ลูกค้าหรือพันธมิตร
ผู้รับผิดชอบการประชุม สำนักงาน ห้อง ช่วงเวลามาถึง บันทึกฝ่ายต้อนรับ และประสบการณ์ของแขก
ระบบบริหารผู้มาติดต่อในสำนักงาน
การบริหารผู้มาติดต่อในสำนักงานเพื่อจุดต้อนรับที่เป็นระเบียบและส่งต่อถึงเจ้าบ้านได้เร็วขึ้น
เตรียมลูกค้า ผู้สมัคร ผู้ขาย ผู้รับเหมา ผู้ส่งของ และแขกกิจกรรมก่อนมาถึง แล้วแสดงสถานะการรอ จุดนัดหมาย บัตร การตอบของเจ้าบ้าน และการออกให้เห็นชัดเจน
งานต้อนรับสำนักงานต้องการมากกว่าการลงทะเบียน ระบบที่ใช้งานได้จริงควรเตรียมการประชุม ติดต่อเจ้าบ้าน อธิบายเวลารอ แยกขั้นตอนสำหรับงานส่งของและผู้รับเหมา และปิดการเยี่ยมอย่างเรียบร้อย
- การมาติดต่อของลูกค้า ผู้สมัคร ผู้ขาย ผู้รับเหมา ผู้ส่งของ และแขกกิจกรรม
- การตอบสนองของเจ้าบ้านและการส่งต่อไปยังจุดนัดหมาย
- ข้อยกเว้นการรอและเช็กเอาต์เลยกำหนด
อย่าบังคับแขกสำนักงานทุกประเภทใช้แบบฟอร์มทั่วไปเดียวกัน
ระเบียนการเยี่ยมร่วมสามารถแตกแขนงเป็นฟิลด์และการตรวจที่เหมาะกับผู้มาถึงแต่ละประเภท
ผู้สมัครสัมภาษณ์งาน
เจ้าบ้านจากฝ่ายบุคคล ตารางสัมภาษณ์ ผู้ติดต่อเมื่อมาถึง คำแนะนำระหว่างรอ และบันทึกที่คำนึงถึงความเป็นส่วนตัว
ผู้ขายหรือผู้รับเหมา
วัตถุประสงค์งาน ผู้ติดต่อในสถานที่ หลักฐาน พื้นที่เข้าถึง ผู้ติดตาม อุปกรณ์ และการปิดงาน
การจัดส่ง
ผู้รับ แผนก จุดโหลดหรือจุดรับ เลขอ้างอิง การส่งมอบ และการเสร็จสิ้น
แขกของงาน
งาน เซสชัน ช่วงเวลามาถึง คำแนะนำสำหรับกลุ่ม ทีมเจ้าภาพ และสถานะผู้เข้าร่วม
แจ้งข้อมูลแก่ผู้มาติดต่อพร้อมกำหนดให้เจ้าบ้านรับผิดชอบ
ประสบการณ์ต้อนรับที่ดีต้องแสดงผู้รับผิดชอบปัจจุบันและคำแนะนำขั้นต่อไปอย่างชัดเจน
- 01
เตรียมการเยี่ยม
เจ้าบ้านหรือผู้ประสานงานส่งวัตถุประสงค์ สถานที่ ปลายทาง ช่วงเวลามาถึง และคำแนะนำพิเศษ
ฝ่ายต้อนรับเห็นรายการมาถึงที่อนุมัติแล้วก่อนบุคคลมาถึง - 02
ต้อนรับและยืนยัน
ฝ่ายต้อนรับค้นหาการเยี่ยมที่คาดหมาย ยืนยันรายละเอียดที่จำเป็น และสร้างการเยี่ยมที่กำลังดำเนินการ
ไม่ต้องกรอกซ้ำและไม่มีระเบียนซ้ำ - 03
แจ้งเตือนและจับเวลาการส่งต่องาน
เจ้าบ้านได้รับแจ้งการมาถึง และระบบบันทึกเวลาเริ่มรอ
เวลาตอบสนองของเจ้าบ้านสามารถวัดผลได้ - 04
ดำเนินขั้นตอนการประชุมหรือรับบริการ
บันทึกปลายทาง บัตร ผู้ติดตาม และคำแนะนำสำหรับงานส่งของหรือผู้รับเหมาที่เหมาะกับการเยี่ยม
