ตัวอย่างระบบอัตโนมัติที่นำไปใช้ได้จริง
ตัวอย่างระบบอัตโนมัติกระบวนการธุรกิจในงานจริง
ดูว่าแต่ละตัวอย่างพาคำขอจากจุดเริ่มต้นไปสู่ผลลัพธ์ที่ยืนยันแล้วอย่างไร ครอบคลุมการตัดสินใจของคน ระบบอัตโนมัติ ข้อยกเว้น และตัวชี้วัด ไม่ใช่เพียงรายการงาน
แบบฟอร์มหรือการอนุมัติหนึ่งแบบรองรับงานได้หลายลักษณะ เริ่มจากผลลัพธ์ที่ทีมต้องส่งมอบและปัญหาที่ต้องกู้คืน แล้วจึงเลือกระเบียน บทบาท และระบบอัตโนมัติที่แอปต้องมี
เริ่มด้วยแผน Free ของ Jodoo สำหรับผู้ใช้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
- 8 ตัวอย่าง แบ่งตามทีมและผลลัพธ์
- แยกการตัดสินใจของคนออกจากระบบอัตโนมัติ
- ทุกตัวอย่างมีเส้นทางจัดการข้อยกเว้นและกู้คืนงาน
- ตัวชี้วัดเชื่อมกับผลลัพธ์ทางธุรกิจที่เสร็จสมบูรณ์
8ตัวอย่างกระบวนการที่นำไปใช้ได้จริง6การตัดสินใจด้านการออกแบบที่ต้องกำหนด1แอป Jodoo ที่เชื่อมโยงทั้งกระบวนการ
ตัวอย่างเหล่านี้ทำงานอย่างไรเลือกขั้นตอนเพื่อดูว่าสิ่งใดถูกเพิ่มเข้ามาในกระบวนการ
01จุดเริ่มต้น+
เหตุการณ์หรือคำขอที่เริ่มต้นงานซึ่งมีผู้รับผิดชอบ
02บริบท+
ระเบียน หลักฐาน และนโยบายที่ต้องมี ก่อนให้งานเดินหน้าอย่างปลอดภัย
03ดำเนินงาน+
การดำเนินการของคนและระบบอัตโนมัติที่พากรณีไปสู่ความสำเร็จ
04การตัดสินใจ+
ตัวเลือกตามกฎหรือการอนุมัติที่กำหนดสิ่งที่จะเกิดขึ้นถัดไป
05ข้อยกเว้น+
การเบี่ยงออกจากเส้นทางปกติ โดยมีผู้รับผิดชอบและวิธีกู้คืนชัดเจน
06ผลลัพธ์+
ผลลัพธ์ที่เสร็จสมบูรณ์และผู้รับหรือเจ้าของกระบวนการยืนยันได้
07ตัวชี้วัด+
ผลด้านเวลา คุณภาพ งานแก้ไข ข้อยกเว้น และบริการที่ควรปรับปรุง
เริ่มจากผลลัพธ์ที่มักสูญหายระหว่างทีม
ทำให้ผลลัพธ์งานบริการมองเห็นได้สำหรับทุกทีมที่เกี่ยวข้อง
กระบวนการเหล่านี้เริ่มจากคำขอ แต่จะสร้างคุณค่าก็ต่อเมื่อผู้รับได้รับผลลัพธ์ที่ใช้งานได้และยืนยันแล้ว
การเริ่มใช้งานของลูกค้า
ประสานข้อมูลที่ส่งเข้ามา การตรวจสอบ การตั้งค่าบัญชี การฝึกอบรม ข้อยกเว้น การยอมรับก่อนเริ่มใช้งานจริง และระยะเวลาจนลูกค้าได้รับคุณค่าครั้งแรก
การแก้ไขปัญหาลูกค้า
เชื่อมปัญหา งานวิเคราะห์ การอนุมัติ การแจ้งลูกค้า การแก้ไข การยืนยันผล และหลักฐานการเกิดซ้ำไว้ด้วยกัน
ควบคุมค่าใช้จ่ายโดยไม่ซ่อนงานทั้งหมดไว้หลังขั้นตอนอนุมัติ
การอนุมัติเป็นเพียงหนึ่งการตัดสินใจในกระบวนการที่เริ่มจากความต้องการและจบด้วยคุณค่าที่กระทบยอดแล้ว
ตั้งแต่คำขอซื้อจนถึงการส่งมอบ
