ส่งคำถามจากทีมธุรกิจ
ให้ผู้ขออธิบายผลลัพธ์ที่ต้องการและเหตุผลที่ต้องได้คำตอบภายในวันที่ระบุ ขอเอกสารประกอบเฉพาะเมื่อจำเป็น ระบุขอบเขตบริการให้ชัดเจน เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าคำขอใดควรส่งให้ฝ่ายกฎหมาย และคำขอใดควรส่งไปที่อื่น
ซอฟต์แวร์รับคำขอถึงฝ่ายกฎหมาย ให้ทีมธุรกิจแจ้งความต้องการได้ชัดเจน
ให้ทีมธุรกิจมีจุดรับคำขอที่ชัดเจนเมื่อต้องการความช่วยเหลือด้านกฎหมาย รวบรวมข้อมูลที่จำเป็น ส่งกลับให้เติมข้อมูลที่ขาด และให้ผู้พิจารณาที่ระบุไว้ตัดสินใจว่าทีมควรรับงานใดมาดำเนินการ
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
สำรวจตัวอย่างสมมติ เข้าสู่ระบบเพื่อดูตัวอย่างหรือใช้แอป
ถามให้ตรงกับประเภทคำขอ
แบบสอบถามยาวชุดเดียวทำให้คนไม่อยากส่งคำขอทั่วไป แต่ก็ยังอาจเก็บข้อมูลสำคัญได้ไม่ครบ เริ่มด้วยคำถามพื้นฐานสั้น ๆ ที่ใช้ร่วมกัน แล้วแสดงคำถามเพิ่มเติมตามประเภทคำขอที่เลือก
| ประเภทคำขอ | ข้อมูลที่ต้องรวบรวม | สิ่งที่ผู้พิจารณาต้องตัดสินใจ |
|---|---|---|
| สัญญาทางธุรกิจ | คู่สัญญา สรุปรายละเอียดทางธุรกิจ ผลลัพธ์ที่ต้องการ และกำหนดเวลาที่ธุรกิจต้องการ | ขอบเขตงานชัดเจนพอที่จะมอบหมายให้ตรวจสอบหรือไม่ |
| คำถามด้านการจ้างงาน | คำถามเกี่ยวกับขั้นตอน ข้อมูลประกอบที่เกี่ยวข้อง และคำแนะนำที่ต้องการ | ฝ่ายกฎหมายมีข้อมูลที่จำเป็นครบหรือไม่ โดยไม่เก็บรายละเอียดส่วนบุคคลเกินความจำเป็น |
| การตรวจสอบนโยบาย | ชื่อนโยบาย ฉบับแก้ไข ทีมที่ได้รับผลกระทบ และการเปลี่ยนแปลงที่เสนอ | มีร่างให้ตรวจสอบและมีผู้รับผิดชอบตัดสินใจเรื่องนโยบายที่ชัดเจนหรือไม่ |
| คำปรึกษาทางธุรกิจด้านอื่น | ข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง ผลลัพธ์ที่ต้องการ และความเร่งด่วน | คำขอนี้อยู่ในขอบเขตบริการของทีมกฎหมายในองค์กรหรือไม่ |
อย่าปล่อยให้คำขอที่ข้อมูลไม่ครบกลายเป็นงานตกหล่น
ตรวจสอบความครบถ้วนและขอบเขตบริการ
ผู้พิจารณาที่ได้รับมอบหมายตรวจสอบหมวดหมู่ ข้อมูลประกอบ กำหนดเวลา และผลลัพธ์ที่ต้องการ ในตัวอย่าง คำขอที่ระบุว่าต้องการข้อมูลเพิ่มเติมจะยังรับดำเนินการไม่ได้ ผู้พิจารณาสามารถส่งกลับพร้อมอธิบายให้ชัดเจนว่าต้องเพิ่มข้อมูลอะไร โดยไม่ต้องแยกไปเริ่มคุยทางอีเมลอีกชุด
แก้ไขและส่งใหม่
ผู้ขอแก้ไขเรคคอร์ดเดิมในเวิร์กโฟลว์ที่มีในระบบ แล้วส่งอีกครั้ง ประวัติการพิจารณาก่อนหน้ายังคงอยู่กับคำขอ ผู้พิจารณาจึงเห็นข้อมูลที่แก้ไขแล้วก่อนตัดสินใจว่าจะรับดำเนินการหรือไม่
