ใครและจะติดต่อพวกเขาได้อย่างไร
รวบรวมบุคคลหรือองค์กร ผู้ติดต่อที่ต้องการ ตัวแทนที่เกี่ยวข้อง และความต้องการในการเข้าถึงหรือการสื่อสาร
แบบฟอร์มการรับกรณี
Case intake form for the facts behind a first decision
เริ่มบันทึกเคสที่พร้อมใช้งาน โดยระบุบุคคล บริบท เหตุผล ความเร่งด่วน ความยินยอม ความเป็นไปได้ว่าเป็นเคสซ้ำ ผลการคัดกรอง ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลาของการดำเนินการถัดไป
แบบฟอร์มเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการ ไม่ใช่การส่งมอบ ข้อมูลที่ส่งมาควรสร้างการคัดกรองและการส่งต่อที่ชัดเจน
ดาวน์โหลดโครงสร้างฟิลด์รับเรื่อง↓CSV · ฟิลด์ วัตถุประสงค์ ตัวอย่าง และควรกำหนดหรือไม่ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
ลงชื่อเข้าใช้เพื่อตรวจสอบบันทึกตัวอย่างสมมติ ติดตั้งสำเนาก่อนที่จะเพิ่มการเข้าถึงของทีม ข้อมูลที่เป็นความลับ หรือกฎการปฏิบัติงานของคุณเอง
4กลุ่มคำถามสำหรับการรับเรื่อง
5มุมมองผลิตภัณฑ์
4การดำเนินการหลังส่ง
ขอเฉพาะข้อมูลที่ผู้รับช่วงงานนำไปใช้ได้
แบบฟอร์มสั้นก็ส่งต่องานได้อย่างมีคุณภาพ หากทุกฟิลด์ช่วยในการคัดกรอง การติดต่อ ความปลอดภัย หรือการกำหนดผู้รับผิดชอบ
ทำไมพวกเขาถึงติดต่อคุณ
ใช้เหตุผลที่ชัดเจนและคำอธิบายที่เปิดกว้างในคำพูดของบุคคลนั้นก่อนที่จะใช้หมวดหมู่ภายใน
ความเร่งด่วน ความยินยอม และอำนาจดำเนินการ
ถามสิ่งที่จำเป็นต้องได้รับการดูแลทันที และทีมงานได้รับความยินยอมหรือมีพื้นฐานที่ถูกต้องในการดำเนินการหรือไม่
การตรวจสอบเคสซ้ำและการส่งต่องาน
ตรวจสอบเคสที่เปิดอยู่ที่เกี่ยวข้อง บันทึกการตัดสินใจคัดแยก ตั้งชื่อผู้รับผิดชอบ และกำหนดวันครบกำหนดของการดำเนินการถัดไป
ลบฟิลด์ที่ไม่เปลี่ยนแปลงการตัดสินใจครั้งแรก
ใช้การทดสอบนี้ก่อนที่จะเผยแพร่แบบฟอร์มการรับเรื่อง
| Question | เก็บไว้เมื่อช่วยได้ | หลีกเลี่ยงเมื่อมันทำให้เกิด |
|---|---|---|
| ใครบ้างที่เกี่ยวข้อง? | การติดต่อ ความสัมพันธ์ การเข้าถึง หรือการตรวจสอบซ้ำ | การรวบรวมรายละเอียดส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนโดยไม่จำเป็น |
| เกิดอะไรขึ้นหรือจำเป็น? | การคัดกรอง ขอบเขต ความปลอดภัย หรือการวางแผนการบริการ | บังคับให้บุคคลเลือกข้อสรุปภายใน |
| เร่งด่วนแค่ไหน? | การตอบสนองหรือเส้นทางการยกระดับที่กำหนดไว้ | ป้ายกำกับความรุนแรงที่ไม่มีความหมายในการปฏิบัติงาน |