เชื่อมคำขอ การตรวจงบประมาณและนโยบาย การเลือกผู้ขาย การอนุมัติ การสั่งซื้อ การรับสินค้า ข้อยกเว้น และการปิดงาน
การแก้ไขข้อยกเว้นของใบแจ้งหนี้
จับคู่ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และใบแจ้งหนี้ จัดประเภทส่วนต่าง มอบหมายการตรวจสอบ อนุมัติแนวทางแก้ไข บันทึกผล และวัดสาเหตุที่เกิดซ้ำ
สร้างเส้นทางพนักงาน ไม่ใช่เช็กลิสต์ที่ค้างอยู่ในกล่องข้อความของใครคนหนึ่ง
กระบวนการบุคลากรต้องมีผู้รับผิดชอบร่วมกันระหว่าง HR ผู้จัดการ IT อาคารสถานที่ การเงิน และพนักงาน
การเริ่มงานของพนักงาน
ประสานข้อมูลก่อนเริ่มงาน การตรวจสอบ อุปกรณ์ สิทธิ์เข้าถึง การฝึกอบรม ความพร้อมของผู้จัดการ การยืนยันวันแรก และการยกระดับงานที่ยังไม่ครบ
การเรียนรู้และการรับรองคุณสมบัติ
เชื่อมข้อกำหนดของบทบาท การมอบหมายการฝึกอบรม หลักฐาน การประเมิน การตัดสินใจของหัวหน้างาน วันหมดอายุ การฝึกซ้ำ และสิทธิ์ในการปฏิบัติงาน
เปลี่ยนเหตุการณ์หน้างานให้เป็นการติดตามผลที่ควบคุมได้
การบันทึกผ่านมือถือสำคัญ แต่คุณค่าเกิดจากการตรวจสอบ การตัดสินใจ การดำเนินการ และการยืนยันผลที่เชื่อมโยงกัน
ความไม่สอดคล้องด้านคุณภาพ
บันทึกปัญหา จำกัดผลกระทบ ประเมินแนวทางจัดการ สืบหาสาเหตุ มอบหมายการแก้ไข ตรวจประสิทธิผล และอนุมัติปล่อยหรือปิดกรณี
อุบัติเหตุและอันตรายด้านความปลอดภัย
บันทึกเหตุการณ์ ปกป้องผู้คน คัดแยกระดับความรุนแรง สืบสวน อนุมัติงานแก้ไข ตรวจยืนยันมาตรการ และสื่อสารบทเรียน
เชื่อมงานที่กระจายหลายพื้นที่เข้ากับผลลัพธ์บริการที่มีผู้รับผิดชอบชัดเจน
คำขอ ทรัพย์สิน สถานที่ ช่างเทคนิค หลักฐาน และการยืนยันจากผู้รับควรอยู่ในบริบทกระบวนการเดียวกัน
ข้อยกเว้นในงานบริการภาคสนาม
จัดตารางงาน ยืนยันการเข้าพื้นที่ บันทึกผลผ่านมือถือ ขอชิ้นส่วนหรือการตัดสินใจ แก้อุปสรรค ทำงานบริการให้เสร็จ และรับการยอมรับผล
คำขอบริการภายใน
ตรวจสอบคำขอ มอบหมายทีมที่เหมาะสม ประสานงานที่พึ่งพากัน แจ้งสถานะ ส่งมอบผลลัพธ์ และเก็บความพึงพอใจ
คงองค์ประกอบสำคัญไว้ แล้วปรับ Workflow ให้ตรงกับงานจริง
การเริ่มใช้งานของลูกค้า ข้อพิพาทใบแจ้งหนี้ การตรวจสอบ และคำขอเปลี่ยนแปลงต้องใช้ระเบียนและบทบาทต่างกัน คงจุดเริ่มต้น ผู้รับผิดชอบ การจัดการข้อยกเว้น และนิยามคำว่าเสร็จให้ชัด แล้วใช้ช่องข้อมูลและภาษาที่แต่ละทีมคุ้นเคย
ต้องทำอะไรให้เสร็จ
ระบุคำขอหรือกรณีที่ต้องเชื่อมต่อกันตั้งแต่ต้นจนจบ และหลักฐานที่ยืนยันผลลัพธ์