ระบุผู้รับผิดชอบงานที่รับดำเนินการแล้วให้ชัดเจน
บันทึกว่าใครจะรับผิดชอบคำขอ และเปิดงานกฎหมายเมื่อมีเหตุให้ต้องติดตามเป็นงานแยก การตอบข้อสงสัยสั้น ๆ ไม่จำเป็นต้องเปิดงานใหม่เสมอไป ระบุการส่งต่องานให้ชัดเจน เพื่อไม่ให้คำขอที่รับดำเนินการแล้วค้างอยู่ในคิวโดยไม่มีผู้รับผิดชอบ
จัดการกรณีที่พบบ่อยในการรับคำขอได้สะดวก
กำหนดเวลาเร่งด่วน แต่ไม่ระบุเหตุผล
ถามว่าทีมธุรกิจต้องนำคำแนะนำไปใช้กับเรื่องใด ทราบเรื่องครั้งแรกเมื่อใด และจะเกิดอะไรขึ้นหากเลื่อนกำหนด ข้อเท็จจริงเหล่านี้ช่วยจัดลำดับความสำคัญ แอปบันทึกกำหนดเวลาที่ธุรกิจต้องการ แต่ไม่ได้คำนวณกำหนดเวลาตามกฎหมายหรือกำหนดเวลาของศาล
คำขอมีข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหว
เก็บข้อมูลเฉพาะที่จำเป็นต่อการส่งต่อและประเมินคำขอ หากเหมาะสม ให้ส่งเอกสารต้นทางที่มีข้อมูลอ่อนไหวผ่านช่องทางจำกัดสิทธิ์ที่องค์กรอนุมัติ กำหนดสิทธิ์ในแอปที่ติดตั้งก่อนเปิดรับคำขอจริง ตัวอย่างนี้ตั้งใจใช้ข้อมูลสมมติ
คำขออยู่นอกขอบเขตบริการของฝ่ายกฎหมาย
ปฏิเสธการรับดำเนินการพร้อมอธิบายเหตุผลและแนะนำขั้นตอนถัดไปที่เหมาะสม เช่น ไม่ควรรับคำขอคำปรึกษาเรื่องส่วนตัวเข้าคิวงานภายในของธุรกิจโดยไม่ชี้แจง เก็บบันทึกการตัดสินใจไว้ เพื่อให้ผู้ขอรู้ว่าไม่มีใครกำลังดำเนินการคำขอนั้นอยู่
หากเป็นคำถามเกี่ยวกับสัญญาโดยเฉพาะ ให้เริ่มจาก ฟอร์มรับคำขอเกี่ยวกับสัญญา →
ปรับการรับคำขอได้ โดยไม่ต้องให้ทุกคนเรียนรู้ระบบใหม่
ผู้ดูแลงานปฏิบัติการของทีมกฎหมายสามารถใช้ Jodoo ปรับฟิลด์ ตัวเลือกหมวดหมู่ คำถามตามเงื่อนไข และขั้นตอนพิจารณาที่มีในระบบให้สอดคล้องกับบริการที่เปลี่ยนไป เมื่อมีกระบวนการทางธุรกิจใหม่ ให้เพิ่มคำถามเฉพาะเพื่อเก็บข้อมูลที่ผู้พิจารณาต้องใช้ แทนการให้ผู้ขอทุกคนกรอกฟอร์มที่ยาวขึ้น
ตัวอย่างนี้แยกหน้าที่กรอกข้อมูลออกจากหน้าที่พิจารณาคำขอ ในขั้นตอนเริ่มต้น ผู้ขอจากทีมธุรกิจไม่สามารถเลือกผลการรับหรือปฏิเสธคำขอแทนผู้พิจารณาได้ ฟังก์ชันส่งกลับและส่งใหม่ที่มีในระบบช่วยให้แก้ไขข้อมูลได้ในเวิร์กโฟลว์เดิม ส่วนคิวรับคำขอแสดงคำขอพร้อมข้อมูลที่ยังขาด
ตกลงความคาดหวังต่อบริการให้ชัดเจนด้วย ไม่ใช่ระบุไว้ในฟอร์มเพียงอย่างเดียว กำหนดว่าใครรับผิดชอบการรับคำขอ จะคัดแยกคำขอเป็นประจำเมื่อใด ใช้เกณฑ์ใดตัดสินความเร่งด่วน และผู้ขอควรติดตามงานอย่างไร ซอฟต์แวร์ช่วยให้เห็นการส่งต่องานได้ชัดเจน แต่ไม่สามารถแก้นโยบายบริการภายในที่ไม่ชัดเจนแทนคุณได้
