โอกาสนี้ตรงกับพันธกิจและงานที่มีสิทธิ์รับทุนหรือไม่
คำตอบที่ดี
ขอบเขตโครงการ กลุ่มเป้าหมาย พื้นที่ คุณสมบัติผู้สมัคร และค่าใช้จ่ายที่อนุญาตมีความชัดเจน
สัญญาณเตือน
ทีมยื่นขอทุนเพียงเพราะใกล้ถึงกำหนดหรือวงเงินน่าสนใจ
พอร์ตทุนขององค์กรไม่แสวงหากำไร
บริหารทุนตั้งแต่ได้รับอนุมัติจนปิดโครงการ
เชื่อมโยงการตัดสินใจเลือกโอกาส ใบสมัคร เงื่อนไขทุน ข้อจำกัด ผู้รับผิดชอบโครงการ งบประมาณ ผลงานส่งมอบ หลักฐาน รายงานต่อผู้ให้ทุน การแก้ไข ความเสี่ยง และงานต่ออายุ
พอร์ต Jodoo รวมระเบียนทุนและภาระผูกพันไว้ในมุมมองเดียว เพื่อให้ฝ่ายโครงการและการเงินเปิดดูที่มาของสัญญาณกำหนดส่งหรือความเสี่ยงได้
- ตัดสินใจยื่นหรือไม่ยื่นจากกำลังรองรับและความสอดคล้องกับพันธกิจ
- เปลี่ยนเงื่อนไขทุนเป็นภาระผูกพันที่มีวันกำหนด ผู้รับผิดชอบ และหลักฐาน
- ใช้ข้อมูลงบประมาณประกอบการลงมือทำ โดยไม่แทนที่ระบบบัญชีกองทุน
ตัดสินใจว่าโอกาสทุนนั้นคุ้มที่จะยื่นหรือไม่
กระบวนการพิจารณาโอกาสที่ดีช่วยป้องกันการเบี่ยงเบนจากพันธกิจและรักษากำลังส่งมอบก่อนเริ่มเขียนข้อเสนอ
องค์กรส่งมอบผลลัพธ์ที่สัญญาไว้ได้หรือไม่
คำตอบที่ดี
ระบุผู้รับผิดชอบโครงการ พันธมิตร บุคลากร หลักฐาน กำหนดเวลา และสิ่งที่ต้องพึ่งพาในการดำเนินงานแล้ว
สัญญาณเตือน
ข้อเสนอต้องอาศัยกำลังรองรับที่ยังไม่ได้รับการยืนยัน
ฝ่ายการเงินจัดการข้อจำกัดและเงินสมทบได้หรือไม่
คำตอบที่ดี
เข้าใจข้อจำกัด เงินสมทบ ค่าใช้จ่ายทางอ้อม กระแสเงินสด การรายงาน และระเบียนการเงินที่เป็นแหล่งข้อมูลหลักแล้ว
สัญญาณเตือน
สมมติฐานงบประมาณอยู่เพียงในคำบรรยายหรือเวิร์กชีตส่วนตัว
ทีมทำตามภาระผูกพันทุกข้อทั้งตอนสมัครและหลังได้รับทุนได้หรือไม่
คำตอบที่ดี
การส่งใบสมัคร การอนุมัติ ผลงานส่งมอบ รายงาน หลักฐาน และวันต่ออายุมีผู้รับผิดชอบ
สัญญาณเตือน
ปฏิทินมีเพียงกำหนดส่ง แต่ไม่ระบุสิ่งที่ต้องพึ่งพาหรือบทบาทที่รับผิดชอบ
แปลงข้อตกลงให้เป็นงานที่ทีมมองเห็น
อย่าปล่อยให้ภาระผูกพันติดอยู่ในไฟล์ PDF ควรเก็บข้อตกลงไว้และสร้างระเบียนปฏิบัติงานที่เชื่อมโยงสำหรับสิ่งที่ต้องทำ
ข้อมูลทุน
ผู้ให้ทุน โครงการ เลขที่ทุน จำนวนเงิน ระยะเวลา วัตถุประสงค์ ข้อจำกัด เงินสมทบ วิธีคิดค่าใช้จ่ายทางอ้อม ข้อตกลง เลขอ้างอิงการเงิน และผู้รับผิดชอบ
แหล่งข้อมูลร่วมสำหรับฝ่ายโครงการ การเงิน ผู้นำองค์กร และฝ่ายพัฒนาทุนผลงานส่งมอบและหมุดหมาย
ข้อกำหนด วันครบกำหนด ผู้รับผิดชอบ สิ่งที่ต้องพึ่งพา หลักฐาน เกณฑ์ยอมรับ สถานะ อุปสรรค และการกู้สถานการณ์
เห็นคำมั่นที่เสี่ยงไม่สำเร็จได้ตั้งแต่เนิ่น ๆรายงานและการสื่อสารกับผู้ให้ทุน