กระบวนการปกติอาจล้มเหลวตรงไหน
กำหนดวิธีรับมือข้อมูลไม่ครบ ความขัดแย้งกับนโยบาย ระบบขัดข้อง ข้อจำกัดด้านกำลังการทำงาน การส่งคืน การยกเลิก และการยกระดับ
แต่ละทีมเปลี่ยนอะไรได้บ้าง
แยกการตัดสินใจที่ต้องควบคุมออกจากช่องข้อมูล มุมมอง การแจ้งเตือน และกฎที่เจ้าของกระบวนการซึ่งผ่านการฝึกสามารถปรับได้อย่างปลอดภัย
วิธีปรับตัวอย่างโดยไม่คัดลอกกระบวนการที่ไม่ตรงงาน
ตัวอย่างระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการธุรกิจที่พบบ่อยมีอะไรบ้าง+
ตัวอย่างที่พบบ่อย ได้แก่ การเริ่มใช้งานของลูกค้า ตั้งแต่คำขอซื้อจนถึงการส่งมอบ ข้อยกเว้นใบแจ้งหนี้ การเริ่มงานของพนักงาน การจัดการคุณสมบัติ ความไม่สอดคล้องด้านคุณภาพ การติดตามอุบัติเหตุด้านความปลอดภัย ข้อยกเว้นงานภาคสนาม และการส่งมอบบริการภายใน
อะไรทำให้ตัวอย่างหนึ่งเป็นกระบวนการธุรกิจที่ครบถ้วน+
กระบวนการที่ครบถ้วนมีจุดเริ่มต้น คำขอหรือกรณี บริบท ผู้รับผิดชอบ ขั้นตอนงาน การตัดสินใจ ระบบอัตโนมัติ การกู้คืนจากข้อยกเว้น นิยามคำว่าเสร็จ หลักฐาน และตัวชี้วัดผลลัพธ์ การแจ้งเตือนหรือคัดลอกข้อมูลเพียงครั้งเดียวเป็นแค่งานอัตโนมัติหนึ่งขั้น
แอปเดียวรองรับหลายกระบวนการที่เกี่ยวข้องกันได้หรือไม่+
ได้ หากกระบวนการใช้ระเบียน บทบาท การควบคุมวงจรชีวิต และความต้องการรายงานร่วมกัน แต่ควรแสดงผลลัพธ์และข้อยกเว้นของแต่ละกระบวนการให้ชัด ไม่บังคับงานที่ไม่เกี่ยวกันให้อยู่ในรายการสถานะทั่วไปเดียวกัน
ทีมควรเลือกจากตัวอย่างระบบอัตโนมัติเหล่านี้อย่างไร+
เริ่มจากตัวอย่างที่ใกล้กับผลลัพธ์ ผู้เกี่ยวข้อง ระเบียน การตัดสินใจ ข้อยกเว้น และตัวชี้วัดที่ทีมรับผิดชอบที่สุด แล้วปรับจุดเริ่มต้น ช่องข้อมูล บทบาท ขั้นตอน และนิยามคำว่าเสร็จ แทนการคัดลอก Workflow ของแผนกอื่นทั้งหมด
ทีมต่าง ๆ ปรับการออกแบบ Jodoo แบบเดียวเพื่อใช้งานร่วมกันได้หรือไม่+
ได้ เมื่อกระบวนการใช้ระเบียน บทบาท การควบคุมวงจรชีวิต และรายงานร่วมกันจริง ผู้ดูแลระบบธุรกิจสามารถปรับช่องข้อมูล มุมมอง การแจ้งเตือน และกฎ โดยยังคงการตัดสินใจที่ต้องควบคุมและข้อกำหนดการตรวจสอบไว้
ใช้งานผลิตภัณฑ์จริง
สำรวจแอปตัวอย่างที่มีข้อมูลพร้อมใช้เลือกหนึ่งตัวอย่างและจำลองข้อยกเว้นที่เกิดขึ้นจริง
เปิดแอปตัวอย่างเพื่อดูว่าระบบเดียวที่เชื่อมโยงกันรองรับระเบียน งานผ่านมือถือ การตัดสินใจที่มีผู้รับผิดชอบ คิวกู้คืน และผลลัพธ์ที่วัดได้อย่างไร