กระบวนการรับคำขอด้านกฎหมายที่ดีช่วยให้ขอความช่วยเหลือได้ง่ายและรู้ว่าใครต้องดำเนินการต่อ กำหนดบริการ คำถาม และการตัดสินใจให้ชัดก่อนนำกระบวนการไปทำเป็นฟอร์ม
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
สำรวจตัวอย่างสมมติ เข้าสู่ระบบเพื่อดูตัวอย่างหรือใช้แอป
เขียนคำอธิบายบริการสั้น ๆ และกำหนดหมวดหมู่ที่ฝ่ายธุรกิจเข้าใจ อธิบายว่าคำขอคำปรึกษาส่วนตัว งานธุรการที่ไม่เกี่ยวข้อง และงานเฉพาะทางควรส่งไปที่ใด ขอบเขตบริการที่ชัดเจนช่วยป้องกันไม่ให้ฟอร์มที่ออกแบบไว้อย่างดีกลายเป็นที่รวมทุกคำถามในองค์กรที่ยังไม่มีคำตอบ
ระบุผู้รับผิดชอบการรับคำขอหรือกฎที่ใช้เลือกผู้พิจารณา กำหนดผู้ทำหน้าที่แทนเมื่อไม่อยู่และแนวทางเมื่อคำขอเกี่ยวข้องกับกฎหมายหลายสาขา หลีกเลี่ยงคิวกลางที่ทุกคนมองเห็นแต่ไม่มีใครรับผิดชอบตรวจสอบ
แยกการรับงานออกจากการอนุมัติให้ดำเนินการทางธุรกิจ การรับคำขอตรวจทานสัญญาไม่ได้อนุมัติสัญญา ค่าใช้จ่าย หรือการเปิดตัว ระบุการตัดสินใจในขั้นต่อไปและผู้มีอำนาจตัดสินใจให้ชัดเจน
เริ่มจากผู้ยื่นคำขอ แผนก ประเภทความช่วยเหลือ ผลลัพธ์ที่ต้องการ และวันที่เกี่ยวข้อง ถามว่าเหตุใดวันนั้นจึงสำคัญ เพิ่มคำถามประกอบตามหมวดหมู่ แทนการแสดงคำถามทางกฎหมายทุกแบบให้ผู้ยื่นคำขอทุกคนตอบ
ผู้พิจารณาตัดสินว่าคำขอพร้อมให้ดำเนินการหรือไม่ หากขาดร่างเอกสาร สรุปประเด็นทางธุรกิจ หรือข้อเท็จจริงสำคัญ ให้ส่งรายการกลับพร้อมคำอธิบายที่เจาะจง อย่าเริ่มทำงานโดยไม่แจ้งให้ชัดในขณะที่ทีมยังพยายามทำความเข้าใจว่าคำขอต้องการอะไร
ให้ผู้ยื่นคำขอแก้ไขและส่งรายการเดิมอีกครั้ง โดยเก็บประวัติการพิจารณาและข้อมูลประกอบไว้ ขั้นตอนแก้ไขควรทำตามได้ง่ายกว่าการเริ่มอีเมลชุดใหม่ที่มีคำขอคนละเวอร์ชัน
รับหรือปฏิเสธคำขอ บันทึกผลการตัดสินใจ และระบุผู้รับผิดชอบขั้นตอนถัดไป เปิดงานกฎหมายเมื่อจำเป็นต้องมีข้อมูลติดตามต่อเนื่อง คำถามสั้น ๆ บางเรื่องอาจตอบได้โดยไม่ต้องเปิดงานกฎหมายเต็มรูปแบบ
ตรวจสอบเหตุผลที่ส่งคำขอกลับ การเลือกหมวดหมู่ผิดที่พบบ่อย และจุดที่ผู้รับผิดชอบยังไม่ชัดเจน ปรับคำถามและคำแนะนำที่ทำให้เกิดปัญหาซ้ำ การเพิ่มฟิลด์บังคับไม่ได้ทำให้กระบวนการดีขึ้นเสมอไป
| สถานการณ์ | สิ่งที่ต้องตัดสินใจ | สิ่งที่ควรแจ้งผู้ยื่นคำขอ |
|---|---|---|
| คำขอเร่งด่วนที่มีข้อมูลประกอบน้อย | ใครเสนอให้เร่งพิจารณาได้ และยังต้องมีข้อเท็จจริงใดบ้าง? | เหตุใดจึงต้องอธิบายความเร่งด่วน และใครเป็นผู้ประเมิน |
| คำขอที่ข้อมูลไม่ครบ | ใครส่งกลับ ขาดข้อมูลอะไร และส่งใหม่อย่างไร? | ข้อมูลที่ต้องการอย่างเจาะจงเพื่อเริ่มพิจารณาต่อ |
| มีหลายทีมเกี่ยวข้อง | ใครรับผิดชอบประสานการตอบกลับ? | ผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนหนึ่งคนสำหรับสิ่งที่ต้องดำเนินการต่อ |
| อยู่นอกขอบเขตบริการด้านกฎหมาย | ใครเป็นผู้ปฏิเสธหรือส่งต่อไปยังหน่วยงานที่เหมาะสม? | เหตุผลที่กระชับและขั้นตอนถัดไปที่เหมาะสม |
| เอกสารต้นทางที่มีข้อมูลอ่อนไหว | ควรส่งผ่านช่องทางใด และใครเข้าถึงได้? | ช่องทางจำกัดการเข้าถึงที่ได้รับอนุมัติ ไม่ใช่คำรับรองที่อาศัยเพียงป้ายกำกับ |