ประเภทรายงาน ช่วงรายงาน ผู้รับผิดชอบเนื้อหา ข้อมูลจากฝ่ายการเงิน หลักฐาน ผู้ตรวจ รหัสการส่ง วันที่ คำตอบ และการดำเนินการถัดไป
ติดตามย้อนกลับรายงานได้โดยไม่ต้องพึ่งกล่องอีเมลของบุคคลบริบทงบประมาณและการเปลี่ยนแปลง
หมวดที่อนุมัติ แผน เลขอ้างอิงยอดจริงถึงปัจจุบัน ผลต่าง ข้อจำกัด ประมาณการ ความจำเป็นต้องแก้ไข การพิจารณา และผลตัดสิน
ตอบสนองต่อสัญญาณงบประมาณในงานปฏิบัติการ โดยยังให้ระบบบัญชีเป็นแหล่งข้อมูลหลักทำให้การส่งต่องานทุนทุกครั้งมีข้อมูลครบพอให้ลงมือทำ
ระเบียนปฏิบัติงานควรอธิบายว่าแต่ละบทบาทต้องการอะไรและต้องส่งกลับอะไร
ฝ่ายพัฒนาทุนหรือหัวหน้าฝ่ายทุน→ผู้รับผิดชอบโครงการ
เงื่อนไขทุน ผลลัพธ์ หมุดหมาย สิ่งที่คาดหวังด้านหลักฐาน วันที่ และการสื่อสารกับผู้สนับสนุน
แผนดำเนินงาน ผู้รับผิดชอบที่ระบุชื่อ ความเสี่ยง และงานรายงานชิ้นแรกผู้รับผิดชอบโครงการ→ผู้ประสานงานฝ่ายการเงิน
สถานะกิจกรรม บริบทงบประมาณที่อนุมัติ ข้อจำกัด ช่วงเวลาคาดว่าจะใช้จ่าย คำขอเปลี่ยนแปลง และหลักฐานประกอบ
ยอดจริงจากระบบหลัก คำอธิบายผลต่าง คำถามเรื่องค่าใช้จ่ายที่อนุญาต และเลขอ้างอิงการเงินฝ่ายโครงการและการเงิน→ผู้รับผิดชอบทุน
ผลลัพธ์เชิงเนื้อหา หลักฐานจากผู้รับประโยชน์หรือโครงการ รายงานการเงินที่อนุมัติ ผลต่าง และความเสี่ยงที่ยังไม่คลี่คลาย
สถานะการส่ง คำตอบจากผู้ให้ทุน การติดตาม การแก้ไข หรือการปิดโครงการทบทวนทุนตามการดำเนินการที่พอร์ตต้องการ
ยอดรวมพอร์ตมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อทีมเปิดดูทุนและภาระผูกพันที่อยู่เบื้องหลังได้
ภาระผูกพันถัดไปที่ครบกำหนด
หมุดหมาย ผลงานส่งมอบ รายงาน หรือการอนุมัติที่ยังไม่เสร็จและถึงกำหนดก่อนสุดของแต่ละทุน
ให้การทบทวนประจำสัปดาห์มุ่งที่ระเบียนซึ่งยังแก้สถานการณ์ได้ความพร้อมของหลักฐาน
หลักฐานที่กำหนดมีอยู่หรือไม่ มีผู้รับผิดชอบหรือไม่ และผ่านเกณฑ์ยอมรับหรือไม่
ขอหลักฐานที่ขาดก่อนเริ่มจัดทำรายงานผลต่างงบประมาณที่ต้องดำเนินการ
สัญญาณจากโครงการแตกต่างจากแผนที่อนุมัติหรือข้อมูลอ้างอิงจากฝ่ายการเงินอย่างมีนัยสำคัญ
แก้ไขสาเหตุ ประมาณการ ข้อจำกัด และความจำเป็นต้องขอแก้ไขทุนที่มีความเสี่ยง
ภาระผูกพันเกินกำหนด ข้อจำกัดที่ยังไม่คลี่คลาย บุคลากรไม่พอ หลักฐานขาด หรือข้อกังวลจากผู้สนับสนุน
มอบหมายผู้ตัดสินใจเรื่องแผนกู้สถานการณ์และการดำเนินการต่อผู้ให้ทุนครั้งถัดไปความพร้อมปิดโครงการ
งานโครงการ การเงิน หลักฐาน ทรัพย์สิน ระเบียน และรายงานฉบับสุดท้ายครบถ้วน
ปิดโครงการเมื่อแนบหรืออ้างอิงการยืนยันจากระบบหลักครบทุกข้อแล้วเท่านั้นปรับแบบจำลองภาระผูกพันให้เหมาะกับผู้ให้ทุนแต่ละราย โดยไม่ต้องทำสำเนาทั้งระบบ