| จะเกิดอะไรขึ้นต่อไป? | ผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน วันครบกำหนด และความคาดหวัง | การยืนยันการส่งแบบทั่วไปที่ไม่มีการส่งต่องาน |
เปลี่ยนข้อมูลรับเรื่องให้เป็นการตัดสินใจ ไม่ใช่เพียงการแจ้งเตือนอีกฉบับ
ค่าการปฏิบัติงานแรกจะปรากฏขึ้นเมื่อทีมที่เหมาะสมเห็นบริบทที่ถูกต้องและเป็นผู้รับผิดชอบขั้นตอนถัดไป
รับทราบการรับ
ตั้งความคาดหวังอย่างตรงไปตรงมาสำหรับสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป และจัดเตรียมทางเลือกเร่งด่วนตามความเหมาะสม
ตรวจสอบรายการที่ซ้ำกันและมีความเสี่ยงทันที
ค้นหากรณีเปิดที่เกี่ยวข้องและยกระดับความปลอดภัย การป้องกัน การตอบโต้ ผลกระทบด้านบริการที่รุนแรง หรือเงื่อนไขเร่งด่วนอื่นๆ
การคัดกรองและเส้นทาง
สร้างเคส ขอข้อมูล อ้างอิงถึงที่อื่น หรือปิดว่าซ้ำกันพร้อมเหตุผลที่มองเห็นได้
ยืนยันความรับผิดชอบ
กำหนดการดำเนินการถัดไป วันที่ครบกำหนด และทีมเคส แทนที่จะส่งต่อการส่งไปยังกล่องจดหมายที่ไม่มีใครเป็นผู้รับผิดชอบ
ปรับรูปแบบการทำงานโดยไม่ต้องใช้รหัส
เปลี่ยนไอดีโดยไม่ต้องสร้างเคสดาวน์สตรีมขึ้นมาใหม่
ผู้ดูแลระบบธุรกิจสามารถอัปเดตคำถามและการส่งมอบในขณะที่รักษากระบวนการเคสที่เชื่อมโยงกัน
แบบฟอร์มรับเรื่องที่กระชับสามารถสร้างได้ภายในไม่กี่ชั่วโมงและปรับปรุงในหลักสิบนาที โดยไม่ตัดขาดจากเคสที่เกิดขึ้น- เพิ่มคำถามแบบมีเงื่อนไขสำหรับประเภทเคสที่เลือก
- เปลี่ยนแปลงเส้นทางเร่งด่วน รับทราบ และขอข้อมูล
- อัปเดตการตรวจสอบซ้ำและคิวคัดกรอง
- เก็บรหัสเคสเดียวกันไว้เมื่อไอดีกลายเป็นงานที่ใช้งานอยู่
รักษาตรรกะการตัดสินใจไว้ เปลี่ยนภาษาและฟิลด์
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล องค์กรไม่แสวงผลกำไร การสอบสวน และการร้องเรียนไม่ควรเหมือนกัน
ความกังวลด้านทรัพยากรบุคคล
เพิ่มการสนับสนุนที่ร้องขอ ความคาดหวังเรื่องความลับ ความเสี่ยงเร่งด่วน ความสัมพันธ์ในสายบังคับบัญชา และสัญญาณความขัดแย้ง
การส่งต่อที่ไม่แสวงหาผลกำไร
เพิ่มความยินยอม ความต้องการ จุดแข็ง คำถามเกี่ยวกับสิทธิ์ในการให้บริการ รายละเอียดคู่ค้า และการตั้งค่าการติดต่อที่ปลอดภัย
การสอบสวน
เพิ่มข้อกล่าวหาหรือประเด็น กระบวนการที่ได้รับผลกระทบ การเก็บรักษาหลักฐาน ข้อขัดแย้ง และใครจะรู้อยู่แล้ว
การร้องเรียนของลูกค้า