จุดต้อนรับตอบได้ว่าขั้นตอนถัดไปคืออะไร - 05
ปิดการมาติดต่อ
ยืนยันการออก การคืนบัตร งานติดตามที่ยังไม่เสร็จ และประวัติที่สมบูรณ์
มุมมองผู้ที่อยู่ในพื้นที่ยังเชื่อถือได้
ปรับกฎแผนกต้อนรับตามการเปลี่ยนแปลงของสถานที่ทำงาน
สำนักงานใหม่ ประเภทผู้มาติดต่อ โปรแกรมกิจกรรม นโยบายผู้รับเหมา และรูปแบบงานไฮบริด ไม่ควรต้องรอการพัฒนาซอฟต์แวร์เฉพาะรุ่นใหม่
ผลิตภัณฑ์ที่ปรับยากหรือพอร์ทัลเฉพาะอาจทำให้ฟิลด์ใหม่ การอนุมัติ มุมมองสถานที่ การแจ้งเตือน และรายงานต้องเข้าคิวผู้ขายหรือทีมพัฒนา
ผู้ดูแลสถานที่ทำงานที่ผ่านการฝึกอบรมมักทดสอบการเปลี่ยนแปลงงานต้อนรับเฉพาะจุดได้ภายในกะเดียวกัน แล้วจึงเผยแพร่หลังตรวจบทบาทและสิทธิ์ที่ได้รับผลกระทบ
- เพิ่มเส้นทางการมาถึงสำหรับผู้สมัครสัมภาษณ์
- สร้างมุมมองแผนกต้อนรับเฉพาะอาคาร
- ยกระดับกรณีเจ้าบ้านล่าช้าหลังผ่านไปสิบนาที
- กำหนดให้มีหลักฐานผู้รับเหมาก่อนอนุมัติ
คำถามเกี่ยวกับการบริหารผู้มาติดต่อในสำนักงาน
01ผู้รับรองลงทะเบียนแขกสำนักงานล่วงหน้าได้หรือไม่+
ได้ ให้เจ้าบ้านใช้แบบฟอร์มเฉพาะที่มีผู้มาติดต่อ วัตถุประสงค์ สถานที่ ช่วงเวลามาถึง ปลายทาง และการเตรียมหรือหลักฐานตามนโยบาย
02ฝ่ายต้อนรับควรจัดการอย่างไรเมื่อเจ้าบ้านมาช้า+
เริ่มสถานะรอที่มองเห็นได้ แจ้งเจ้าบ้าน แสดงผู้ติดต่อหรือคำแนะนำสำรอง และยกระดับเมื่อเลยเป้าหมายเวลาตอบสนองที่ตกลงไว้
03งานส่งของใช้ระบบเดียวกันได้หรือไม่+
ได้ แต่ควรแยกเส้นทางงานส่งของด้วยผู้รับ แผนก เลขอ้างอิง จุดส่งมอบ การเสร็จสิ้น และฟิลด์ข้อยกเว้น แทนเวิร์กโฟลว์ประชุมเต็มรูปแบบ
04ระบบรองรับหลายสำนักงานได้หรือไม่+
ได้ ควบคุมสถานที่ ปลายทาง เจ้าบ้านท้องถิ่น คำแนะนำ และกฎเฉพาะสถานที่ แล้วให้มุมมองฝ่ายต้อนรับแบบกรองและแดชบอร์ดผู้บริหารแบบรวม
05เชื่อมต่อกับระบบจองห้องได้หรือไม่+
Jodoo เก็บจุดนัดหมายหรือเชื่อมไปยังระเบียนอื่นได้ ส่วนการดูห้องว่าง การแลกเปลี่ยนปฏิทิน และจอแสดงหน้าห้องแบบเนทีฟ อาจต้องใช้ผลิตภัณฑ์จองห้องหรือการเชื่อมต่อ
ทดสอบการดำเนินงานผู้มาติดต่อจริง
ใช้แอปผู้มาติดต่อในสำนักงานทดสอบช่วงเวลาที่สำนักงานมีผู้มาถึงหนาแน่นที่สุด
ทดสอบลูกค้า ผู้สมัคร ผู้รับเหมา ผู้ส่งของ เจ้าบ้านล่าช้า และเช็กเอาต์เลยกำหนดกับทีมต้อนรับเดียวกัน