ค้นหาช่องว่างของเอกสารพนักงานก่อนขัดขวางงาน HR
เชื่อมเหตุการณ์ของพนักงานเข้ากับเอกสารที่ต้องใช้ คำขอที่ปลอดภัย การตัดสินใจตรวจทาน การรับทราบ วันหมดอายุ และงานต่ออายุ
มุมมองแรกควรตอบได้ว่าใครพร้อม อะไรขาด อะไรกำลังหมดอายุ และเจ้าหน้าที่ HR คนใดต้องดำเนินการ โดยไม่เปิดเผยไฟล์ที่เป็นความลับต่อผู้ที่ไม่ควรเห็น
เริ่มด้วยแผน Free ของ Jodoo สำหรับผู้ใช้สูงสุดห้าคน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
- กฎเอกสารที่ต้องใช้ตามเหตุการณ์ของพนักงาน
- คิวงานเอกสารขาด ถูกปฏิเสธ และใกล้หมดอายุ
- การเข้าถึงระเบียนที่เป็นความลับตามบทบาท
สร้างงานเอกสารที่เหมาะสมเมื่อสถานการณ์ของพนักงานเปลี่ยน
ข้อกำหนดควรมาจากเหตุการณ์และบทบาท ไม่ใช่เช็กลิสต์อัปโหลดแบบเดียวสำหรับทุกคน
- เริ่มงาน
เอกสารการเริ่มงาน
ขอเอกสารยืนยันตัวตน การรับทราบนโยบาย คุณสมบัติ ใบรับรอง อุปกรณ์ หรือเอกสารสถานที่ที่เหมาะกับบทบาท
- เปลี่ยนแปลง
เปลี่ยนบทบาทหรือสถานที่
คำนวณสิทธิ์ การฝึกอบรม ใบรับรอง ข้อตกลง และการอนุมัติจากผู้จัดการที่ต้องใช้ใหม่
- ต่ออายุ
วันหมดอายุและการรับรองซ้ำ
แสดงรายการใกล้หมดอายุ ขอหลักฐานฉบับใหม่ ตรวจทาน และเก็บความสัมพันธ์กับฉบับทดแทน
- ออกจากงาน
การออกจากงานและปิดแฟ้ม
เชื่อมเอกสารออกจากงาน การคืนอุปกรณ์ การเปลี่ยนสิทธิ์ การรับทราบ และการตัดสินใจเก็บรักษาโดยผู้มีคุณสมบัติ
ติดตามข้อกำหนดแยกจากไฟล์ที่อัปโหลด
การแยกสองสิ่งนี้ทำให้งานที่ขาดมองเห็นได้แม้ยังไม่มีเอกสาร
ข้อกำหนดของพนักงาน
บุคคล บทบาท สถานที่ หรือเหตุการณ์นี้ต้องใช้เอกสารใด
จำเป็น ยกเว้น ไม่เกี่ยวข้อง
คำขอเอกสาร
ขอจากใคร ครบกำหนดเมื่อใด และมีคำแนะนำอะไร
ขอแล้ว เกินกำหนด ได้รับแล้ว
การตรวจหลักฐาน
ไฟล์ผ่านหรือไม่และเพราะเหตุใด
อยู่ระหว่างตรวจ ผ่าน ไม่ผ่าน
การต่ออายุและการรับทราบ
ต้องปรับปรุงหรือยืนยันระเบียนเมื่อใด
ปัจจุบัน ใกล้หมดอายุ หมดอายุ รอรับทราบ
ออกแบบว่าแต่ละคนเห็นอะไรได้ก่อนนำเข้าไฟล์พนักงาน
แดชบอร์ด HR ที่ดีควรแสดงความพร้อมโดยไม่เปิดเผยหลักฐานที่เป็นความลับในวงกว้าง
พนักงาน
ดูคำขอส่วนตัว วันครบกำหนด คำแนะนำ สถานะการส่ง และเหตุผลที่ส่งกลับ
ผู้จัดการ
ดูความพร้อมในการปฏิบัติงานและงานที่ได้รับมอบหมาย โดยไม่เห็นเนื้อหาเอกสารลับเกินความจำเป็น
ผู้ตรวจทาน HR
