhiều hơn so với việc nhập bảng tính sạch nhất trước tiên. Hãy bao gồm người liên hệ mới và đã lỗi thời, công ty dùng chung, kết quả ghép không chắc chắn, bản ghi thiếu người phụ trách và ít nhất một trường bị hạn chế để chương trình thử nghiệm kiểm chứng các quyết định tạo dựng niềm tin. Yêu cầu những người tạo, cập nhật, đánh giá và sử dụng dữ liệu người liên hệ hoàn thành cùng các tác vụ; những bất đồng của họ sẽ làm lộ rõ quyền quản lý trường và quy tắc phụ trách chưa rõ ràng trước khi ảnh hưởng đến toàn bộ cơ sở dữ liệu.
- 01
Lập hồ sơ các nguồn dữ liệu
Đếm mã định danh, liên kết công ty, người phụ trách, khoảng trống chấp thuận, bản ghi trùng lặp và bản ghi lỗi thời trong từng nguồn.
Bản đồ nguồn và quyền quản lý trường rõ ràng - 02
Xử lý các bản ghi không rõ ràng
Thực hiện các quyết định hợp nhất, giữ riêng, phân quyền phụ trách và lưu trữ với người đánh giá được chỉ định.
Dấu vết quyết định được lưu giữ - 03
Thực hiện theo dõi
Hoàn tất một tương tác thường lệ và một hành động tiếp theo quá hạn từ bản ghi người liên hệ.
Hoạt động, người phụ trách, ngày đến hạn, kết quả và lịch sử - 04
Thay đổi mô hình
Thêm một trường được quản trị, quyền, chế độ xem đã lọc hoặc quy tắc đánh giá trước khi mở rộng.
Thay đổi do quản trị viên phụ trách và đã được kiểm thử
Đưa thiết kế vào vận hành
Đi từ dữ liệu nguồn đến người liên hệ đáng tin cậy và hành động tiếp theo có người phụ trách
Lập sơ đồ cách một người liên hệ được tạo hoặc nhập, liên kết với công ty, giao phụ trách, theo dõi, chỉnh sửa và cuối cùng được lưu trữ hoặc hợp nhất.
Bản ghi phù hợp nhất để kiểm thử trướcKiểm thử thiết kế với một người liên hệ hiện tại
Tạo một người liên hệ hiện tại, kết nối đúng công ty và hoạt động, phân công hành động tiếp theo, xử lý một bản ghi nghi trùng và xác nhận người phụ trách có thể cập nhật bản ghi mà không thấy các trường bị hạn chế.
Áp dụng thiết kế vào hệ thống quản lý người liên hệ đang hoạt động
Khám phá quy trình quan hệ tiếp theo
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về hướng dẫn hệ thống quản lý người liên hệ
Hệ thống quản lý người liên hệ là gì?
Đó là sự kết hợp giữa bản ghi người liên hệ và công ty, liên kết quan hệ, trách nhiệm phụ trách, bối cảnh giao tiếp, quyền hoặc tùy chọn, lịch sử hoạt động, hành động tiếp theo, kiểm soát chất lượng dữ liệu và hoạt động theo dõi của quản lý.
Những trường nào giúp xác định người liên hệ có khả năng bị trùng?
Dùng các mã định danh ổn định có trong quy trình, thường là email, số điện thoại, mã bên ngoài, tên kết hợp với doanh nghiệp hoặc một tổ hợp đã xác minh. Chuyển kết quả khớp chưa chắc chắn đến bước đánh giá thay vì tự động hợp nhất.
Dữ liệu người liên hệ nên được đánh giá với tần suất nào?
Liên tục xem xét các ngoại lệ khẩn cấp và định kỳ thực hiện quy trình ngắn để làm sạch dữ liệu về người liên hệ chưa có người phụ trách, liên kết doanh nghiệp còn thiếu, hành động tiếp theo đã lỗi thời, tùy chọn chưa đầy đủ và bản ghi nghi trùng. Đặt tần suất dựa trên số lượng người liên hệ và nhịp độ quan hệ.
Quản lý người liên hệ khác CRM như thế nào?
Quản lý người liên hệ giúp dữ liệu con người, tổ chức, bối cảnh quan hệ và hoạt động theo dõi luôn sử dụng được. CRM thường bổ sung cơ hội, tiếp thị, dịch vụ, dự báo và độ sâu vòng đời khách hàng rộng hơn.
Cần kiểm thử những gì trước khi nhập toàn bộ người liên hệ?
Kiểm thử trường bắt buộc, trách nhiệm phụ trách, quyền hạn, kết quả khớp trùng chính xác và chưa chắc chắn, liên kết doanh nghiệp, lịch sử hoạt động, chế độ xem hành động tiếp theo, xuất dữ liệu và một thay đổi dự kiến bằng mẫu đại diện.