| คำขอที่รับแล้วแต่ยังรอมอบหมาย | ใครตรวจพบและแก้ไขช่องว่างนี้? | ใครกำลังดูแลงาน และคาดว่าจะได้รับข้อมูลอัปเดตครั้งถัดไปเมื่อใด |
หากการตัดสินใจในขั้นต่อไปคือการอนุมัติเอกสาร ให้เชื่อมกับ เวิร์กโฟลว์ตรวจทานเอกสาร →
| สิ่งที่ต้องกำหนดในการให้บริการ | สิ่งที่ต้องตกลงกับฝ่ายธุรกิจ | แนวทางให้ข้อตกลงนำไปใช้ได้จริง |
|---|---|---|
| การตอบกลับครั้งแรก | ใครยืนยันว่าทีมกฎหมายได้รับคำขอแล้ว และยืนยันเมื่อใด | แยกการยืนยันว่าได้รับคำขอออกจากการส่งคำปรึกษา |
| งานทั่วไป | คำขอที่ข้อมูลครบเข้าสู่คิวปกติอย่างไร | แจ้งวันที่จะอัปเดตครั้งถัดไป แทนการระบุสถานะโดยไม่มีคำอธิบาย |
| งานเร่งด่วน | เหตุการณ์ทางธุรกิจใดสมควรได้รับการเร่งพิจารณา และใครเป็นผู้ตัดสินใจ | คงผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนหนึ่งคนไว้ แม้ต้องเปลี่ยนลำดับงานปกติ |
| รอข้อมูล | ใครขอข้อเท็จจริงที่ขาดและติดตาม | บอกผู้ยื่นคำขอให้ชัดว่าต้องมีอะไรจึงจะดำเนินการต่อได้ |
| ส่งคำปรึกษาแล้ว | ฝ่ายธุรกิจยืนยันว่าผลลัพธ์ตอบโจทย์อย่างไร | ปิดงานกฎหมายหลังตอบกลับและดำเนินงานติดตามผลเสร็จแล้ว |
ติดตามคำขอที่ข้อมูลไม่ครบแยกตามเหตุผล งานที่รับแล้วแต่ยังไม่ได้มอบหมาย และงานที่ต้องรอข้อมูลจากฝ่ายธุรกิจ ตัวชี้วัดเหล่านี้ช่วยชี้ว่าควรปรับคำถาม กฎกำหนดผู้รับผิดชอบ หรือการส่งต่องานตรงไหน กำหนดเหตุการณ์เริ่มต้นและสิ้นสุดให้ชัดก่อนรายงานระยะเวลาตอบกลับ เพราะการส่งคำขอ การคัดกรอง การส่งคำปรึกษา และการปิดงานกฎหมายเป็นคนละเหตุการณ์
Jodoo ช่วยให้ทีมปรับฟิลด์ ตัวเลือก คำถามตามเงื่อนไข ขั้นตอนพิจารณาในระบบ และมุมมองคิวได้โดยไม่ต้องสร้างบริการใหม่ทั้งหมด ใช้คิวรับคำขอเพื่อค้นหาข้อมูลที่ขาด และใช้มุมมองงานกฎหมายเพื่อเชื่อมงานที่รับแล้วกับสิ่งที่ต้องดำเนินการต่อ
เริ่มใช้กระบวนการกับผู้ยื่นคำขอและผู้พิจารณากลุ่มเล็ก ใช้ตัวอย่างสมมติ รวบรวมคำถามที่พวกเขาสงสัย และปรับส่วนที่สับสนให้ง่ายขึ้น จากนั้นตั้งค่าสิทธิ์จริง การเก็บรักษาข้อมูล และการจัดการเอกสารตามข้อกำหนดขององค์กรก่อนเปิดบริการในวงกว้าง
การมีช่องทางรับคำขอร่วมกันช่วยให้ใช้งานสะดวก แต่คำถามควรปรับตามหมวดหมู่ ใช้คำถามหลักร่วมกันเพียงสั้น ๆ และแสดงฟิลด์เพิ่มเติมเฉพาะเมื่อช่วยให้ผู้พิจารณาประเมินคำขอนั้นได้
กำหนดช่องทางเร่งพิจารณาสำหรับเรื่องที่เร่งด่วนจริง โดยยังคงข้อเท็จจริงขั้นต่ำและผู้รับผิดชอบที่จำเป็นต่อการดำเนินการ ช่องทางเร่งด่วนแยกต่างหากยังควรมีคำขอที่ตรวจสอบย้อนหลังได้และระบุสิ่งที่ต้องดำเนินการต่อ เพื่อไม่ให้งานหลุดจากการติดตาม
เปิดงานกฎหมายเมื่อจำเป็นต้องมีผู้รับผิดชอบต่อเนื่อง งานที่ต้องดำเนินการ เอกสาร ข้อมูลอัปเดต หรือประวัติการพิจารณา การชี้แจงสั้น ๆ อาจไม่ต้องใช้วงจรงานทั้งหมดนี้ ตกลงหลักเกณฑ์ให้ชัดเพื่อให้ผู้พิจารณาแต่ละคนบันทึกงานอย่างสอดคล้องกัน
มักเป็นการกำหนดผู้รับผิดชอบการรับคำขอให้ชัดและมีขั้นตอนส่งกลับเพื่อขอข้อมูลที่เจาะจง ฟอร์มเพียงอย่างเดียวแก้ปัญหาคิวที่ไม่มีผู้รับผิดชอบไม่ได้ วางการส่งต่องานให้ชัดก่อน แล้วจึงปรับคำถามที่ทำให้การพิจารณาติดขัดซ้ำ ๆ
เปิดตัวอย่าง สำรวจข้อมูล และสร้างสำเนาของคุณเองเพื่อปรับให้เหมาะกับทีม
สำรวจตัวอย่างการรับคำขอด้านกฎหมาย