เข้าถึงหลักฐานที่ต้องใช้ ฟิลด์การตัดสินใจ เหตุผลที่ส่งกลับ และงานต่ออายุสำหรับกรณีที่ได้รับมอบหมาย
ผู้ดูแล HR
ดูแลกฎ สิทธิ์ มุมมอง เวิร์กโฟลว์ แดชบอร์ด และข้อยกเว้นด้านคุณภาพข้อมูลด้วยการกำกับดูแลที่เหมาะสม
เปลี่ยนช่องว่างของแฟ้มเป็นคิวที่ผู้รับผิดชอบเคลียร์ได้
แอปควรช่วยให้แต่ละบทบาททำงานจริงให้เสร็จ ไม่ใช่เพียงนับไฟล์ที่อัปโหลด
ขาดก่อนวันเริ่มงาน
แสดงพนักงาน รายการที่ต้องใช้ วันที่ขอ วันครบกำหนด คำแนะนำ และเจ้าหน้าที่ HR ผู้รับผิดชอบก่อนที่การเริ่มงานจะติดขัด
ไม่ผ่านและถูกส่งกลับ
เก็บหลักฐานที่ไม่ผ่าน เหตุผลเฉพาะ คำแนะนำการส่งใหม่ ผู้รับผิดชอบใหม่ และวันครบกำหนดถัดไปไว้ด้วยกัน
ใกล้หมดอายุ
จัดลำดับการต่ออายุตามวันหมดอายุ บทบาท สถานที่ ผลกระทบต่อการดำเนินงาน และว่าหลักฐานทดแทนเข้าสู่การตรวจทานแล้วหรือไม่
ข้อยกเว้นที่จำกัดการเข้าถึง
ให้ผู้ใช้ HR ที่ได้รับอนุญาตเห็นหลักฐานที่จำเป็น ขณะที่บทบาทอื่นเห็นเพียงสถานะความพร้อมและงานที่มอบหมายให้ตน
เชื่อมความครบถ้วนของแฟ้ม ความเป็นส่วนตัว และงานต่ออายุเข้าด้วยกัน
การจัดการเอกสารพนักงานไม่ใช่แค่หนึ่งโฟลเดอร์ต่อคน
ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร HR คืออะไร
ช่วยให้ทีม HR ขอ รับ จำแนก จำกัดสิทธิ์ ตรวจทาน รับทราบ ต่ออายุ และค้นคืนเอกสารเกี่ยวกับพนักงาน พร้อมแสดงความพร้อมของแฟ้มและงานที่ยังค้าง
จะติดตามเอกสารพนักงานที่ขาดได้อย่างไร
สร้างระเบียนข้อกำหนดจากบทบาทหรือเหตุการณ์ของพนักงาน เปรียบเทียบกับหลักฐานที่ผ่าน และเก็บรายการที่ขาด ไม่ผ่าน เกินกำหนด และใกล้หมดอายุไว้ในคิวที่เหมาะกับแต่ละบทบาท
ผู้จัดการดูเอกสารพนักงานได้หรือไม่
การเข้าถึงควรเป็นไปตามกฎความเป็นส่วนตัวและธุรกิจ ให้ผู้จัดการเห็นเฉพาะความพร้อมและงานที่ต้องใช้ และสงวนหลักฐานที่เป็นความลับไว้สำหรับบทบาท HR ที่ได้รับอนุญาต
Jodoo ใช้แทน HRIS หรือระบบเก็บรักษาระเบียนได้หรือไม่
ไม่จำเป็น ให้ HRIS เป็นแหล่งข้อมูลหลักของพนักงานต่อไป และใช้ระบบระเบียนหรือลายเซ็นเฉพาะทางเมื่อจำเป็น Jodoo ช่วยประสานคำขอเอกสาร การตรวจทาน ข้อยกเว้น และแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้รอบระบบเหล่านั้น
พิสูจน์ความพร้อมโดยไม่เปิดเผยทั้งแฟ้ม
ใส่ตัวอย่างที่ครบ ขาด ไม่ผ่าน ใกล้หมดอายุ หมดอายุ และจำกัดสิทธิ์ แล้วตรวจสอบว่าแต่ละบทบาทเห็นงานและหลักฐานที่ถูกต้อง