คงระเบียนทุนส่วนกลางไว้ พร้อมรองรับหลักฐาน การพิจารณา และมุมมองเฉพาะโครงการ
คำขอเปลี่ยนแปลงสเปรดชีตหรือกระบวนการตายตัวใน Jodoo
เพิ่มข้อกำหนดหลักฐานเฉพาะผู้ให้ทุน
เพิ่มคอลัมน์หรือรายการตรวจสอบแยกอีกชุดไว้ในไฟล์ทุนเดียว
เพิ่มรายการหลักฐาน ผู้รับผิดชอบ เกณฑ์ยอมรับ ตรรกะวันครบกำหนด การเตือน และสัญญาณระดับพอร์ตเพิ่มการตรวจสอบจากฝ่ายการเงินสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่มีข้อจำกัด
ทำเครื่องหมายแถวและขออนุมัติทางอีเมล
เพิ่มเงื่อนไขกระตุ้นจากข้อจำกัด เส้นทางฝ่ายการเงิน เหตุผลส่งกลับ ผลตัดสิน ประวัติสถานะ และภาระผูกพันที่อัปเดตสร้างมุมมองทุนเสี่ยงสำหรับคณะกรรมการ
สร้างแท็บสรุปที่อาจไม่ตรงกับไฟล์ต้นทางเมื่อเวลาผ่านไป
กรองระเบียนความเสี่ยงปัจจุบัน และเปิดภาระผูกพัน งบประมาณ หรือรายงานที่เกี่ยวข้องแต่ละรายการทำให้พอร์ตมีประโยชน์กับทุกบทบาท
ขั้นตอนทำงานควรเชื่อมการทำงานระหว่างทีม โดยไม่แทนที่ความรับผิดชอบเฉพาะทางของแต่ละฝ่าย
ซอฟต์แวร์จัดการทุนสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรควรมีอะไรบ้าง
ควรมีการตัดสินใจเลือกโอกาส ใบสมัคร การอนุมัติ เงื่อนไขทุน ข้อจำกัด ผู้รับผิดชอบ ผลงานส่งมอบ หมุดหมาย หลักฐาน งบประมาณ เลขอ้างอิงการเงิน รายงาน การแก้ไข ความเสี่ยง การสื่อสาร การต่ออายุ และการปิดโครงการ
ซอฟต์แวร์สำหรับผู้รับทุนต่างจากซอฟต์แวร์ให้ทุนอย่างไร
ผู้รับทุนบริหารโอกาส ข้อเสนอ ทุนที่กำลังดำเนินการ ข้อจำกัด การส่งมอบ หลักฐาน งบประมาณ และรายงานต่อผู้ให้ทุน ส่วนผู้ให้ทุนบริหารโครงการ การรับสมัคร คุณสมบัติ การประเมิน ผลประโยชน์ทับซ้อน คะแนน การตัดสินใจ การมอบทุน รายงานจากผู้รับทุน และผลลัพธ์ระดับพอร์ต
Jodoo ใช้แทนระบบบัญชีกองทุนได้หรือไม่
ไม่ได้ ควรเก็บยอดจริง ธุรกรรม การตัดสินใจเรื่องค่าใช้จ่ายที่อนุญาต และรายงานที่ผ่านการตรวจสอบในระบบการเงิน ส่วน Jodoo ใช้เก็บบริบทงบประมาณ เลขอ้างอิงการเงิน คำถามเรื่องผลต่าง ผู้รับผิดชอบงาน การอนุมัติ และงานถัดไปได้
ทุนแต่ละรายการใช้ข้อกำหนดรายงานต่างกันได้หรือไม่
ได้ ผู้ดูแลระบบที่ผ่านการฝึกอบรมสามารถกำหนดช่องข้อมูล ประเภทภาระผูกพัน หลักฐาน มุมมอง สิทธิ์ การเตือน และแดชบอร์ดตามโครงการหรือผู้ให้ทุน โดยยังคงแบบจำลองทุนร่วมกันไว้
เปลี่ยนกำหนดส่งถัดไปของผู้ให้ทุนให้เป็นภาระผูกพันที่มีเจ้าของ
เชื่อมเงื่อนไขทุน ข้อมูลจากฝ่ายโครงการและการเงิน หลักฐาน ผู้ตรวจ เลขอ้างอิงการส่ง ความเสี่ยง และการติดตามผลไว้ในระเบียนเดียวที่เป็นปัจจุบัน