เริ่มจากคำขอหนึ่งหมวดหมู่ พร้อมวิธีส่งต่องานที่ชัดเจน
ตัวอย่างสถานการณ์สำหรับเริ่มต้น
ทีมขายต้องการให้ตรวจสัญญาผู้จัดจำหน่าย จึงส่งข้อมูลคู่สัญญา สรุปรายละเอียดทางธุรกิจ ผลลัพธ์ที่ต้องการ และวันที่ต้องการให้งานเสร็จ หากขาดสรุปรายละเอียดทางธุรกิจ ผู้พิจารณาจะส่งคำขอกลับ แล้วจึงรับคำขอฉบับที่แก้ไขแล้วและมอบหมายงานกฎหมาย
คิวงานที่ช่วยผู้รับผิดชอบการรับคำขอ
แยกคำขอที่ต้องการข้อมูลเพิ่มเติมออกจากงานที่พร้อมคัดแยก เปิดคำขอเพื่อตรวจสอบกำหนดเวลาที่ธุรกิจต้องการและข้อมูลที่ยังขาด แล้วให้คำตอบหรือแจ้งสิ่งที่ต้องแก้ไขอย่างชัดเจน เมื่อทีมเปิดงานกฎหมาย งานที่รับดำเนินการแล้วจะยังคงมีผู้รับผิดชอบและข้อมูลอ้างอิงเดิม
คำถามเกี่ยวกับซอฟต์แวร์รับคำขอถึงฝ่ายกฎหมาย
นี่คือระบบรับลูกความสำหรับสำนักงานกฎหมายหรือไม่
ตัวอย่างนี้ออกแบบสำหรับหน่วยงานธุรกิจที่ขอความช่วยเหลือจากทีมกฎหมายในองค์กร การคัดกรองผู้สนใจใช้บริการของสำนักงานกฎหมาย หนังสือตกลงว่าจ้าง การตรวจสอบตัวตนลูกความ การจัดทำบัญชีเงินที่ถือไว้แทนลูกความ และการเชื่อมต่อระบบบริหารสำนักงานกฎหมายเป็นความต้องการคนละแบบ หากงานเหล่านี้เป็นงานหลัก ควรประเมินเครื่องมือที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ
ฟิลด์พื้นฐานในการรับคำขอควรมีอะไรบ้าง
เริ่มจากผู้ขอ หน่วยงาน ประเภทคำขอ คำถามทางธุรกิจ ผลลัพธ์ที่ต้องการ วันที่ต้องการให้งานเสร็จ และเหตุผลของความเร่งด่วน เพิ่มไฟล์ประกอบและข้อมูลเฉพาะหมวดหมู่ตามความจำเป็น เป้าหมายคือได้ข้อมูลเพียงพอสำหรับการตัดสินใจขั้นถัดไป ไม่ใช่สร้างแบบสอบถามให้ยาวที่สุด
ใช้ฟอร์มบนมือถือได้หรือไม่
Jodoo รองรับการกรอกฟอร์มบนมือถือ และเปิดคำขอตัวอย่างจากมือถือได้ ควรใช้คำถามพื้นฐานที่กระชับ และทดสอบหมวดหมู่ การจัดการไฟล์ และสิทธิ์ที่ทีมคุณจะใช้จริง มุมมองมือถือแสดงประเภทคำขอเดียวกัน พร้อมคำถามที่เกี่ยวข้อง
การรับคำขอไว้ดำเนินการถือเป็นการอนุมัติธุรกรรมที่เกี่ยวข้องหรือไม่
ไม่ การรับดำเนินการหมายถึงฝ่ายกฎหมายจะดูแลคำขอนั้น การอนุมัติสัญญา การอนุมัติให้ดำเนินธุรกิจ หรือการตัดสินใจทางธุรกิจอื่นอาจต้องมีเวิร์กโฟลว์และผู้มีอำนาจอนุมัติแยกต่างหาก ระบุการตัดสินใจแต่ละประเภทให้ชัดเจน เพื่อไม่ให้เข้าใจผิดว่าสถานะการรับคำขอคือการอนุญาตให้ดำเนินการต่อ
ดูแอปรับคำขอถึงฝ่ายกฎหมาย
เปิดตัวอย่าง สำรวจข้อมูล และสร้างสำเนาของคุณเองเพื่อปรับให้เหมาะกับทีม
ดูแอปรับคำขอถึงฝ่ายกฎหมาย