เพิ่มผลิตภัณฑ์หรือบริการ ผลกระทบ การติดต่อก่อนหน้า วิธีแก้ไขที่ต้องการ กำหนดเวลาตอบกลับ และทิกเก็ตหรือคำสั่งซื้อต้นทาง
รักษาทางเข้าให้สั้นพอที่จะทำให้เสร็จและมีประโยชน์เพียงพอในการกำหนดเส้นทาง
ตัวอย่างนี้เป็นจุดเริ่มต้นที่ปรับได้ ไม่ใช่แบบสอบถามเดียวสำหรับทุกบริบทด้านกฎหมาย คลินิก HR หรืองานบริการสังคม
รวบรวมเพื่อการตัดสินใจครั้งแรก
เก็บช่องที่เปลี่ยนแปลงข้อมูลติดต่อ ความเร่งด่วน ความยินยอม การตรวจสอบซ้ำ การคัดกรอง ความรับผิดชอบ หรือการดำเนินการถัดไป
ย้ายคำถามที่ลึกลงไปด้านล่าง
ให้ผู้ประเมิน ผู้สอบสวน บุคลากรทางคลินิก หรือผู้เชี่ยวชาญเก็บรายละเอียดหลังจากเคสเข้าสู่กระบวนการที่ถูกต้อง
ทดสอบการส่งต่องาน ไม่ใช่เพียงตัวแบบฟอร์ม
ยืนยันการรับทราบ การจัดการซ้ำ การกำหนดเส้นทางเร่งด่วน ความรับผิดชอบ และสิ่งที่ผู้ส่งเห็นต่อไป
คำถามที่ต้องตอบก่อนเผยแพร่แบบฟอร์ม
แบบฟอร์มรับเรื่องควรมีอะไรบ้าง?
โดยทั่วไปควรมีบุคคลหรือองค์กร ช่องทางติดต่อที่ต้องการ เหตุผลในการติดต่อ คำอธิบายปลายเปิด ความเร่งด่วน ความยินยอมหรืออำนาจดำเนินการ ความเป็นไปได้ว่าเป็นเคสซ้ำ ข้อมูลประกอบ ผลการคัดกรอง ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลาของการดำเนินการถัดไป
เคสทุกประเภทควรใช้แบบฟอร์มเดียวกันหรือไม่?
แบ่งปันรูปแบบการรับข้อมูลหลัก แต่ปรับภาษา คำถามความเสี่ยง ความยินยอม หลักฐาน และเส้นทางเร่งด่วนให้เข้ากับบริบท อย่าบังคับข้อกังวลของพนักงาน การส่งต่อลูกค้า การสอบสวน และการร้องเรียนโดยใช้คำถามที่เหมือนกัน
แบบฟอร์มสามารถใช้งานบนโทรศัพท์ได้หรือไม่?
ใช่. ตัวอย่างนี้ใช้แบบฟอร์ม Jodoo แบบตอบสนอง ทำให้หน้าจอแรกสั้นลง ใช้ป้ายกำกับช่องที่ชัดเจน และทดสอบการไหลของโทรศัพท์และบริบทความเป็นส่วนตัวที่แน่นอน
ฉันจะป้องกันกรณีซ้ำซ้อนได้อย่างไร
รวบรวมตัวระบุที่เชื่อถือได้ ค้นหาเคสปัจจุบันและเคสที่เพิ่งปิดในระหว่างการคัดกรอง แสดงการจับคู่ที่เป็นไปได้ และบันทึกว่าไอดีถูกรวม เชื่อมโยง หรือแยกออกจากกันหรือไม่
จะเกิดอะไรขึ้นหลังจากส่ง?
รับทราบการรับ ตรวจสอบความเสี่ยงและรายการซ้ำ ทำการตัดสินใจคัดแยกที่มองเห็นได้ สร้างหรืออัปเดตเคส มอบหมายผู้รับผิดชอบ และกำหนดการดำเนินการถัดไป
ดูระบบการทำงาน
สร้างการยอมรับจากการตัดสินใจแรกที่ทีมต้องทำ
เปิดแบบฟอร์มตอบสนอง จากนั้นปรับคำถามและการกำหนดเส้นทางโดยไม่สูญเสียกระบวนการเคสที่เชื่อมต่อ
เปิดแบบฟอร์มการรับกรณี